10.9. Sachez être productif
« Je n’arrive pas à être productif, je me suis beaucoup documenté pour solutionner mon problème, mais je ne me suis pas amélioré »
Nous entendons souvent des phrases comme celles-ci de la part de managers, gestionnaires ou autres responsables d’organisations. Beaucoup parmi eux ont lu des articles et des livres entiers sur les méthodes d’auto-optimisation et d’amélioration de la productivité. Ils ont même assisté à des séminaires et des ateliers, mais continuent de lutter contre les moulins à vent.
Pourquoi ces gens qui connaissent ces méthodes astucieuses ont-ils encore tant de mal à les utiliser ?
Et pourtant de réelles stratégies existent pour vous aider à augmenter votre propre capacité à vous concentrer et à mieux vous maîtriser. Un auteur de livre, un manager rompu aux méthodes de productivité peuvent être si enthousiastes à propos de leur propre méthode, qui, correctement appliquée, peut sembler presque infaillible.
Un bémol toutefois. Quiconque suppose que les stratégies préférées des autres fonctionneront également pour lui peut rapidement ressentir de la déception, de la frustration et essuyer des échecs certains. Le danger ici serait de confondre l’esprit et la lettre. Certains managers, au lieu de s’inspirer de l’esprit de la méthode, des réflexes à adapter, cherchent à calquer ces outils.
L’erreur réside dans l’entêtement à mettre en œuvre telle méthode considérée comme infaillible et que vous trouvez inappropriée ou contraignante. Et, s’en tenir aveuglément, vaille que vaille, est un comportement inutile et risqué.
10.9.1. Comment être réellement plus productif ?
Les managers travaillent beaucoup, mais sont-ils vraiment toujours productifs ? Avez-vous réussi seulement la moitié de ce que vous aviez initialement prévu de faire ? Rentrez-vous parfois chez vous frustré, dégouté, amer et ennuyé du peu de travail que vous avez accompli au cours de votre journée ?
D’abord une bonne nouvelle : vous n’êtes pas seul.
Une étude de Harvard Business Review montre que les PDG travaillent en moyenne 62,5 heures par semaine. Ils passent 72 % de leur temps dans des réunions sans réel intérêt. (Un total de 37 réunions par semaine en moyenne). En moyenne, un manager travaille 9,7 heures par jour, 79 % des week-ends également et dans 70 % des cas également en vacances.
53 %, soit donc une bonne moitié du temps de travail se déroule en dehors de leur propre bureau (avec des clients, lors de voyages d’affaires ou à domicile). La communication en face à face représente 61 % des heures de travail. Durant 15 % du temps, le PDG sont au téléphone et 24 % du temps est consacré aux communications numériques.
Des recherches montrent que seulement 26 % des personnes accomplissent toutes leurs tâches quotidiennes avant de quitter le bureau le soir. Souvent on a le sentiment d’avoir été occupé toute la journée, mais aussi de n’avoir rien fait d’important.
Bien sûr, la vie ne consiste pas à être un robot de productivité optimisant chaque seconde. Mais la plupart d’entre nous veulent organiser leur travail correctement et résoudre efficacement des objectifs importants et des problèmes critiques.
Travailler moins pour gagner plus
D’abord, entendons-nous bien : Devenir plus productif ne signifie pas simplement accumuler plus de travail ou toujours faire tout ce que vous pouvez. Ou même fournir autant de résultats que possible chaque jour. Si vous voulez être plus productif, il s’agit plutôt de minimiser le travail pour se consacrer au travail réel, rentable et gratifiant.
Les personnes et les équipes productives sont celles qui passent moins de temps sur des tâches liées réellement au travail et élaguer celles qui n’apportent rien (assister à des réunions sans objectifs clairs, rechercher des documents non pertinents ou obtenir des approbations)
« Peu importe l’ampleur du talent ou des efforts, certaines choses prennent du temps. Vous ne pouvez pas produire un bébé en un mois en mettant neuf femmes enceintes. »
Warren, magnat des affaires, investisseur et philanthrope américain. président-directeur général de Berkshire Hathaway Buffett
Les équipes les plus productives sont celles qui réduisent le temps consacré aux tâches non essentielles, libérant ainsi du temps et de l’énergie pour se concentrer sur les tâches essentielles sans augmenter les heures de travail.
