La plupart des chefs de projet font certainement un excellent travail. Mais il en est dont les compétences sont très perfectibles. Quelles sont les principales capacités dont ils doivent disposer pour assurer leur mission avec des résultats probants. Nous partageons ici avec vous les recommandations du Project management Institute (PMI), organisation internationale qui promeut un ensemble de bonnes pratiques en management de projet
Les entreprises d’aujourd’hui sont constamment sous pression dans un environnement où tout change : les marchés, la technologie, les clients, la concurrence, les règlementations. Leur réponse consiste généralement en la mise en place de projets dans lesquels les nouvelles exigences doivent être mises en œuvre aussi rapidement et efficacement que possible.
« Si tes projets portent à un an, plante du riz ; à vingt ans, plante un arbre ; à plus d’un siècle, développe les hommes. »
Proverbe chinois
1. Quelles compétences pour le chef de projet ?
Le succès dans n’importe quel environnement dépend largement de la réalisation de projets réussis, et les projets réussis sont réalisés par des gestionnaires et des équipes de projet compétents, soutenus par des sponsors de projet efficaces.
Dans un environnement on ne peut plus complexe, changeant et menaçant, la réussite des projets, tous types confondus et dans toutes les sphères d’activités, est un défi majeur. Ce que les organisations répètent sans cesse, c’est qu’il ne suffit plus d’être techniquement compétent. C’est bien entendu absolument essentiel parce que nous ne pouvons pas être bons en gestion de projet, de programme et de portefeuille sans cela, mais ce n’est plus suffisant. Les organisations recherchent tellement plus.
Un changement dans la façon de penser et d’agir conduit à des résultats plus cohérents, plus rapides et de meilleure qualité. Cela se produit parce que les chefs de projet complets appliquent les compétences nécessaires en matière de leadership, d’influence, de vente et de négociation qu’ils avaient auparavant négligées ou sous-appliquées.
Dans ce monde évolutif, on demande aux professionnels du projet d’être plus agiles et plus ingénieux que jamais pour suivre le rythme et créer un impact. A mesure que de nouvelles technologies, industries et pratiques apparaissent, les professionnels du projet et leurs équipes sont mis au défi de changer rapidement et de travailler encore plus efficacement, afin de pouvoir apporter de la valeur ajoutée.
Beaucoup d’entre nous, voire la plupart, sont incomplets lorsqu’il s’agit de compétences, de connaissances et d’attitudes qui conduisent à des succès constants dans les projets. Et parce qu’une organisation, c’est avant toute chose une affaire d’Hommes, l’évolution des compétences est inéluctable pour la concrétisation réelle des projets.
Les échecs de projets ne sont que trop fréquents. Nous souffrons de délais non respectés, de surcouts, de ressources et de soutien insuffisants, d’engagements non tenus, de surprises, de nouveaux défis auxquels nous ne sommes pas préparés, de membres de l’équipe et de clients mécontents, de stagnation de carrière, de rêves et d’aspirations non réalisés, voire de dépression.
Cela conduit à un besoin aigu de chefs de projet qualifiés et compétents. Les étapes du chemin qui mène du chaos au nirvana peuvent être franchies par des chefs de projet performants détenant des compétences techniques mais aussi stratégiques et managériales.
Lynda Resnick femme d’affaires milliardaire américaine. Lynda a abandonné l’université à 19 ans pour créer sa propre agence de publicité. Elle est vice-présidente et copropriétaire de The Wonderful Company, avec son mari, Stewart Resnick. Elle est également connue pour avoir créé des campagnes publicitaires inoubliables et des stratégies de marketing révolutionnaires.
« Vous apprendrez plus de vos échecs que de vos succès – alors embrassez ces erreurs, aussi difficiles que cela puisse paraître, et grandissez-en. Lorsqu’un projet est réussi, vous ne savez jamais vraiment pourquoi, car de nombreux éléments entrent en jeu. Cependant, lorsque vous échouez, vous savez toujours pourquoi. C’est ainsi que vous apprenez et grandissez. »
L’intégration de connaissances et compétences nouvelles permettra de faire la différence pour obtenir des résultats optimisés. Elle devient déterminante.
Si les compétences techniques des chefs de projets sont indispensables, elles demeurent malheureusement insuffisantes. Les aptitudes techniques doivent être utilisées, en parfaite symbiose avec les compétences managériales et les enjeux économico-stratégiques.
Le gestionnaire de projet complet étend les connaissances fondamentales de la gestion de projet à l’intégration de compétences liées à la connaissance des personnes, de l’équipe, des affaires, de l’organisation et de la technique, en faisant appel à de multiples disciplines pour les connaissances, les pratiques et les perspectives.
Ce concept s’appuie sur le « triangle des talents du PMI » qui traite des compétences techniques, du leadership, de la stratégie et des affaires. Le « meilleur » ensemble de compétences pour atteindre l’exhaustivité dépend des points de départ individuels, de l’aptitude, de l’attitude, des désirs et du contexte de soutien.
