9.7. Gestion des équipes
Une fois, dans une entreprise, une équipe de quarante employés provenant de différents départements travaillaient ensemble sur un projet.
L’équipe était composée de jeunes membres brillants et enthousiastes, mais le problème était qu’ils ne partageaient pas les informations entre eux, ce qui posait problème au chef de projet et à la réalisation du projet qui leur était confié.
Un jour, le chef de projet les a invités à une activité dans l’entreprise. Au cours de cet événement, il y avait plusieurs activités amusantes organisées pour tout le monde.
Pour l’une des activités, le chef de projet a amené l’équipe dans une grande salle remplie de décorations amusantes et de centaines de ballons. Au centre de la pièce se trouvait une grande boîte remplie de ballons qui n’avaient pas encore été gonflés. Tout le monde était excité et essayait de deviner à quel genre d’activité les invitait leur chef de projet.
Le responsable du projet a pris le micro et a dit : « Que chacun d’entre vous prenne un ballon, le gonfle et écrit son nom dessus… »
Tous les membres se sont attelés à la tâche. Chacun a pris un ballon, l’a gonflé et a écrit son nom dessus.
Lorsque tout le monde avait terminé, le chef de projet leur a demandé de laisser leurs ballons sur place et de quitter la salle. Une fois sortis, le chef de projet pris soin de solliciter des amis pour gonfler tout le reste des autres ballons et les mélanger aux autres ballons sur lesquels les quarante membres de l’équipe avaient inscrit leurs noms.
Quelques minutes plus tard, l’équipe a été priée de revenir dans la salle et chacun a été invité à retrouver son ballon (sur lequel son nom été écrit) parmi les centaines de ballons éparpillés dans la salle.
Le chef de projet les avait informés que les trois premiers à trouver leur propre ballon seraient les gagnants et bénéficieront d’une prime importante. Mais si l’un des ballons éclatait alors la personne responsable de l’éclatement de ce ballon serait tout de suite disqualifiée.
Tout le monde a essayé de retrouver son ballon. Mais peine perdue, avec des centaines de ballons et seulement quarante ballons avec des noms dessus, autant chercher une aiguille dans une botte de foin.
Apres près d’une heure de recherche sans que personne n’ait trouvé son ballon, le chef de projet est revenu vers eux pour les informer que ce premier défi était terminé, et les invita à participer à un autre défi.
Pour ce prochain défi, le chef de projet leur proposa de se remettre de nouveau à la recherche de leur ballon en ajoutant cette fois-ci que si l’un d’entre eux trouvait un ballon avec le nom d’un collègue de le lui remettre.
Tout le monde a fait de même et en quelques minutes, chaque membre de l’équipe avait son propre ballon à son nom.
A la fin de ce tour, le chef de projet les a réunis pour leur dire : « Vous pouvez maintenant comprendre que nous sommes beaucoup plus efficaces lorsque nous sommes prêts à partager ce que nous savons ou détenons comme information. Et nous résolvons mieux les problèmes lorsque nous travaillons ensemble que lorsque nous essayons d’agir individuellement. »
Un individu ne peut pas effectuer toutes les tâches par lui-même. Il a besoin du soutien et des conseils des autres pour être excellent dans tout ce qu’il fait. Des objectifs complexes peuvent être facilement atteints si les individus travaillent ensemble en équipe.
« Être ensemble c’est un début, demeurer ensemble c’est un progrès et travailler ensemble c’est le succès »
Henry Ford
On ne trouve pratiquement aucune offre d’emploi qui n’exige pas l’aptitude à travailler en équipe. Chaque employeur recherche le parfait joueur d’équipe qui doit être capable de bien s’intégrer aux équipes existantes. Aucune organisation qui ne s’engage pas dans le travail d’équipe ou qui ne fait pas les éloges du travail en équipe : « Dans notre organisation, le travail d’équipe est prioritaire ».
On a parfois l’impression que « l’équipe » est une valeur en soi et ne sert pas un objectif précis. Elle serait là pour fournir un service qui ne peut pas être fourni par l’individu. À bien y regarder, c’est aussi un service qui ne peut pas être rendu par plusieurs personnes travaillant de manière isolée.