Non, ce n’est pas une chimère. On peut bel et bien augmenter la productivité des travailleurs sans augmenter la charge de travail. Apprenez à être intelligemment plus productifs.
10.9.2. Les 7 stratégies pour être plus productif
Nous avons trouvé certaines des meilleures stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour devenir plus productif, mais il est important de ne pas considérer ces conseils comme des recettes miracles. Il n’y a pas de truc pour devenir plus productif ; il n’y a que de nouvelles habitudes que nous pouvons mettre en place pour essayer d’être des managers ou simplement des travailleurs plus productifs et plus efficaces.
En adoptant certaines de ces habitudes, vous prenez les bonnes mesures pour devenir plus productif. Envisagez de mettre sérieusement en œuvre certaines de ces stratégies de productivité.
10.9.2.1. Évitez les distractions
Quel que soit l’endroit où vous travaillez, vous devriez essayer de réduire les distractions extérieures pour vous concentrer plus facilement sur les choses qui comptent.
La productivité est souvent affectée en raison des multiples outils de distraction. Par conséquent, nous devrions prendre l’habitude d’identifier et de réduire activement les facteurs perturbateurs. (Par exemple, coupez le son de votre smartphone). Un problème fréquent consiste à avoir trop de choses dans votre environnement de travail qui peuvent vous distraire. Il va falloir reprendre le contrôle de votre environnement de travail. Concentrez-vous sur ce que vous pouvez changer parmi ces distractions « perturbatrices ».
10.9.2.1.1. Améliorez le confort de votre espace de travail.
Que vous exerciez à domicile ou au bureau, votre environnement de travail joue un rôle crucial pour devenir plus productif. En 2020, la pandémie de COVID-19 a fait que les environnements de travail ont considérablement changé et a forcé de manière inattendue beaucoup d’entre nous à se débattre avec le travail à domicile.
Vous n’avez peut-être pas eu le temps ou l’espace pour créer un bon environnement de travail pour travailler à domicile – ne vous inquiétez pas, vous n’êtes pas seul dans cette situation. Les consultations Google pour « Comment améliorer espace de travail à domicile » ont dépassé les 18 Millions de requêtes.
Avant de faire quoi que ce soit d’autre, prenez quelques instants au début de chaque journée pour organiser et désencombrer votre espace de travail. Un environnement sans encombrement vous aide à penser plus clairement et à produire de meilleurs résultats.
Cherchez ensuite à améliorer votre confort au travail. Il peut s’agir de petits riens. Si vous n’avez pas une bonne chaise de bureau, essayez un oreiller qui offre un soutien lombaire. Si vous êtes souvent distrait par le bruit, essayez un casque antibruit.
Pourquoi aussi ne pas décorer votre bureau ou votre espace de travail avec quelques bibelots personnels. Cela peut vous aider à vous sentir plus détendu, ce qui peut augmenter votre productivité.
En optimisant votre environnement de travail et en minimisant les distractions courantes, vous pouvez vous concentrer sur ce qui vous importe le plus : être plus productif.
10.9.2.1.2. Limitez votre présence sur les réseaux sociaux.
Une grande partie de la productivité est perdue à cause des distractions. Une discussion avec des collègues, une navigation rapide sur Facebook ou Instagram, et voilà une heure de perdue. Si vous souhaitez augmenter la productivité, il est impératif d’éliminer les distractions.
Dans de nombreux cas, la communication par e-mail est un véritable tueur de productivité. Certaines choses sont discutées sous forme d’un « Chat » et vous vous retrouvez noyé dans vos messages et perdez rapidement beaucoup de temps pour vous tenir au courant.
