7.1. Introduction à l’organisation
Dans le langage courant souvent sont assimilés les vocables « organisation » action d’ordonner, de mettre en ordre, d’agencer des moyens humains, matériels ou financiers. Il s’agit d’une action de gestion. Et « organisation » qui se réfère à une entité, un groupe de personnes qui se sont associées pour atteindre certains objectifs communs, une entité au sein de laquelle on relève un certain ordre, un certain agencement.
Dans ce qui suit, nous allons nous intéresser à la première acception du terme, c’est-à-dire le souhait de mettre en ordre une organisation telle une entreprise par exemple donc sur les activités et les processus de faire les choses dans les organisations.
Nous nous concentrons sur les processus d’organisation et d’être organisé. Nous mettrons en évidence les activités qui se déroulent dans les organisations. Nous regarderons nos émotions, nos histoires et les potins que nous échangeons, les accords que nous concluons, les jeux que nous jouons et les dilemmes moraux auxquels nous sommes confrontés dans les organisations.
La comparaison d’une organisation (une entité ordonnée) avec une rivière nous semble assez indiqué, dans la mesure où vue de haut (un avion par exemple), la rivière parait assez calme, dénuée de tout mouvement. Il en est autrement pour des gens qui seraient en son sein entrain de nager ou s’apprêtant à utiliser une embarcation.
Il est très utile de mettre en évidence les expériences de ces personnes qui connaissent et comprennent bien la rivière, pour présenter leurs histoires et apprendre de leurs aventures.
Les images d’organisation réelles ont plus en rapport avec la rivière mouvante, changeante et vivante que la vue plate que nous offre une vue aérienne.
7.1.1. Qu’est-ce que l’organisation ?
Une organisation (entité) est un ensemble composé de nombreuses parties. Il s’agit d’une entité unique constituée d’un ensemble interdépendant à coordonnées multiples.
L’organisation (action) est la fonction de gestion qui suit la planification. C’est une fonction au sein de laquelle s’effectuent la synchronisation et la combinaison des ressources humaines, physiques et financières. Les trois ressources étant importantes pour obtenir des résultats probants.
L’organisation peut donc être simplement comprise comme une fonction impliquant le processus consistant à rassembler des ressources de natures diverses et à les assembler de manière à ce que le système fonctionne.
La pratique du management existe probablement depuis la nuit des temps mais reste encore de nos jours d’une actualité brûlante.
Henri Fayol a déjà, dans sa monographie classique « Administration générale et industrielle », publié en France en 1916 mais traduit en anglais que dans les années 1920, identifié l’organisation comme une fonction de gestion.
Louis Allen de son coté, estime que « L’organisation est le processus d’identification et de regroupement du travail à effectuer, de définition et de délégation de responsabilité et d’autorité, et d’établissement de relations dans le but de permettre aux gens de travailler ensemble le plus efficacement possible pour atteindre les objectifs » -.
Chester Barnard pensait il y a longtemps que «l’organisation est une fonction par laquelle l’entreprise est en mesure de définir les postes de rôle, les emplois liés et la coordination entre l’autorité et la responsabilité. »
D’après Theo Haimann « L’organisation serait « le processus de définition et de regroupement des activités des entreprises et d’établissement des relations d’autorité entre elles. Dans l’exécution de la fonction d’organisation, le gestionnaire définit les départements et attribue les activités afin qu’elles puissent être exécutées le plus efficacement possible. »
Selon Lows A. Allen, « l’organisation est le processus d’identification et de regroupement du travail à effectuer, définissant et déléguant la responsabilité et l’autorité, et établissant une relation dans le but de permettre aux gens de travailler ensemble le plus efficacement possible pour atteindre les objectifs.» Une organisation est définie comme une structure sociale conçue pour coordonner les activités de deux personnes ou plus grâce à une division du travail et une hiérarchie d’autorité pour la réalisation d’un but ou d’un objectif commun.