9.7.1. Qu'est-ce qu'une équipe ?
Comment définir le travail d’équipe ? Le point de départ qui nous vient tout de suite à l’esprit serait le dictionnaire qui nous apporte un premier éclairage « Coopération entre ceux qui travaillent sur une tâche ».
« Le travail d’équipe est la capacité de travailler ensemble vers une vision commune. La capacité de diriger les réalisations individuelles vers les objectifs organisationnels. C’est le carburant qui permet aux gens ordinaires d’atteindre des résultats extraordinaires. »
Andrew Carnegie
Comme défini par Francis et Young, une équipe serait « Un groupe actif de personnes engagées dans des objectifs communs, qui travaillent ensemble harmonieusement, qui aiment leur travail et qui sont très performantes. »
After Katzenbach auteur d’un ouvrage Teams at the Top et surtout The Wisdom of Teams (La Sagesse des équipes) considère l’équipe comme « De nombreuses personnes aux compétences complémentaires, toutes engagées dans un objectif commun et qui sont guidées par des règles de travail élaborées en commun et sont co-responsables de leur travail. »
Dans « The Wisdom of Teams » (Harvard Review Press) deux consultants seniors de McKinsey & Company, Jon R. Katzenbach , Douglas K. Smith avancent une définition aussi simple qu’efficace :
« Une équipe est un petit nombre de personnes aux compétences complémentaires qui se sont engagées dans un objectif commun, des objectifs de performance et une approche dont elles se tiennent mutuellement responsables. »
Une équipe est ainsi un petit groupe de personnes dont les compétences se complètent. L’engagement de chaque membre de l’équipe est au service d’une cause commune, des objectifs de performance communs et une approche commune du travail. L’accent est mis ici sur l’enrichissement des connaissances que peut apporter une équipe dotée de compétences différentes et complémentaires.
Nous faisons souvent allusion à un « bon joueur d’équipe » quelqu’un qui selon cette très juste expression française possède « l’esprit de corps », qui se préoccupe des intérêts de l’équipe dans son ensemble et travaille pour sa réussite.
Toutes les combinaisons de personnes
ne sont pas forcement une équipe.
Une équipe existe donc, lorsque les forces et les compétences individuelles sont combinées au travail conjoint de l’équipe, dans la poursuite d’un objectif ou d’une cause commune, afin de produire des résultats significatifs pour les membres de l’équipe et l’organisation.
Les définitions ou descriptions de caractéristiques spécifiées formulent également une exigence pour une équipe afin qu’elle puisse bien fonctionner. Une équipe n’est pas simplement constituée par la composition d’un certain nombre de personnes, mais se construit dans le cadre d’un processus.
Dans le meilleur des mondes possibles, les équipes sont prévues et construites rigoureusement et soigneusement pour répondre aux besoins de travail qu’un individu ne peut pas satisfaire aussi efficacement. Qu’il s’agisse d’atteindre un objectif de vente, de mener à bien un travail organisationnel, de mettre en place des procédures, ou d’atteindre tout objectif d’équipe, la collaboration et le travail d’équipe sont essentiels.
Le terme équipe est utilisé dans la pratique avec une grande variété de significations. On parle souvent d’équipe, mais on entend un groupe d’employés qui ont des tâches similaires.
Sur cette voie de développement, il passe par plusieurs étapes et doit le faire sous une forme réfléchie afin de pouvoir contrôler et accélérer le processus. C’est la tâche des chefs d’équipe ou des modérateurs qui prennent en charge le développement des équipes.
Par définition, une équipe est un groupe d’individus qui collaborent sur des tâches connexes pour atteindre un objectif commun ou une mission commune. Il peut s’agir d’un groupe d’employés qui sont réunis à travers les départements afin de résoudre une tâche spécifique. Des tâches communes, une coopération étroite et des réunions régulières sont caractéristiques des équipes de travail.
Cela implique parfois des tâches ou des projets si complexes qu’ils nécessitent les compétences, expériences et savoirs-faire de différents domaines de travail et différentes disciplines. Les équipes sont formées pour différents buts et objectifs avec une durée différente.
De plus en plus de tâches complexes dans les organisations doivent être résolues par des équipes. Certaines équipes sont constituées pour travailler longtemps ensemble, comme par exemple dans le travail de groupe, d’autres équipes sont de nature temporaire et ont une durée de vie limitée.