Des alertes par e-mail constantes apparaissant sur votre téléphone ou votre ordinateur de bureau peuvent vous empêcher de vous concentrer. Sachez qu’il vous faut 64 secondes pour vous remettre d’une interruption par une notification.
Par conséquent, choisissez toujours le moyen de communication approprié et, idéalement, chronométrez le temps que vous allez passer sur une messagerie et fixez-vous des limites temporelles.
Parfois, au besoin, il faudra être tranchant. Désactivez les e-mails et éteignez votre téléphone. L’essentiel est que vous puissiez vous concentrer sur la tâche à accomplir.
Vous pouvez, un peu comme une récompense, surfez sur votre Instagram ou votre Facebook, les cinq dernières minutes de votre journée de travail.
10.9.2.1.3. Mettez une musique d’ambiance.
A première vue, ce point semble plutôt contradictoire pour « éviter les distractions », mais la musique a bel et bien une influence positive sur notre productivité. Il est important que la musique se joue en arrière-plan et nous interpelle vraiment. (Surtout pas de paroles). Au bureau, cela signifie – mettez vos écouteurs et profitez-en. C’est ainsi que vous créez votre propre espace et que vous êtes moins dérangé par les influences extérieures.
10.9.2.2. Reposez-vous suffisamment
Beaucoup de personnes et notamment les personnes ayant de lourdes responsabilités ne dorment pas assez, ne font pas de sport et s’alimentent avec de la « malbouffe ». La solution consistera à créer une routine quotidienne qui vous donnera suffisamment d’énergie pour être plus concentré pendant que vous travaillez.
Ce conseil qui peut sembler un peu trivial est absolument nécessaire pour vous aider à devenir plus productif au travail. Beaucoup de gens sont tellement occupés par leur travail qu’ils se soucient très peu de leur santé ou leur bien-être ou simplement de leurs affaires personnelles.
Certaines personnes qui manquent de temps pensent que « manger sur le pouce » suffit à les rassasier et à régler le problème. Ceux qui n’ont pas assez dormi, pensent à boire simplement plus de café. En réalité, et bien que cela puisse être paraître utile à court terme, cela ne permet pas au corps de recharger son énergie et de se reposer correctement.
Donc, si vous voulez être plus productif, vous devez avoir une bonne autogestion de ces préoccupations.
Qu’est-ce à dire ? Quatre conseils :
Mangez sainement : Vous devez manger le plus sainement possible, tant au travail que pendant votre temps libre. Cela peut se faire par petites étapes, comme prendre un déjeuner équilibré. Le cas échéant opter pour des collations saines comme des noix, des fruits ou même du chocolat noir.
Faites des pauses. Tant de gens sont terrifiés à l’idée de faire une pause. Ils craignent que d’autres ne les dépassent, qu’ils soient laissés pour compte et qu’ils ne parviennent pas à réaliser tout ce qu’ils souhaitent. Détrompez-vous ! Qu’il s’agisse de faire une promenade, d’aller dans votre café préféré, de lire un magazine ou de rendre visite à un collègue, prendre de courtes pauses sans rapport avec votre travail peut faire une énorme différence dans votre performance. Votre productivité diminue plus vous restez longtemps sans pause.
Dormez suffisamment : Le corps a besoin de temps pour se remettre du stress quotidien. Établissez une routine nocturne et dormez entre 7 et 8 heures par jour. De préférence à la même période tous les jours. Un sommeil suffisant et bon a une forte influence sur notre productivité le lendemain matin. Si nous ne dormons pas suffisamment, nous manquons souvent de concentration et d’énergie. Le repos et le sommeil doivent donc avoir lieu régulièrement et suffisamment pour s’adapter à votre propre rythme.
Bougez plus souvent : Le corps a besoin d’exercice. C’est vraiment nécessaire, surtout lorsque vous travaillez au bureau ou à domicile. Vous pouvez soit rester debout plus souvent pendant le travail, faire une promenade après le travail ou idéalement faire du sport.