Oliver Sheldon définit l’organisation comme «le processus consistant à combiner le travail que les individus ou les groupes doivent effectuer avec les facilités nécessaires à son exécution afin que les tâches ainsi exercées fournissent les meilleurs canaux pour les systèmes officiels. Il est positif et coordonne l’application des efforts disponibles. »
Résumons tout cela pour dire que :
Le processus d’organisation consiste essentiellement à reconnaître et à regrouper les activités à effectuer, à définir et à déléguer l’autorité, à attribuer la responsabilité et à établir des relations pour permettre aux gens de travailler ensemble et avec succès afin d’atteindre les objectifs organisationnels.
La fonction d’organisation suit la fonction de planification. Les plans préparés sous la fonction de planification régissent tous les aspects de la fonction d’organisation. Puisque l’organisation suit la planification, elle y est étroitement liée.
Alors que les plans indiquent où l’organisation doit aller, l’organisation aide l’organisation à y parvenir. La fonction d’organisation montre à la direction comment l’organisation doit être construite ou comment l’organisation existante est modifiée pour s’assurer que les objectifs fixés dans les plans sont atteints.
« L’organisation n’est pas une question de perfection. C’est une question d’efficacité. Réduire le stress et l’encombrement, économiser du temps et de l’argent et améliorer votre qualité de vie globale.
Christina Scalise, auteure à succès, enseignante certifiée, organisatrice professionnelle
Les objectifs organisationnels comprennent, essentiellement, la détermination ou identification des tâches et activités à accomplir pour atteindre ces objectifs, la subdivision des tâches en emplois spécifiques, le regroupement des emplois en départements, la spécification des rapports et les relations d’autorité, la délégation de l’autorité nécessaire à l’accomplissement des tâches, et l’attribution des ressources de manière coordonnée.
Avec une mission claire, des valeurs fondamentales et partagées, des objectifs et une stratégie, le rôle de l’organisation est de commencer le processus de mise en œuvre en clarifiant les emplois et les relations de travail.
Le travail d’organisation va identifier qui doit faire quoi, qui est en charge de qui et comment les différentes personnes et parties de l’organisation interagissent et travaillent ensemble. Il s’agit du regroupement des activités, d’identification des responsabilités et de coordination entre elles Tout cela, bien entendu, peut être fait de différentes manières. Le défi du leadership stratégique est de choisir la meilleure forme organisationnelle pour s’adapter à la stratégie et aux autres exigences de la situation.
Une bonne organisation peut conduire à la continuité et au triomphe de l’entreprise ou tout autre organisation. Lorsque la fonction d’organisation n’est pas bien exécutée, cela peut entraîner de mauvaises performances même si des experts sont impliqués dans les opérations de l’entreprise
Aucune planification ne peut réussir sans la construction d’un cadre d’activités (nécessaires à la réalisation des objectifs). La relation entre les différents emplois est déterminée et des dispositions pour leur bonne intégration sont prises. L’organisation le fait en créant et en maintenant les activités d’une manière acceptée, en les interconnectant et en les intégrant et en aidant les gens à travailler ensemble efficacement pour atteindre des objectifs spécifiques.
7.1.2. Importance de l’organisation
Nous savons maintenant que l’organisation est l’une des fonctions majeures du management . En termes simples, on peut considérer l’organisation comme une activité pour éliminer le chaos et introduire un fonctionnement systématique dans l’entreprise.
Même si la fonction de planification est essentielle pour atteindre les objectifs de l’organisation, une planification minutieuse peut être gaspillée si les gestionnaires ne parviennent pas à organiser adéquatement les actifs et les ressources de l’entreprise. Une bonne organisation est tout à fait essentielle pour chaque entreprise
Par définition l’organisation aide à diviser les charges de travail, à attribuer les responsabilités, à établir les autorités, à regrouper les regroupe les activités, à allouer les ressources et à clarifier la responsabilité des diverses activités au sein de l’entreprise
Ceci est d’une importance capitale car une fois les plans établis, il est nécessaire d’allouer les ressources, de répartir les tâches, la main-d’œuvre, d’assurer une utilisation optimale des ressources, etc. afin que les objectifs soient atteints. En outre, l’organisation clarifie la quantité de pouvoir et d’autorité entre les mains des différents employés
Bien que toutes les entreprises n’utilisent pas de structures organisationnelles, celles qui le font peuvent en tirer plusieurs avantages. Les pensées organisées ont toujours été à la base des actions organisées.