Comme par exemple dans le travail de projet ou encore les équipes qui se voient confier un travail de conception pour développer un nouveau produit ou encore une équipe chargée d’étudier l’amélioration des processus de résolution de problèmes particuliers. C’est un défi du management moderne de piloter des équipes et de les amener à la plus haute performance possible en peu de temps.
9.7.2. Que signifie travailler en équipe ?
Le travail d’équipe est généralement interprété comme étant la volonté d’un groupe de personnes de collaborer et travailler ensemble pour atteindre un objectif commun à travers un ensemble d’actions. Le travail d’équipe est souvent une caractéristique du travail quotidien et est de plus en plus utilisé pour réaliser des projets spéciaux, où des personnes de différents domaines fonctionnels, départements ou disciplines se mettent ensemble. Les meilleures équipes se construisent en adaptant un processus structuré à la situation spécifique de l’organisation.
Dans les entreprises, le travail d’équipe se constate généralement lorsque plusieurs employés apportent leurs compétences distinctives, leurs connaissances et leur expérience professionnelle, de préférence complémentaires pour atteindre un objectif commun.
Un plan est habituellement élaboré au début pour définir les responsabilités et les tâches de chaque membre ainsi que les ressources mises à sa disposition et les échéanciers attendus. Idéalement, il y a un leader qui coordonne les activités, facilite la résolution des conflits et vérifie si les membres de l’équipe sont en cohérence avec le plan préalablement établi.
PAROLES D’EXPERT
« Les équipes ne sont pas la solution aux besoins organisationnels actuels et futurs de chacun. Vous ne pouvez pas résoudre tous les problèmes, améliorer le rendement de chaque équipe ou aider la direction à répondre à toutes les exigences de performance. Si elles sont mal utilisées, elles peuvent même être coûteuses et perturbatrices. Néanmoins, les équipes font généralement plus que les autres groupes ou individus »
Katzenbach and Smith : TEAMS, 1993)
Il faut voir le travail d’équipe comme une forme intensive et active de collaboration entre des individus au sein d’une équipe au sein de laquelle la communication entre les membres de l’équipe et le soutien mutuel sont des processus essentiels dans le travail d’équipe.
Qu’il s’agisse de créer une nouvelle équipe ou de reprendre une équipe existante (une situation relativement plus fréquente), il suffit d’en maîtriser les bases pour avoir une longueur d’avance sur la création d’une équipe soudée. Il est clair qu’une organisation dotée de nombreuses équipes nécessite un processus de construction minutieux et rigoureux.
Au fur et à mesure que les équipes se développent et les individus se lient à d’autres équipes, les principes de compréhension et de confiance deviendront incontournables. Cela signifie un sentiment d’unité, d’enthousiasme pour des intérêts communs et des responsabilités communes, tel qu’ils se développent parmi un groupe de personnes étroitement associées à une tâche, une cause, une entreprise, etc.
Si le travail en équipe possède des vertus, il devient de plus en plus exigeant. Les équipes sont de plus en plus souvent constituées par tâche et par projet. Cela implique souvent des tâches importantes et urgentes. Cela conduit à son tour à une plus grande diversité et à des équipes plus grandes, dont certaines n’ont jamais travaillé ensemble auparavant. Vaste défi.
Une bonne démarche vous aidera à atteindre les objectifs de l’équipe en développant les forces individuelles de chaque membre de l’équipe, en recherchant une cohérence dans les actions individuelles, tout en les harmonisant grâce à des compétences de travail en équipe.
C’est une chose de définir le travail d’équipe mais peut-être une autre de construire une équipe qui fonctionne ! La vraie collaboration, celle qui conduit à la réussite, va bien au-delà du partage d’un bureau ou de la responsabilité d’une mission, d’un travail donné. La transformation d’un groupe d’individus en une équipe est certainement l’une des étapes les plus exigeantes, mais elle ne suffit pas.
Il va falloir aussi que l’équipe soit performante et qu’elle tienne ses promesses. La performance exige que les individus excellent dans ce qu’ils entreprennent pour l’intérêt de l’équipe. Pour construire de meilleures équipes efficaces et durables, vous devrez donc trouver des moyens adéquats pour les aider être performants de manière constante et à maintenir cette performance au niveau requis.
