9.4. Planification de la ressource humaine
Les entreprises se développent et chutent avec leurs employés. Une planification du personnel réaliste et sensée est donc particulièrement importante.
Les entreprises doivent réagir à des marchés en constante évolution ou à de nouveaux concurrents. Par conséquent, les exigences envers les employés changent constamment. C’est là qu’intervient la planification du personnel.
Que faire lorsqu’il y a plus de travail à faire que vos employés ne peuvent en gérer ? Ou lorsque les processus sont automatisés et que les services se bousculent soudainement sur les commandes ? Vous n’êtes informé que tardivement des offres d’emploi et ne trouvez pas assez rapidement des travailleurs qualifiés ?
Le problème : personne ne sait de quoi sera fait demain. La planification stratégique du personnel est importante pour que vous puissiez toujours faire face aux tendances et développements futurs. La planification du personnel est l’anticipation mentale des futures mesures de personnel. Grâce à la planification stratégique du personnel, vous pouvez prévenir les pénuries de personnel, maintenir votre main-d’œuvre techniquement apte et en même temps alléger la pression du recrutement quotidien.
Les entreprises se développent de plus en plus vite et doivent réagir avec souplesse aux changements. Plus vos collaborateurs doivent être qualifiés, plus il devient difficile de les trouver et de s’affirmer dans la « guerre des talents ».
La planification du personnel doit garantir que les employés nécessaires dans l’entreprise sont disponibles dans la qualité et la quantité requises à court, moyen et long terme, au bon moment, au bon endroit et en tenant compte des objectifs de la politique de l’entreprise.
9.4.1. Qu’est-ce que la planification des ressources humaines ?
La planification du personnel est l’anticipation mentale des futures mesures liées au personnel. Elle garantit que les besoins à court, moyen et long terme, d’une entreprise en matière d’employés sont toujours couverts de manière optimale au bon moment, au bon endroit et qu’elle dispose à tout moment d’employés qualifiés, qui mettent leurs compétences au service des objectifs de l’entreprise.
La planification du personnel contrôle les besoins en personnel d’une entreprise afin de les couvrir à tout moment dans une perceptive de rentabilité et d’atteindre les objectifs de l’entreprise. Fondamentalement donc, les besoins en personnel sont planifiés à court, moyen et long terme ainsi que qualitativement et quantitativement. Il n’y a pas de travail en attente et les membres de votre équipe ne s’ennuient jamais.
Ainsi, et en tenant compte des ressources financières et des intérêts stratégiques de l’entreprise, la planification du personnel s’occupe de l’approvisionnement, de l’administration et de la répartition des ressources humaines disponibles dans une entreprise.
il est dès lors important de gérer les facteurs suivants tout en respectant les plans de coûts, les objectifs, les exigences et les attentes de l’entreprise :
- les bonnes personnes
- en quantité optimale
- au bon moment
- à la bonne place.
« Fixez la barre incroyablement haute pour les talents et la qualité et ne faites jamais de compromis. C’est aussi important d’être objectif et de prendre des décisions d’embauche non biaisées. J’insiste, fixez un standard élevé et maintenez-le pour vos clients. Il vaut mieux croitre lentement et avoir une grande qualité d’employé »
Laszlo Bock Senior
Vice-président People Operations Google
Cela passe également par la mise à jour du savoir-faire des travailleurs grâce à des formations avancées et adaptées. En pratique, le déploiement du personnel est prévu sous forme d’entonnoir. Cela signifie que la planification est d’abord envisagée de façon grossière puis détaillée. Par exemple, un plan annuel dans les grandes lignes est d’abord créé puis servira de base à un plan mensuel plus affiné
Sur le plan organisationnel, la planification du personnel relève de la responsabilité de la gestion des ressources humaines et constitue un élément central de la planification d’entreprise. Les questions de personnel à court, moyen et long terme reçoivent une réponse et des mesures appropriées sont prises pour que l’entreprise fonctionne de manière économique.