10.9.2.3. Appliquez des stratégies de gestion du temps
Beaucoup parmi nous ont développé de mauvaises habitudes et ont tendance à tergiverser à trop procrastiner. Le remède consistera à surmontez cette procrastination grâce à des techniques éprouvées de gestion du temps.
Nous tergiversons tous, mais ce n’est pas toujours une mauvaise chose en soi. Si le temps que vous consacrez à la procrastination peut conduire à plus de satisfaction et à permettre la prise de meilleures décisions, il est le bienvenu.
Mais lorsqu’il s’agit d’augmenter la productivité et la proportion de travail productif, il est préférable de prendre en compte votre procrastination dans votre emploi du temps dès le début afin de ne pas perdre toute la journée de travail à consulter vos e-mails ou sur les plateformes de médias sociaux à commenter les derniers posts de vos amis.
« La productivité n’est jamais un accident. C’est toujours le résultat d’un engagement envers l’excellence, une planification intelligente et un effort ciblé. »
Paul J. Meyer
Reporter régulièrement des tâches désagréables (c’est d’ailleurs l’origine de la procrastination) est l’un des plus grands tueurs de productivité. Il est souvent utile de décomposer les principaux défis en tâches plus petites (des sortes de « jalons »). Un sentiment d’accomplissement vient plus vite et est plus facile de rebondir sur une autre tâche.
Les techniques de gestion du temps peuvent vous aider à vous soucier du travail, à vous mettre dans le bon état d’esprit, à réduire la procrastination et à augmenter la productivité au travail.
Entre autres méthodes :
La Technique Pomodoro. Pour utiliser la Technique Pomodoro, réglez un minuteur sur 25 minutes et entamez votre travail. Une fois les 25 minutes écoulées, faites une pause de 5 minutes, idéalement associée à une activité physique telle qu’un entraînement. Au fait, pourquoi appelle-t-on cela « la Technique Pomodoro » ? Cette technique est originaire d’Italie, où le sablier traditionnel a la forme d’une tomate – Pomodoro est le mot italien pour la tomate.
Le principe de Pareto. Le principe de Pareto, également connu sous le nom de règle des 80/20, est très simple : il considère que vous devez consacrer 20 % de votre temps à 80 % de votre travail. Ainsi, lorsque vous appliquez le principe de Pareto à votre gestion du temps, vous êtes encouragé à travailler d’abord sur les 80% de votre travail qui ne prennent que 20% de votre temps. Lorsque vous aurez terminé les tâches les moins chronophages, vous vous sentirez plus heureux et plus disposé à vous concentrer sur le travail principal de la journée (les 20 % du travail qui prennent 80 % du temps).
La méthode GTD. La méthode GTD (Getting Things Done) est un système de gestion du temps et de la productivité Elle a été inventée par David Allen au début des années 2000. Avec cette méthode de gestion du temps, toutes les tâches doivent être collectées et consignées par écrit pour bien s’assurer de ne rien oublier, puis vous les décomposez en plus petits morceaux selon les besoins. Cela vous permet de voir d’un coup d’œil tous les travaux en attente et de prendre les mesures appropriées, Vous faites ainsi l’expérience d’un sentiment d’allègement durable, dans la mesure où vous n’avez alors plus besoin de toujours vous rappeler de tout.
Manger d’abord la grenouille. Le principe de gestion du temps « Eat the Frog » est basé sur la célèbre citation de Mark Twain : « Si votre travail consiste à manger une grenouille, il est préférable de le faire dès le matin. » Selon ce principe, et pour vous prémunir contre la procrastination, vous devez vous attaquer à votre travail le plus difficile et le plus désagréable. Une fois que vous avez fait votre travail le plus inconfortable, tout ce qui vient après sera plus agréable et moins difficile. Semblable à probablement tout ce que vous mangerez après avoir mangé une grenouille auparavant.