« … la plupart des types d’entrepreneurs sont des gens libres qui aiment faire une variété de choses et n’apprécient pas les tâches routinières. Mais un entrepreneur intelligent finira par apprendre que si les idées créent des entreprises, l’organisation les fait réussir. »
Larry Burket
Sans une bonne organisation, aucune direction ne peut gérer les différentes opérations de l’entreprise. De toute évidence, meilleure est l’organisation, plus complète sera la réalisation des objectifs communs et, de même, l’organisation lâche d’une entreprise implique une situation dangereuse.
L’importance de l’organisation peut être clairement comprise à partir de la déclaration de Kenneth C Rowe qui nous éclaire : « Une bonne forme d’organisation est la réponse à chaque problème commercial, qu’une mauvaise organisation pourrait transformer un bon produit en un échec cuisant et qu’une bonne organisation avec un produit médiocre pourrait améliorer l’accueil du produit par le marché »
L’organisation est essentielle car elle facilite l’administration ainsi que le fonctionnement de l’organisation. En regroupant correctement le travail et les employés, la production augmente, la surcharge de travail est contrôlée, le gaspillage est réduit, la duplication du travail est limitée et une délégation efficace devient possible.
L’organisation facilite également la croissance et la diversification des activités grâce à une division claire du travail. Elle aide à développer une structure organisationnelle appropriée et l’étendue et la nature de la décentralisation peuvent être déterminée. En plus de ce qui précède, il devient possible grâce à l’organisation de fournir une utilisation optimale des des différentes ressources disponibles. Outre l’organisation encourage également la créativité et améliore l’interaction entre les différents niveaux de gestion, ce qui conduit à l’unification des efforts de tous.
7.1.3. Les 10 principaux avantages de l’organisation :
1. Amélioration de l’efficacité opérationnelle
2. Meilleure performance des employés
3. Utilisation optimale des ressources.
4. Meilleure communication
5. Facilitation du changement
6. Meilleure définition des emplois
7. Meilleure coordination
8. Administration efficace
9. Croissance et diversification
10. Accentuation du sentiment de sécurité
1. Amélioration de l’efficacité opérationnelle
Étant donné que les structures organisationnelles divisent les entreprises en différentes équipes ou succursales, elles contribuent à garantir que toutes les tâches et responsabilités spécifiques à ces divisions sont remplies plus facilement. L’organisation crée la structure d’une organisation. Lorsqu’un employé sait sur quoi il devrait travailler, il peut fonctionner plus rapidement et plus efficacement. En substance, une structure organisée crée un système efficace et rationalisé qui contribue à améliorer les opérations de l’entreprise dans son ensemble.
L’organisation va fournir une base ou un cadre pour l’attribution et l’exécution efficace de diverses fonctions. De même qu’une délégation efficace permet aux gestionnaires d’attribuer des tâches de nature courante à leurs subordonnés.
Par ailleurs, une structure organisationnelle solide facilite l’utilisation optimale des améliorations technologiques telles que les systèmes informatiques, etc. Le coût élevé de l’installation, de l’exploitation et de la maintenance de ces équipements nécessite une organisation appropriée.
Sur un autre plan, l’organisation va faciliter les localisations multiples. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise, une structure organisationnelle vous permet de vous assurer que tous vos sites fonctionnent de la même manière et respectent les mêmes procédures. Parce qu’il n’est pas possible pour les propriétaires d’être à chaque endroit, une structure organisée peut vous apporter une certaine tranquillité d’esprit. C’est particulièrement le cas lorsque votre entreprise commence à se développer.
2. Meilleure performance des employés
Lorsqu’un employé se voit déléguer certaines tâches et responsabilités de manière claire, il est capable de bien faire son travail. Une organisation solide permet une sélection, une formation et un développement efficaces du personnel, une rotation des postes et une extension des postes. Une structure organisée fournit aux employés les conseils dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes au quotidien. Une meilleure performance des employés peut également conduire à un meilleur moral des employés et à une plus grande confiance en leurs capacités.