Pour se préparer à un avenir qui s’annonce plus rapide que jamais, les professionnels de projet doivent désormais disposer d’un ensemble de compétences comprenant différentes disciplines et pratiques. Vous n’êtes peut-être pas conscient de la nécessité de changer votre façon de penser et de la manière dont un état d’esprit actuel peut inhiber vos performances.
C’est dans cette perspective que le « Project management Institute (PMI) », définit « triangle des talents du PMI », un trépied des compétences qui vont conditionner la compétitivité de l’entreprise sur le marché des affaires :
- Des compétences techniques
- Des compétences stratégiques
- Des compétences de leadership
2. Le triangle de talents du PMI
Les recommandations du PMI s’échelonnent comme suit :
- Façons de travailler (Ways of Working). Anciennement dénommée « Gestion de projet technique» traite des considérations techniques mais pas que.
- Sens des affaires (Business Acumen). Anciennement dénommée « Gestion Stratégique et Commerciale». Comment mieux faire son travail
- Compétences de puissance (Power Skills). Anciennement dénommée Leadership. Traite de la manière d’aider les autres à atteindre leurs objectifs.
2.1. Méthodes de travail (Ways of working)
Il est clair qu’il existe plus d’une façon de faire le travail aujourd’hui. Qu’il s’agisse de méthodes prédictives, agiles, de design thinking ou de nouvelles pratiques à développer, il est clair qu’il existe aujourd’hui plusieurs méthodes de travail. Dès lors, le PMI encourage les professionnels à maîtriser autant de façons de travailler que possible afin qu’ils puissent appliquer la bonne technique au bon moment et livrer des résultats probants.
La composante technique de la gestion de projet implique que le chef de projet suive les ressources limitées affectées au projet et alloue ces ressources de manière appropriée pour atteindre les objectifs du projet.
Ce premier volet de compétences regroupe les aptitudes suivantes :
■ Agile et Hyper Agile
■ Hybride
■ Design Thinking
■ Transformation
■ Collecte de données et modélisation
■ Gestion de la valeur acquise
■ Gouvernance
■ Gestion de la performance
■ Gestion des exigences et traçabilité
■ Gestion des risques
■ Gestion du calendrier
■ Gestion de la portée
■ Estimation du temps, du budget et des coûts
Que les projets soient agiles ou hybrides, qu’il s’agisse de gestion de la valeur acquise, de design thinking ou d’autres méthodes, procédures et pratiques, à l’avenir, il sera important pour la gestion de projet de maîtriser plusieurs méthodes de travail afin de pouvoir ensuite, en fonction de exigences, les utiliser avec souplesse.
2.2. Sens des affaires (Business Acumen)
Ces compétences dont le PMI a fait évoluer l’appellation pour le nommer « sens des affaires » regroupe les aptitudes suivantes :
■ Gestion et réalisation des bénéfices
■ Modèles et structures d’entreprise
■ Analyse concurrentielle
■ Relations avec les clients et leur satisfaction
■ Connaissance du domaine de l’industrie
■ Conformité légale et réglementaire
■ Connaissance du marché
■ Connaissance des fonctions spécifiques
■ Planification, analyse et alignement stratégiques
Pour être en mesure de prendre de bonnes décisions sur les projets, il est important d’avoir un sens des affaires ainsi que des connaissances fonctionnelles ou spécifiques au domaine pour comprendre les influences multidimensionnelles de l’organisation ou de l’industrie respective.
« Je ne pourrais pas vendre de l’eau dans un désert. Je n’ai aucun sens des affaires. Mais je peux vous dire pourquoi vous n’avez aucun sens des affaires, et je peux vous dire pourquoi votre projet peut fonctionner ou pas, mais je n’ai aucune capacité à gagner de l’argent. »
Richard Quest
Un bon chef de projet doit comprendre comment son projet s’inscrit dans la stratégie globale de l’organisation. Sans cette compréhension claire, le chef de projet peut mal interpréter la portée ou induire l’équipe en erreur, de même que les projets sont également soumis à un taux d’échec plus élevé.
Avez-vous les compétences que les dirigeants de votre organisation recherchent ? Savez-vous quelles sont ces compétences ? Pouvez-vous relier ce que vous faites chaque jour aux objectifs commerciaux de votre organisation ? Pouvez-vous démontrer que vous comprenez l’orientation future de l’organisation ? Et pouvez-vous aider l’organisation à y parvenir avant la concurrence ? Allez-vous attendre que quelqu’un vous dise ce que vous devez savoir et ce que vous devez faire ? Ou êtes-vous déjà sur la bonne voie ?
Il faudra au chef de projet développer son portefeuille personnel de compétences en fonction des besoins de l’organisation. Pas pour maintenant, mais pour les trois à cinq prochaines années, afin d’aider l’organisation dans laquelle il évolue à battre la concurrence, à être plus productive et à apporter de la valeur à toutes les parties prenantes.