Utilisez la règle des 2 minutes. Nous nous enlisons dans d’innombrables petites tâches. La règle des 2 minutes imaginée par l’auteur américain David Allen, expert en autogestion nous conseille de faire immédiatement tout ce qui peut être fait en moins de deux minutes. De cette façon, les petites choses ne s’accumulent pas, ce qui augmente la productivité à long terme. David Allen dit: « Tout ce que vous pouvez faire en deux minutes ou moins, faites-le maintenant. »
10.9.2.4. Réduisez les efforts inutiles
Les tâches inutiles sont la principale raison du faux travail qui gravite autour du vrai travail. Au bureau, cela se manifeste le plus souvent sous la forme de tâches sans importance et particulièrement chronophages, d’une duplication involontaire du travail ou de longs processus pour trouver des informations ou obtenir des approbations.
« Vous n’êtes pas payé pour l’heure, vous êtes payé pour la valeur que vous apportez à l’heure. »
Jim Rohn
Sans clarté sur qui fait quoi et quand, une grande partie de notre temps est gaspillée sur des activités improductives. Travaillez sur les choses importantes sans vous perdre dans des détails inutiles
Pour éviter cet effort inutile, vous devez créer une source d’informations centrale pour l’ensemble du travail de votre équipe. (Exemple : standardiser et regrouper les processus d’équipe). Lorsque tout le monde peut voir la situation dans son ensemble et relier les points indépendamment, vous pouvez passer plus de temps à collaborer de manière productive et moins de temps à travailler autour du travail rentable.
Apprenez à déléguer.
Vous ne pouvez pas et ne devez pas effectuer toutes les tâches vous-même. Déléguez tout ce que vos employés peuvent faire. Ensuite, un collaborateur peut parfois mieux que vous, maitriser une question pointue.
Une étude menée en 2021 a révélé qu’il peut être préjudiciable, que la direction générale s’occupe elle-même de trop de détails (et perd ainsi de vue la situation dans son ensemble). Car en dehors du temps qui va faire défaut pour les processus décisionnels vraiment importants, un patron signale de la sorte qu’il a peu confiance en ses employés. En apprenant à déléguer efficacement les tâches, vous deviendrez automatiquement plus productif.
Pas de réunions inutiles.
Personne n’aime perdre son temps. Un manager qui convoque une réunion pour la moindre petite chose ne se rend pas très populaire auprès des membres de son équipe. Par conséquent, essayez de garder les réunions aussi courtes que possible. N’autorisez-les à avoir lieu que lorsqu’il y a un ordre du jour clair et n’impliquez que les employés pour lesquels le sujet est pertinent. De plus, n’organisez des réunions que lorsqu’il y a réellement quelque chose à discuter. La plupart des communications peuvent également être envoyées par courrier électronique.
Évitez la microgestion.
Lorsque vous êtes vous-même spécialiste dans un certain domaine et que d’autres spécialistes dépendent de vous, il peut sembler naturel d’expliquer et de corriger les moindres détails. Cependant, ce n’est pas souhaitable. La microgestion est l’un des plus grands désagréments pour les employés. Définissez donc des attentes claires. Mais laissez les membres de l’équipe décider eux-mêmes comment atteindre l’objectif en leur accordant toute l’autonomie nécessaire.
10.9.2.5. Identifiez votre temps de travail le plus productif.
Il faut d’abord que vous répondiez à la question : Etes-vous du matin ou un couche-tard ? Quand travaillez-vous le mieux et êtes-vous le plus productif ?
La réponse à cette question peut être différente pour chaque employé. Les personnes disposent de biorythmes différents et qui varient en fonction du moment où ils sont le plus productifs.
Certains sont particulièrement motivés tôt le matin et accomplissent beaucoup de choses. D’autres ne démarrent vraiment que pendant la journée et culminent l’après-midi. Si vous connaissez votre chronobiologie, vous devriez l’utiliser dans votre journée de travail et ainsi augmenter votre productivité.
Il est important d’identifier les heures de la journée où vous vous sentez le plus alerte et attentif, puis de consacrer ces heures à vos tâches les plus importantes. Savoir quand vous êtes le plus productif peut vous aider à mieux organiser et structurer votre journée. C’est aussi une tactique particulièrement utile si vous travaillez à distance et que vous pouvez déterminer votre propre horaire.