« Beaucoup d’idées poussent mieux lorsqu’elles sont transplantées dans un autre esprit que celui où elles sont nées. »
Oliver Wendell Holmes
Le vrai travail d’équipe se caractérise pour être efficace par un certain nombre de principes et précautions importants, parmi lesquels nous pouvons citer :
Objectifs
Réunir les bonnes personnes et les gérer efficacement. Partager une vision commune de l’avenir et mettre en cohérence les forces de chaque membre de l’équipe avec les objectifs globaux de l’équipe. Chacun poursuit ses objectifs professionnels personnels : salaire plus important, poste plus élevé ou simplement la satisfaction au travail.
Une caractéristique d’un bon travail d’équipe est d’abord et avant tout des objectifs communs, une direction que chacun prend ensemble et un chemin dans lequel chacun est également engagé et intéressé. Rechercher des objectifs d’équipe stimulants et significatifs et inciter aux attitudes positives, leur apporter soutien et encouragement
Un sentiment d’appartenance
Personne ne veut être exclu d’un groupe. Une caractéristique fondamentale du travail d’équipe est la cohésion et le sens de l’unité entre collègues. L’équipe peut être composée d’employés de services ou secteurs organisationnels différents. Tout cela doit être mis de côté. Bien que faisant partie d’une saine compétition pour la vie professionnelle, les employés doivent se considérer comme faisant partie du même groupe et agir en conséquence, pour un travail d’équipe réussi.
Résoudre les conflits dès qu’ils se présentent et éviter de les ignorer risquant ainsi de gangrener la situation.
Créer des conditions qui permettent à ces personnes d’utiliser leurs forces, de surmonter leurs insuffisances, d’encourager leurs idées à s’épanouir et leurs performances à se développer
La communication
Etablir une communication ouverte entre tous les membres de l’équipe ainsi qu’entre l’équipe et son responsable. Chaque personne appartenant à l’équipe est censée entretenir une communication et une collaboration à toute épreuve avec les autres membres afin de faciliter les tâches et enrichir les idées et les solutions.
Le travail d’équipe ne peut fonctionner qu’avec une communication appropriée. Chaque membre doit savoir ce sur quoi travaillent les autres membres. Sinon, les résultats souffrent parce que l’information n’a pas été transmise.
L’indispensable entraide
Sacraliser la volonté d’aider en cas de besoin, la coopération et le partage des compétences, expériences et informations de chacun. Instaurer une confiance entre les différents membres de l’équipe. Elle représente le ciment qui maintient une équipe soudée, un lien qui favorise la force, l’unité, la fiabilité et le soutien.
Tout le monde est parfois stressé. Il reste peu de temps pour s’occuper des autres. Mais c’est aussi un aspect important du travail d’équipe. Il faudra établir de bonnes relations (voire plus) et des liens étroits entre les membres de l’équipe. Ne pas fermer les yeux sur les problèmes des autres, mais intervenir lorsqu’un collègue a besoin d’aide. Même si votre propre emploi du temps est déjà plein.
9.7.3. Importance du travail en équipe
Dans un monde où les exigences et les processus de travail deviennent de plus en plus complexes, il devient de plus en plus difficile pour les individualités de se distinguer, même si cela est encore possible.
L’époque où vous pouviez réussir comme un loup solitaire dans une entreprise est quelque peu révolue depuis longtemps. La capacité à travailler en équipe est l’une des compétences non techniques les plus importantes requises, que vous soyez un indépendant ou un employé.
Dans la dynamique en évolution rapide de l’environnement commercial actuel ainsi que sa complexité croissante, la flexibilité et la réactivité sont essentielles : des équipes efficaces peuvent faire toute la différence avec les concurrents. Les équipes ne sont peut-être pas la panacée, la réponse à tous les problèmes organisationnels, mais elles s’avèrent être souvent d’une grande contribution à l’efficacité des organisations.