Par ailleurs, une bonne organisation va stimuler la créativité. En offrant des domaines de travail bien définis et en assurant la délégation de pouvoirs, l’organisation offre une liberté suffisante aux gestionnaires et encourage leur initiative, leur indépendance et leur créativité.
La réduction de la charge de travail permet aux gestionnaires de développer de nouvelles méthodes et techniques pour effectuer les tâches efficacement et d’explorer de nouveaux domaines pour la croissance d’une organisation. D’autre part, la délégation développe une capacité parmi les subordonnés à faire face efficacement aux défis et les aide également à grandir pour réaliser leur plein potentiel.
3. Utilisation optimale des ressources.
Comme déjà abordé, une organisation efficace implique de rassembler les bonnes choses aux bons endroits et de tout mettre ensemble pour faire le travail. Ce faisant, il garantit que les ressources employées par l’entreprise ne sont pas utilisées de manière inutile.
L’organisation permet une utilisation plus complète et efficace de toutes les ressources humaines, physiques et financières. Toutes les ressources allant des ressources humaines les plus importantes à un simple accessoire de bureau seraient utilisées de manière optimale si le processus d’organisation est mené avec cœur et vigueur.
Une bonne répartition des tâches permet d’éviter le chevauchement des tâches et garantit une utilisation optimale des ressources sans gaspillage.
L’organisation évite les retards et la duplication des activités et la confusion qui en résulte en garantissant des responsabilités et une autorité bien définies. L’absence ou la mauvaise organisation peuvent en effet, entraîner une duplication du travail et des efforts.
Par ailleurs, lorsque les employés sont répartis en équipes en fonction de leurs compétences et de leur expertise, le risque de chevauchement des tâches est éliminé. Par exemple, si un projet est assigné à une équipe, les autres équipes savent qu’il n’est pas de leur responsabilité de l’assumer car elles ont également leurs propres tâches décrites.
Il facilite une gestion efficace – L’organisation est nécessaire pour la performance d’autres fonctions de gestion.
4. Meilleure communication
Bien que cela varie d’une entreprise à l’autre et dépende de la structure organisationnelle spécifique en place, une hiérarchie organisationnelle a le potentiel de favoriser une communication saine entre les différentes divisions et équipes.
L’organisation apporte une clarté dans les relations de travail : L’organisation aide à établir des relations de travail et définit clairement les lignes de communication et précise également qui doit rendre compte à qui. Cela contribue en outre à la fixation de la responsabilité et spécifie également les dimensions de l’autorité qu’un individu peut exercer.
En outre, l’organisation va permettre une prise de décision plus rapide. Lorsque les différentes équipes de votre entreprise seront en mesure de communiquer plus efficacement, la communication globale de votre entreprise sera également impactée positivement. Cela conduira alors à une prise de décision plus rapide. En d’autres termes, le flux d’informations avec une structure organisationnelle peut être utilisé pour favoriser une prise de décision plus rapide.
5. Facilite l’adaptation au changement
Le changement est la seule chose constante. Ceci s’applique à tout, de l’environnement à la condition humaine et aux entreprises. L’organisation aide les entreprises à s’adapter aux changements environnementaux. Un environnement d’affaires composé des clients, du monde et des travailleurs ne reste jamais constant et change et continue de changer.
PAROLES DE FEMMES
« Si vous ne sortez pas de la boîte dans laquelle vous avez été élevé, vous ne comprendrez pas à quel point le monde est plus grand. »
Angelina Jolie, actrice primée et philanthrope
S’adapter à de tels changements est essentiel pour réussir. Une bonne structure organisationnelle suffisamment flexible pour faire face à de telles marées, mais suffisamment rigide pour tenir ferme pour rester fidèle à ses objectifs, devient le pivot pendant de telles périodes.
Lorsque les rôles et les activités à exécuter sont clairs et que chaque personne obtient une indépendance dans son travail, cela donne suffisamment d’espace à un gestionnaire pour développer ses talents et épanouir ses connaissances. Afin d’assurer le bon fonctionnement de l’entreprise, l’organisation modifie convenablement la structure organisationnelle et les diverses interrelations existant dans l’entreprise.