Une fois que vous savez quand vous êtes le plus productif, commencez à planifier votre « temps de concentration » sur votre calendrier, qui correspond à vos moments les plus productifs.
10.9.2.6. Evitez le multitâches
Vous êtes un adepte du multitâche. Vous travaillez sur plusieurs choses en même temps, mais tout prend des proportions temporelles insurmontables. Faire plus d’une chose à la fois peut sembler être la meilleure façon d’accomplir toutes vos tâches, mais cela peut nuire à votre productivité plus que cela ne l’aide.
Le multitâche ne fonctionne tout simplement pas, et quand vous le faites, vous finissez par perdre du temps. Laissez tomber car cela va vous anéantir. Vous vous éparpillez pour rien.
De tous façon, la science nous apprend que les humains ne sont pas vraiment doués pour le multitâche. Lorsque vous essayez de faire deux choses en même temps, votre cerveau traite les informations pour les deux tâches plus lentement. Résultat : Au lieu de bien faire une chose, vous finissez par faire deux choses beaucoup moins bien.
« S’il y a neuf lapins au sol, si vous voulez en attraper un, concentrez-vous sur un seul. »
Jack Ma, magnat des affaires chinois, co-fondateur
et ancien président exécutif du groupe Alibaba.
Concentrez-vous plutôt sur l’exécution d’une tâche à la fois. Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps pour vous immerger dans vos tâches. Vous déborderez alors d’énergie, de motivation et de productivité.
10.9.2.7. Apprenez à dire "non".
Franchement, vous en avez par-dessus la tête en ce moment. Vous êtes tiraillé de partout. Tout le monde vous sollicite. Le remède : essayez de dire « non » à de nouveaux projets ou prenez l’habitude d’être clair sur vos priorités et votre charge de travail lorsque de nouvelles tâches se présentent à vous.
Dire non à de nouveaux projets peut sembler être une astuce de productivité contre-intuitive. Après tout, les personnes les plus productives ne sont-elles pas celles qui peuvent tout gérer ? Eh bien pas vraiment. Les personnes productives savent où se situent leurs priorités. Mais cela signifie aussi qu’ils savent ce qui n’est pas leur priorité.
Vous devriez donc devenir plus efficace en étant sélectif sur les choses auxquelles vous participez, même s’il nous est plus facile de dire plutôt oui que non à quelque chose. Lorsque vous dites « non » aux tâches pour lesquelles vous n’avez pas le temps, vous gagnez plus de temps pour les tâches importantes qui sont liées à la mission ou aux objectifs prioritaires de votre entreprise
En fin de compte, vous n’êtes pas obligé de « tout faire ». Vous avez besoin d’un plan qui vous permette de vous concentrer sur ce qui a le plus de valeur pour vous et votre équipe.
Si dire « non » ne vous convient pas ou vous met mal à l’aire, essayez de dire « Pas maintenant ». Essayez de reporter les tâches à une date ultérieure. Gardez-les dans vos listes de tâches pour une journée tranquille, mais ne bloquez pas votre productivité avec des choses pour lesquelles vous n’avez pas le temps.
HISTOIRES A MÉDITER
LES PAUSES SONT VITALES
Deux bûcherons de compétence, d’expérience et de stature égales travaillent côte à côte, abattant des arbres ensemble chaque jour.
Pourtant, un bûcheron travaille non-stop, sans pause, tandis que l’autre prend une pause déjeuner d’une heure tous les après-midi.
Bien que l’un d’eux travaille donc moins longtemps, les deux bûcherons coupent inévitablement le même nombre d’arbres à la fin de chaque journée de travail.
Perplexe et frustré, le bûcheron qui travaille toute la journée demande à l’autre comment il fait pour couper autant que lui tout en faisant une pause.
A cela, il répond :
« C’est simple. Je passe cette heure à la maison, en partie à me reposer et en partie à aiguiser ma hache.
Morale de l’histoire: Les pauses sont vitales pour la productivité. Travaillez plus intelligemment, pas plus dur !