En tant que gestionnaire de projet ou de programme, vous devez vous informer sur le modèle de gestion de la relation client de votre organisation, sur sa stratégie d’accès au marché, sur sa stratégie de différenciation sur les différents marchés, sur sa stratégie d’innovation. Mettez-vous à l’œuvre pour intégrer tout cela. Le temps presse. Mais surtout, tachez de vous assurer que ce que vous faites s’aligne sur le modèle adopté par votre organisation
Les bons chefs de projet doivent être capables d’entretenir une prise de décision efficace et de s’informer sur la manière dont leurs projets s’inscrivent dans le cadre d’une stratégie organisationnelle plus large et des tendances mondiales.
2.3. Compétences de puissance (Power Skills).
Ce troisième volet comporte les aptitudes suivantes ;
■ Leadership
■ Écoute active
■ Communication
■ Adaptabilité
■ Remue-méninges
■ Coaching et mentorat
■ Gestion des conflits
■ Intelligence émotionnelle
■ Influence
■ Compétences interpersonnelles
■ Négociation
■ Résolution de problèmes
■ Travail d’équipe
Une étude de marché réalisée par le Project Management Institute (PMI) et des retours d’expérience de chefs de projet certifiés appelle de tous ses vœux ces changements.
Elle fait ressortir que la maîtrise des méthodes de gestion de projet n’est qu’une des conditions préalables à la gestion de projets orientée vers les objectifs et que pour vraiment réussir, un chef de projet doit savoir et être capable de faire beaucoup plus. Il s’agira pour lui donc de parfaire cela par des compétences managériales et comportementales pour développer son leadership et atteindre les objectifs fixés (Compétences en matière de leadership).
« Le meilleur dirigeant est celui qui a assez de bon sens pour choisir de bons hommes pour faire ce qu’il veut faire, et assez de retenue pour ne pas se mêler d’eux pendant qu’ils le font. »
Théodore Roosevelt, 26e président des Etats-Unis
Un bon chef de projet comprend que les différents membres de l’équipe ont des personnalités et des besoins différents, et il peut utiliser ces évaluations pour motiver l’équipe à atteindre les objectifs du projet.
Ces compétences interpersonnelles complémentaires comprennent le leadership collaboratif, la communication, la pensée novatrice, la détermination et l’empathie. L’étude citée plus haut fait apparaître que, 71% des entreprises considèrent que les compétences particulières en leadership du chef de projet sont déterminantes pour la réussite d’un projet.
Les organisations intègrent maintenant dans leurs plans de formation de leurs gestionnaires de projets des programmes avec un accent particulier sur le développement du leadership, négociation, communication, résolution de conflits, gestion du changement organisationnel etc.
Ces compétences gravitent donc autour du leadership collaboratif, des esprits innovants, la bonne communication, la détermination et l’empathie. Les équipes dont les membres possèdent ces compétences sont plus susceptibles d’avoir un impact sur le large éventail de parties prenantes, ce qui est un élément crucial pour la conception et l’exécution de projets et de changements.
Être médiocre ou trop confiant ne sont pas de bonnes options. Lorsque nous nous associons à des personnes et à des membres d’une équipe qui possèdent des forces et des compétences complémentaires, nous devenons plus complets. Les opposés peuvent s’épanouir dans une harmonie exquise.
Il y a de l’espoir. Lorsque nous utilisons nos points forts, quelle que soit notre personnalité, introverti ou extraverti, calme ou bruyant, nous pouvons nous entendre avec les autres, partager le mérite et nous compléter mutuellement. Ainsi, de plus en plus, les organisations exigent de leurs chefs de projet qu’ils soient à la fois tacticiens et stratèges. Elles sont prêtes à payer plus pour des chefs de projet qui ont une vision plus large de la gestion des projets.
Conclusion
Il semble que la seule chose constante dans notre société au cours du vingt-et-unième siècle soit le changement : changements techniques, changements de paradigme, changements de comportement. Etc. Nous devons toujours être prêts à changer et à continuer à nous développer.
Le chef de projet doit adopter un état d’esprit disposé au changement et selon lequel ses actions contribuent à créer un environnement propice à la « croissance » des membres de son équipe pour qu’ils produisent leur meilleur travail. Selon cette croyance, tous les dirigeants doivent créer des environnements sains pour que les gens puissent réussir leurs projets de manière constante et durable.
Alors que les compétences techniques sont au cœur des aptitudes d’un bon chef de projet, avec une concurrence croissante, les entreprises recherchent des chefs de projet dotés d’une vision stratégique et de compétences en leadership. Ce que les organisations réalisent, c’est que la gestion technique pure ne motive pas et n’excite pas une équipe, ce qui augmente le risque d’échec du projet.