9.4.2. Objectifs de la planification du personnel
L’objectif primordial de la planification du personnel est d’assurer l’accomplissement des tâches de l’entreprise grâce à une utilisation optimale des ressources.
Cela consiste à atteindre une condition de personnel idéale qui préserve à la fois les objectifs de l’entreprise et la satisfaction des employés. Toutefois, étant donné que cet état souhaitable évolue avec l’entreprise et change continuellement, les mesures doivent également être constamment adaptées et replanifiées.
Les goulots d’étranglement du personnel doivent être évités, car cela signifie que les capacités existantes ne peuvent pas être pleinement utilisées.
De plus, l’objectif est d’atteindre une productivité plus élevée en évitant les temps morts et chasser les facteurs sources de retards. Les entreprises sont ainsi tenues de planifier suffisamment à l’avance les affectations du personnel afin de pouvoir réagir avec souplesse aux fluctuations de la charge de travail et aux restructurations internes.
En général, la planification de la main-d’œuvre contribue à augmenter la productivité et à réduire les coûts de personnel. Si cela réussit, non seulement les employés individuels travaillent plus efficacement, mais l’ensemble de l’entreprise.
Un dirigeant d’entreprise avoue : « Grâce à des années d’expérience dans la planification du personnel, j’ai appris que les employés sont la ressource la plus déterminante dans l’ensemble du processus. En intégrant les employés dans le processus de planification, et en recherchant les moyens de les impliquer, les entreprises bénéficient d’une motivation accrue et de moins d’absences ou d’insatisfaction du personnel. »
Les objectifs concrets de la planification du personnel découlent en grande partie des besoins des différents départements. L’objectif précis est défini avec les chefs de service et les directeurs généraux.
Parmi les questions clés :
- Quels postes doivent être pourvus ?
- Combien de personnel et quelles qualifications sont requis?
- Quelle culture d’entreprise doit prévaloir ?
- Comment la structure démographique devrait-elle évoluer ?
- Préférez-vous un personnel à long terme ou un roulement élevé?
- Quelles sont les conséquences à une absence de planification du personnel ?
Parmi les avantages résultant de la planification du personnel :
- Les frais de personnel sont optimisés.
- L’entreprise fonctionne plus efficacement.
- La pénurie de personnel apparaît clairement
- Les décisions peuvent être prises à un stade précoce.
- Les besoins de formation supplémentaire ressortent clairement.
Parmi les conséquences d’une absence de planification :
- Les objectifs ne peuvent pas être atteints car il n’y a pas assez d’employés disponibles pour effectuer les tâches nécessaires.
- Le surplus de personnels coûte cher à l’entreprise.
- Le coût d’embauche rapide de nouveaux travailleurs pour faire face à la charge de travail peut s’avérer élevé.
- Une planification incorrecte (ou inexistante) du personnel peut également entraîner l’embauche d’un trop grand nombre de personnes.
- Si vous devez licencier vos employés, vous perdez la confiance de ceux qui restent. La sérénité et la motivation disparaissent pour laisser place à l’inquiétude et au désir de quitter l’entreprise.
9.4.3. Les effets destructeurs d’une absence ou mauvaise planification des RH
La gestion des ressources humaines d’une entreprise est considérée comme mauvaise lorsqu’il y a un manque d’ordre, de motivation, d’éthique et de productivité au sein de cette organisation. Les objectifs organisationnels, à court et à long terme, ne peuvent pas être atteints à temps voire pas du tout dans une entreprise mal gérée.
Sans une gestion des ressources humaines efficace, l’entreprise pourrait être confrontée à de graves problèmes de productivité, financiers ou juridiques. Une mauvaise planification des ressources humaines a une influence immédiate et à long terme sur les stratégies de, le recrutement des employés, la rentabilité de l’entreprise et le fonctionnement organisationnel.
Elle entrainera nécessairement des frustrations et des revers incommensurables, au point que certaines entreprises perdent énormément d’argent juste pour faire face à ces conséquences qui peuvent en fin de compte, conduire à un échec certain.