De nombreux managers reconnaissent volontiers que leurs organisations ne profitent pas toujours pleinement de la valeur du travail en équipe. Le potentiel, l’efficacité et les avantages du travail en équipe ne sont tout simplement pas appréciés à leur juste valeur
Nous pouvons énormément apprendre des autres. Ceux qui vivent le travail d’équipe se complètent et se soutiennent vers un objectif commun. Le but ici n’est pas de laisser les autres faire le travail, mais simplement de tirer le meilleur parti de la force de travail collective.
Mais les équipes ne se forment pas toutes seules, elles doivent être construites. Comment construire une meilleure équipe et en tirer le meilleur parti ? Quelles sont les étapes à suivre pour bâtir une équipe qui gagne ? Quelles conditions faut-il réunir pour sa réussite ? Comment faire travailler tous les membres de l’équipe vers un objectif commun ? Chaque étape de ces questions requiert une attention particulière de la part du manager.
Lors de la formation d’une équipe, se mettre d’accord sur une définition du travail d’équipe qui soit partagée par tous, condition indispensable à sa réussite, est quelque chose qui est malheureusement souvent ignorée. Pourtant, le travail d’équipe est quelque chose qui est souvent mieux appréhendé par rapport au type d’organisation, aux spécificités des membres de l’équipe et au contexte.
HISTOIRES A MÉDITER
LES OBSTACLES AU TRAVAIL D’ÉQUIPE
Lors d’une matinée ensoleillée, le terrain de football attirait l’attention avec sa belle pelouse verdoyante récemment mise en place. Un groupe de garçons des environs décida de jouer un match de football. Chacun d’entre eux décida d’apporter quelques objets pour jouer.
Un garçon a décidé d’apporter un ballon de football, un autre garçon, le drapeau de corner. De même, tous les autres éléments nécessaires à un match de foot, comme les gants de gardien de but, la craie de marquage, les poteaux de but, etc.,
Après un certain temps, tout le monde s’est rassemblé sur le terrain et a commencé à choisir les équipes. N’arrivant pas à s’entendre, ils ont décidé que la personne qui avait acheté l’objet le plus précieux pour jouer le jeu devrait choisir l’équipe.
Comme le temps passait, ils n’arrivaient pas à se décider.
Ils ont alors décidé de commencer à jouer le jeu avec tous les objets qu’ils avaient achetés. Et un à un, ils s’en débarrasseront et verront enfin lequel est le plus important pour jouer le jeu.
Le jeu a commencé, la première chose dont ils se sont débarrassés était le sifflet car ils pensaient que l’arbitre pouvait crier au lieu de siffler. Ensuite, le gardien de but a enlevé ses gants et a commencé à jouer à mains nues. Puis ils ont remplacé le poteau de but par deux poubelles de chaque côté.
Et enfin, ils ont remplacé le ballon de football par un sachet en plastique qu’ils avaient rempli de papiers froissés.
Pendant que les garçons jouaient, un père et son fils les ont vus jouer.
Le père dit à son fils : « Mon fils, regarde les garçons et apprends de leur absurdité. Sans ballon de football, ils ont réussi à jouer, mais ils ne vont jamais améliorer le jeu en jouant avec ces objets, de même qu’ils ne semblent prendre aucun plaisir ».
L’un des garçons à proximité l’a entendu et l’a dit à ses amis.
Ils ont alors réalisé qu’à cause de leur ego et de leur fierté individuelle, ils n’appréciaient pas le jeu. De plus, ils ne jouaient pas un vrai match de football, même s’ils avaient remplacé tous les équipements nécessaires.
Les garçons ont alors décidé de mettre leur ego et leur égoïsme de côté et de commencer à jouer avec les vrais objets qu’ils avaient initialement apportés et qui étaient plus appropriés pour jouer un match de foot.
Le match a commencé, les garçons ont pris du plaisir à jouer, et en plus, ils ont amélioré leurs compétences non seulement footballistiques mais surtout dans l’esprit d’équipe et le partage qu’il suppose.
Morale de l’histoire : Dans la vie, chacun a un objectif personnel qu’il veut atteindre. Mais lorsque nous travaillons en équipe, l’objectif de l’équipe est plus important que l’objectif individuel. Dans le travail d’équipe, il est crucial de mettre de côté notre fierté et notre ego et devons travailler pour atteindre l’objectif de toute l’équipe.