Un manager se prépare à prendre des décisions indépendantes qui peuvent être une voie ou une voie vers l’adoption de nouvelles techniques de production. De plus, il s’assure également de la stabilité de l’entreprise afin qu’elle continue de croître et de survivre malgré les changements. Cette possibilité d’apporter de nouveaux changements dans la gestion d’une entreprise n’est possible que grâce à un ensemble de structure organisationnelle.
6. Meilleure définition des emplois
La structure organisationnelle est un réseau de relations dans lequel le travail est divisé en unités et départements. Ainsi, avec une bonne organisation, l’ensemble du travail est systématiquement réparti et divisé en différentes parties. Cela augmente l’efficacité des travailleurs et les motive à faire de leur mieux dans le travail.
Cette division du travail contribue à se spécialiser dans diverses activités préoccupantes ou prometteuses. L’exécution répétitive d’un travail spécifique sur une base régulière aide un travailleur à acquérir de l’expérience et à se spécialiser dans ce travail. En conséquence, l’organisation mène à la spécialisation souvent très souhaitée dans certaines entreprises
La structure organisationnelle aide à affecter la bonne personne au bon emploi, ce qui peut être fait en sélectionnant des personnes pour divers départements en fonction de leurs qualifications, compétences et expérience. Cela aide à définir correctement les emplois, ce qui clarifie le rôle de chaque personne.
L’utilisation de structures organisationnelles peut potentiellement éliminer les conflits entre les employés. Bien que plusieurs facteurs puissent entrer en jeu à cet égard, une fois qu’un employé connaît ses fonctions, plus il sera concentré sur son propre travail. Pour la plupart, c’est un excellent moyen d’éviter tout conflit croissant entre collègues.
7. Meilleure coordination
L’organisation est un moyen de créer une coordination entre les différents départements de l’entreprise. En fournissant le cadre pour maintenir ensemble les diverses fonctions dans un modèle ordonné, l’organisation favorise la coordination. Elle crée des relations claires entre les positions et assure une coopération mutuelle entre les individus. L’harmonie du travail est apportée par les cadres supérieurs exerçant leur autorité sur les activités interconnectées des cadres inférieurs.
Les relations de responsabilité d’autorité ne peuvent être fructueuses que lorsqu’il existe une relation formelle entre les deux. Pour le bon fonctionnement d’une organisation, la coordination entre autorité-responsabilité est très importante. Il devrait y avoir une coordination entre les différentes relations.
La clarté doit être apportée pour avoir une responsabilité ultime attachée à chaque autorité. Rappelons-nous le dicton : « L’autorité sans responsabilité conduit à un comportement inefficace et la responsabilité sans autorité rend la personne inefficace.»
Par conséquent, la coordination autorité-responsabilité devient très importante.
8. Administration efficace
La structure organisationnelle est utile pour définir les postes de travail. Une organisation bien conçue et équilibrée facilite à la fois la gestion et le fonctionnement de l’entreprise. Les rôles à jouer par les différents managers sont clarifiés. Il en résulte une augmentation de l’efficacité, une rapidité de fonctionnement, évitant ainsi tout autant les retards et la duplication du travail.
Par une division appropriée du travail, une délégation cohérente et une définition claire des tâches, la structure organisationnelle siphonne les tâches courantes et permet de les confier à des postes subalternes.
La spécialisation obtenue grâce à la division du travail conduit à une administration efficace et efficiente. L’efficacité peut être obtenue en clarifiant les positions des rôles aux gestionnaires, en coordonnant l’autorité et la responsabilité et en se concentrant sur la spécialisation. En plus de cela, une entreprise peut se diversifier si son potentiel augmente. Cela n’est possible que lorsque la structure organisationnelle est bien définie. Ceci est possible grâce à un ensemble de structures formelles.
La fonction moderne d’organisation implique le processus de création de structures fonctionnelles au sein de l’entreprise, par laquelle l’entreprise est divisée en fonction de la fonction et organisée de cette manière.