Sans planification stratégique du personnel, vous ne serez pas compétitif à moyen terme. Les scénarios suivants peuvent se produire :
La dotation en personnel n’est pas optimale
Si l’entreprise n’est pas suffisamment dotée, en quantité et qualité en personnels, elle ne peut pas atteindre ses objectifs commerciaux et se développer comme prévu parce qu’elle manquera de bras pour répondre à ses besoin divers. L’entreprise risque de ne pas pouvoir recruter des employés pour de nouveaux domaines d’activité assez rapidement, il peut lui falloir beaucoup de temps pour pourvoir de nouveaux postes.
A l’inverse, l’entreprise peut afficher un excèdent d’employés. Ce cas est également possible. Elle a automatisé ou externalisé certaines tâches ou doit réduire du personnel en raison de contraintes exogènes liées à des fluctuations du marché (par exemple parte de parts de marché). Cela libère des employés pour lesquels vous devez trouver de nouveaux rôles dans l’entreprise ou que vous devez abandonner, ce qui peut vous coûter beaucoup d’argent et votre réputation.
Placer les bonnes personnes au bon endroit au bon moment nécessite une planification rigoureuse. Les RH doivent analyser les besoins à venir de l’entreprise et prévoir les tendances futures de la main-d’œuvre. Cela nécessitera une projection des niveaux de compétences dont l’organisation a besoin à l’avenir par rapport à la composition de l’organisation actuelle.
Insatisfaction des employés
Aucun employé ne souhaite rester dans un endroit où il n’y a pas de structure et où des conflits réguliers sont constatés. Un lieu de travail mal géré ne fournit pas à un employé l’environnement de travail idéal pour grandir et progresser dans sa carrière. Une mauvaise gestion des ressources humaines conduira des employés qualifiés, compétents et expérimentés à quitter l’entreprise.
« La première responsabilité d’un leader est de définir la réalité. La dernière est de dire merci. Entre les deux, le chef est un serviteur. »
Max de Prée
Une mauvaise gestion des ressources humaines se propagera probablement à tous les niveaux de l’entreprise. Cela peut conduire à une mauvaise cohésion d’équipe et à des conflits de personnalité, la plupart des employés expérimentés peuvent être mal à l’aise avec un tel environnement de travail. Il y aurait une sous-utilisation flagrante de leurs compétences. En conséquence, les employés seront plus susceptibles de chercher un emploi ailleurs
Une mauvaise planification des RH conduirait ainsi à un manque d’incitations, une faible motivation, de mauvaises performances et peut-être aussi la production de produits et de services médiocres. Une mauvaise planification des ressources humaines peut forcer de nombreux employés à démissionner et crée un impact négatif sur l’organisation.
En raison de l’absence d’une stratégie efficace de gestion des ressources humaines, les employés peuvent penser que de telles situations négatives ne s’amélioreront pas. En tant que tel, cela nuira probablement au moral au travail. Cela affectera la culture de travail de l’organisation. Si le service RH ne fonctionne pas correctement, cela entraînera invariablement une perte d’activité.
Ajoutons à cela que si les évaluations des performances et les systèmes d’évaluation des performances sont mal gérés, les employés deviennent inquiets quant à leurs perspectives immédiates et futures. Promouvoir des employés sans critères clairs et affichés peut amener d’autres employés à penser que vous pratiquez le favoritisme et qu’ils n’ont aucune chance d’avancement dans votre entreprise.
Baisse de la productivité
Une mauvaise planification des ressources humaines peut avoir un effet effet négatif voire dangereux sur la productivité de votre organisation. Les travailleurs improductifs ne sont pas enthousiastes ou engagés dans leurs tâches et responsabilités professionnelles ou fonctions spécifiques.
Dans de nombreux cas, une mauvaise gestion, un manque de motivation et des changements dans la structure organisationnelle sont au premier plan d’un lieu de travail improductif. Une équipe RH efficace garantit que les employeurs et les employés sont engagés conjointement pour l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Parmi les facteurs qui conduisent à un lieu de travail improductif on peut citer l’absence de changement, le manque de motivation et de mauvaises stratégies de gestion.
Le service RH est chargé de s’assurer que les gestionnaires disposent de la formation et des ressources nécessaires pour répondre aux besoins des employés. Si l’entreprise ne parvient pas à mettre en œuvre des stratégies de planification qui soutiennent la formation en gestion et le moral au travail, une baisse de la productivité finira par se développer.
Gérer correctement vos employés vous permettra non seulement de tirer le meilleur parti de leur contribution, mais aussi à prévenir les problèmes qui peuvent sérieusement endommager ou même conduire à la disparition de votre entreprise.
Recrutement inefficace
Le service des ressources humaines gère généralement les pratiques de recrutement d’une organisation. La structure travaille en relation avec les gestionnaires pour faire ressortir les besoins ainsi que pour interviewer et évaluer les compétences des candidats potentiels à l’emploi.
« Cela n’a aucun sens d’embaucher des gens intelligents et de leur dire ensuite quoi faire ; nous embauchons des gens intelligents pour qu’ils puissent nous dire quoi faire. »
Steve Jobs
Des pratiques d’embauche non organisées et mal planifiées peuvent manifestement conduire à recruter des travailleurs non qualifiés et incompétents. Un service des ressources humaines qui ne se dote pas de stratégies de recrutement pratiques pourrait avoir un impact négatif sur l’intégrité de la main-d’œuvre.
Si l’entreprise ne suit pas des politiques de sélection des employés efficaces et appropriées, un candidat ayant des antécédents condamnables ou malhonnêtes et inacceptables pourrait être retenu avec toutes les conséquences que cela suppose pour l’organisation
Par ailleurs, les employés qui démissionnent emportent leur expérience avec eux à leur nouvel employeur. Si le remplacement prend du temps, vous ne pouvez plus former un successeur et la productivité diminue pendant la période de transition, d’intégration et de familiarisation. Si vous devez recruter sous pression, vous pouvez être dépendant de mesures coûteuses et le risque d’un recrutement incorrect augmente.
9.4.4. Tâches de planification stratégique du personnel
L’objectif central de la planification des effectifs est que le bon nombre d’employés possédant les bonnes qualifications soient au bon endroit au bon moment. Les changement et évolutions à court, moyen et long terme doivent être pris en compte. Il existe des activités industrielles qui ont un besoin accru de personnel à certains moments de l’année.
Toutes les tâches de planification du personnel visent à optimiser la main-d’œuvre actuelle et attendue. Ils sont basés sur l’objectif de l’entreprise, de sorte que chaque entreprise a un objectif différent. Le service RH travaille à la fois avec la direction et les services spécialisés.
La planification du personnel peut être divisée en trois domaines différents :
- Planification stratégique : concerne les objectifs à long terme de l’organisation, c’est-à-dire à plus de cinq ans. Cette planification se trouve au premier plan. Elle répond aux questions : quels et combien de nouveaux employés, quelles formations ou nouveaux profils de poste sont nécessaires pour pouvoir atteindre les objectifs stratégiques de l’entreprise ?
- Planification tactique : a trait à des objectifs à moyen terme. Elle est envisagée entre deux et cinq ans.
- Planification opérationnelle : l’accent est mis sur les objectifs à court terme c’est-à-dire à moins d’un an.
La planification du personnel peut concerner :
- La planification des effectifs
- La planification des besoins en personnel
- La planification du développement du personnel
- La planification des recrutements
- La planification des licenciements
9.4.4.1. Planification des effectifs
La planification de la main-d’œuvre est une composante de la planification du personnel. Elle détermine l’état réel du nombre d’employés d’une entreprise. Cela comprend l’affectation des employés d’une entreprise à des postes individuels.
Dans le cadre de la planification des effectifs, le statut actuel d’une entreprise est déterminé au niveau du personnel. L’affectation des employés aux domaines de responsabilité correspondants est basée sur leurs performances et leurs qualifications.
Afin d’augmenter la productivité et d’assurer le bon fonctionnement des opérations, les aptitudes et ressources de chaque employé sont examinées de plus près et incluses dans la planification.