Au fil des ans, cela a apporté l’avantage évident de la spécialisation. C’est comme ça que la nature et les humains fonctionnent. Vous faites quelque chose d’assez long, d’assez dur que vous voulez faire et vous vous améliorez. Le principe s’applique ici aussi lorsque vous travaillez et que votre entreprise l’exploite assez bien ces jours-ci.
Ainsi, L’organisation contribue à l’efficacité administrative car:
(i) Elle conduit à une spécialisation qui apporte une efficacité administrative.
(ii) Elle clarifie les centres d’autorité et de pouvoir et aboutit ainsi à une bonne exécution des travaux.
(iii) Elle fournit une description claire des emplois et des tâches connexes, ce qui permet d’éviter la duplication des tâches.
L’organisation permet en outre la clarification de l’autorité. La structure organisationnelle aide à clarifier les positions de rôle à chaque gestionnaire (statu quo). Cela peut être fait en clarifiant les pouvoirs de chaque gestionnaire et la manière dont il doit exercer ces pouvoirs doit être clarifiée afin d’éviter tout abus de pouvoir. Des emplois et des responsabilités bien définis contribuent à apporter de l’efficacité au travail des gestionnaires. Cela contribue à augmenter la productivité.
9. Croissance et diversification
La structure organisationnelle est le cadre dans lequel l’entreprise grandit. La croissance d’une entreprise dépend totalement de l’efficacité et de la fluidité d’une entreprise. La structure organisationnelle doit prévoir l’expansion et la diversification de l’entreprise, au risque d’entrainer l’entreprise dans une crise certaine.
L’organisation favorise la croissance et la diversification d’une entreprise. Elle permet à l’entreprise de relever de nouveaux défis, par exemple plus de postes, de départements, de nouvelles lignes de produits et également de nouveaux territoires géographiques, etc. pour augmenter les ventes et les bénéfices.
10. Accentuation du sentiment de sécurité
La structure organisationnelle clarifie les postes. L’organisation augmente la satisfaction des employés, assure de meilleures relations entre la direction et les travailleurs et réduit ainsi le roulement du personnel.
Les rôles attribués à chaque manager sont clairs. La coordination devient possible. Par conséquent, la clarté des pouvoirs contribue automatiquement à accroître la satisfaction mentale de la ressource humaine et, partant, un sentiment de sécurité.
En assurant la délégation de pouvoirs, la communication bidirectionnelle, la coopération, un leadership efficace, le moral des employés et la flexibilité de s’adapter aux changements des conditions, une organisation saine facilite la stabilité de l’organisation qui, à son tour va favoriser un sentiment de sécurité améliorant ainsi la motivation des personnels.
HISTOIRES A MÉDITER
LAISSER TOMBER LES PROBLEMES SANS SOLUTION VIABLE
On raconte l’histoire d’une expédition de scientifiques qui avaient pour mission de capturer une espèce particulière de singes dans les jungles d’Afrique. Il était important que les singes soient ramenés vivants et indemnes.
Grâce à leur connaissance des habitudes des singes, les scientifiques ont conçu un piège constitué d’un bocal au col long et étroit. Une poignée de noix était placée au fond du bocal. Plusieurs de ces pots ont été placés sur des piquets, tandis que les scientifiques sont retournés à leur camp, confiants d’attraper les singes.
Sentant les noix dans la bouteille, un singe enfonça sa patte dans le long col du bocal et prit une poignée de noix. Mais lorsqu’il essayait de retirer son butin, il découvrait que son poing serré ne passait pas par le col étroit de la bouteille.
Ainsi, pour pouvoir retirer sa patte, il aurait pu l’ouvrir, laisser tomber les noix, mais au moins pouvoir se libérer. Il persista à laisser sa main fermée sur le tas de noix.
Il donc resté coincé dans la bouteille ancrée, incapable de s’échapper avec son butin, refusant de le lâcher.
Lorsque les scientifiques sont revenus, ils ont facilement fait prisonniers le singe peu inspiré.
Il y a là une morale pour ceux d’entre nous qui refusent de laisser tomber les problèmes qui n’ont pas de solution viable.