Le personnel disponible est affecté aux postes requis dans l’intérêt économique de l’entreprise. Pour un processus fluide et une augmentation de la productivité, les ressources des employés doivent être prises en compte.
La planification du déploiement du personnel traite encore plus intensivement de l’affectation des employés aux domaines de responsabilité correspondants, en fonction de leurs qualifications et de leurs performances.
9.4.4.2. Planification des besoins en personnel
La planification intelligente de la main-d’œuvre est désormais une condition préalable importante pour une efficacité élevée. Sur la base d’analyses complètes et en intégrant les besoins futurs en personnel, la planification des besoins en personnel détermine le statut du personnel cible d’une entreprise. Elle prévient les pénuries de personnel, évite les demandes insuffisantes ou excessives des employés et améliore le service client.
Les exigences de gestion sont également prises en compte. En raison de la planification des besoins en personnel, des facteurs de développement du personnel, de recrutement de personnel et de licenciements surviennent dans le cours ultérieur.
Les besoins en personnel de l’entreprise sont également enregistrés, notamment en ce qui concerne les évolutions futures et les besoins liés à la croissance de l’entreprise. En raison de la planification des besoins en personnel, des tâches supplémentaires peuvent survenir, telles que le développement du personnel, le recrutement ou les licenciements.
9.4.4.3. Planification du développement du personnel
La gestion des effectifs signifie l’administration de tous les employés d’une entreprise. De plus, la planification du déploiement permet de déclarer si de nouveaux employés doivent être embauchés, mis à pied ou transférés.
Le domaine de responsabilité du développement du personnel concerne principalement la formation et le perfectionnement des employés. Cette approche déclenche une sorte de réaction en chaîne et conduit à des déterminants opérationnels tels que l’augmentation de l’employabilité et de la motivation des salariés et, effet boomerang, cette motivation accrue et de meilleures qualifications aident les employés à contribuer efficacement au succès de l’entreprise.
La planification du déploiement du personnel s’avère très pertinente dans la pratique, car les goulots éventuels d’étranglement du personnel peuvent être anticipés et surmontés, les sous-capacités et les surcharges évitées et une gestion optimale des effectifs réalisée.
9.4.4.4. Planification des recrutements
Recruter est la conséquence d’un déficit découvert dans le cadre de la planification des besoins en personnel.
Il existe deux façons de recruter de nouveaux employés : interne et externe. Avec une solution interne, les ressources des employés sont affectées à d’autres postes ou dans un autre service ou encore délocalisées, par exemple. Cela permet d’économiser des coûts et de longs processus de recrutement. S’il n’y a plus de ressources disponibles au sein de l’entreprise ou si les salariés n’ont pas les qualifications appropriées pour le poste à pourvoir, il va falloir faire appel au recrutement externe.
La planification et l’approvisionnement à long terme et orientés vers l’avenir de nouveaux spécialistes, nouvelles compétences est un élément important de l’optimisation de la compétitivité et du succès entrepreneurial d’une entreprise. L’objectif est ici d’optimiser la compétitivité et la réussite de l’entreprise.
« Le recrutement EST marketing. Si vous êtes un recruteur de nos jours et que vous ne vous considérez pas comme un spécialiste du marketing, vous vous trompez de métier »
Matthew Jeffrey
Des mesures telles que la détermination des besoins en personnel et la recherche de candidats, y compris la sélection et l’évaluation des candidats potentiels et leur fidélité à l’entreprise, font partie d’un recrutement réussi. L’onboarding est aussi un travail de recrutement.
9.4.4.5. Planification des licenciements
La libération du personnel se produit dans toutes les situations où il y a un excédent de personnel. En raison des circonstances économiques, il n’est parfois pas possible d’éviter qu’une réduction des effectifs soit imminente.
Cependant, cela ne doit pas nécessairement conduire à un licenciement immédiat, En effet, licenciement n’est pas toujours synonyme de licenciement direct et indiscutable. La réduction des effectifs peut également passer par une réduction des heures, une retraite anticipée ou, dans le meilleur des cas, un changement de poste dans l’entreprise.
Dans certains cas, des solutions telles que des indemnités de départ ou des licenciements sont incontournables. De telles situations doivent être évitées grâce à une planification prévisionnelle des licenciements, qui ne permet même pas au départ une surcharge de travail.
BLAGUES A PART
Une employée du centre d’appels d’urgence de Londres a été licenciée, au grand désarroi de ses collègues qui seraient mécontents de son licenciement.
Il semble qu’un homme ait composé le 999 à partir d’un téléphone portable en déclarant : « Je suis déprimé et je suis allongé ici sur une voie ferrée. J’attends que le train arrive pour pouvoir quitter cette misérable vie. »
Apparemment, la réaction de l’employée : « Gardez votre calme et restez en ligne » n’était pas considérée comme une réponse appropriée…
9.4.5. Planification qualitative ou quantitative du personnel ?
Votre planification doit nécessairement inclure à la fois des aspects quantitatifs et qualitatifs. La qualité est beaucoup plus difficile à décrire, mais ne doit pas être négligée. Après tout, vous n’avez pas besoin de « n’importe quel » employé, mais des bons spécialistes pour le poste requis
La planification quantitative du personnel
Il y aura lieu de s’interroger périodiquement si vous avez suffisamment de personnel à tout moment, pas trop peu, mais pas trop non plus. Les départs dus à la retraite, les démissions, la fluctuation moyenne, mais aussi les congés de maladie, les vacances et les congés parentaux et d’autres influences doivent être pris en compte.
La planification qualitative du personnel.
La planification du déploiement du personnel détermine quelles compétences et quels savoir-faire seront requis dans quels domaines de responsabilité à l’avenir – et lesquels ne le seront pas.
Vos employés ont-ils les compétences appropriées pour toutes les tâches futures ? Quelles sont celles recherchées pas les différents responsables fonctionnels ou opérationnels ? Quelles sont celles qu’il va falloir construire ? Quelles sont celles qui commencent à devenir superflues ou inutiles ? Toutes les compétences sont-elles disponibles plusieurs fois (de manière redondante) afin de pouvoir compenser les échecs ? Pouvons-nous développer les compétences dont nous avons besoin en interne en qualifiant davantage nos collaborateurs ? Devons-nous embaucher de nouveaux employés ou acheter ou sous-traiter certaines tâches ?
Dans ce contexte, les mesures de formation continue jouent un rôle central. L’externalisation peut aussi constituer un levier et une manière de réagir à l’évolution des demandes de savoir-faire.
HISTOIRES A MÉDITER
DE MEILLEURS RESULTATS AVC UNE AUTRE APPROCHE
Dans les années 1930, un cheval de course pur-sang renommé, Seabiscuit, faisait ses débuts. L’entraîneur de Seabiscuit, James Fitzsimmons, a vu beaucoup de potentiel chez le cheval de deux ans.
Fitzsimmons était un entraîneur très expérimenté mais pensait que Seabiscuit était paresseux. Alors, il a travaillé très dur avec Seabiscuit et a essayé de lui supprimer sa paresse.
Cette stratégie n’a pas fonctionné et Seabiscuit a terminé dernier ou presque lors de ses dix dernières courses.
Fitzsimmons décida finalement de vendre Seabiscuit.
Ses nouveaux propriétaires ont embauché un autre entraîneur expérimenté, Tom Smith, connu sous le nom de » Tom le calme ».
Smith avait des méthodes d’entraînement peu orthodoxes, mais il a travaillé très dur pour comprendre le cheval.
Son approche différente a rapidement commencé à porter ses fruits. Seabiscuit a commencé à gagner quelques courses, et cela a continué au fil des mois.
Seabiscuit a pratiquement remporté toutes les courses auxquelles il a participé, et a été déclaré cheval de course numéro un aux Etats-Unis et le cheval ayant gagné le plus d’argent jusque dans les années 1940.
L’entraineur Tom Smith a montré qu’un cheval avec le même potentiel peut donner des résultats complètement différents avec une approche différente.