10.5. Sachez gérer votre temps
Comme dit cette chanson de Renaud Hantson « Le temps n’attend personne » et nous parions que ce n’est pas la première fois que vous vous en rendez compte. Si vous estimez qu’il n’y a pas assez d’heures dans la journée pour accomplir tout ce que vous avez prévu de faire, il peut s’agir d’une gestion maladroite du temps. Mais rassurez-vous, il y a de nombreuses stratégies à votre disposition pour mieux gérer le temps et économiser même du temps pour vous et votre famille. Le temps est quelque chose qui peut être géré, comme toute autre ressource précieuse et limitée.
Le temps est précieux. Dans le monde trépidant d’aujourd’hui, même s’il semble que nous travaillions 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, nous ne faisons pas suffisamment attention au temps qui coule. Nous n’en faisons pas toujours bon usage. Nous ne réalisons cela que lorsque notre vie touche à sa fin. Quand c’est trop tard. Comme le dit un dicton bien connu : « Le passé est passé, l’avenir n’est qu’une promesse. »
La gestion du temps est le processus de planification et de contrôle du temps à consacrer à des activités spécifiques. Prenez conscience que l’utilisation intelligente de votre temps est le résultat de votre contrôle conscient du comportement. Cela n’a pas grand-chose à voir avec le calendrier avec lequel vous travaillez.
La capacité à gérer son temps efficacement est importante. Les personnes qui maîtrisent leur temps travaillent avec moins de stress et ont plus de succès. Simplement à cause de leur attitude calme, ils semblent plus charismatiques que leurs semblables. Une bonne gestion du temps conduit à une efficacité et une productivité améliorées, moins de stress et plus de succès dans la vie.
Une bonne gestion du temps permet à une personne d’en faire plus en moins de temps, réduit le stress et mène à la réussite professionnelle. Entre autres avantages procurés par une gestion efficace du temps :
- Soulagement du stress
- Plus de temps disponible
- Plus d’opportunités
- Plus grande capacité à atteindre les objectifs
En tant que bon gestionnaire de votre temps, vous donnerez automatiquement un exemple positif. Les employés seront plus guidés par votre propre comportement que par des remontrances sur leur comportement.
« La mauvaise nouvelle est que le temps passe vite. La bonne nouvelle est que vous en êtes le pilote. »
Michael Altshuler
Même vos propres patrons noteront si vous savez contrôler votre temps ou pas. Ce serait désastreux pour votre carrière si votre employeur a ce type d’impression compromettante pour votre carrière : « Comment peut-il gérer ses employés alors qu’il n’arrive même pas à contrôler et maitriser son temps. «
10.5.1. Le manager et sa vie de dingue !
Un gestionnaire est toujours très sollicité, appelé à jongler avec plusieurs tâches à la fois. Le temps passe vite, il ne peut être augmenté, conservé ou sauvegardé. Pour beaucoup, la journée semble ne pas suffire pour accomplir les tâches quotidiennes qui les attendent.
Le temps est la ressource la plus rare pour les managers. Ils en dépensent trop dans des réunions rigides et stériles. La question est alors de savoir comment gérer cette précieuse ressource de temps, comment le répartir et pour quelles activités faut-il le consacrer. Plus facile à dire qu’à faire.
Vous devez jongler avec plusieurs tâches à la fois. Si vous n’avez pas planifié en conséquence, le temps étant un facteur contraignant important, vous ne pourrez jamais être productifs et vous vous exposez à l’échec. La gestion du temps reste en effet tout à fait inhérente à votre capacité à s’entraîner pour devenir efficace.
Ils sont nombreux les managers à se retrouver vite assaillis par des tâches superflues ou redondantes ou le « work about work » travail sur le travail » comme l’appelle l’Asana.
Selon une enquête menée en 2021 par cette plate-forme pour la gestion des tâches et du travail d’équipe sur 13.123 professionnels issus du monde entier (Allemagne, Japon, Australie, Nouvelle-Zélande, France, Singapour, Royaume-Uni et Etats-Unis), les travailleurs passent près des deux tiers de leur temps sur le « work about work » (réunions superflues, suivi du travail, recherche d’informations, etc.). En la matière ce sont les Français qui occupent le haut du podium. Ces derniers passeraient 66% de leur temps de travail à effectuer des tâches redondantes ou peu productives.
Toujours selon cette enquête, chaque semaine, les équipes perdent 30 % de leur temps sur des tâches redondantes, les réunions inutiles font perdre hebdomadairement une heure de travail aux employés. 87% des sondés travaillent environ 2 heures de plus chaque jour. Un employé bascule en moyenne 25 fois par jour à surfer entre 10 applications avec pour conséquence une communication peu efficace et des équipes moins productives (les équipes passent 30% de temps de plus que l’an passé sur des tâches ayant déjà été accomplies par d’autres)
10.5.2. Qu’est-ce que la gestion du temps ?
La gestion du temps dans la vie professionnelle quotidienne comprend les procédures de traitement des tâches dans le temps disponible. C’est la capacité de contrôler la façon dont vous utilisez votre temps. Elle comprend d’une part, l’analyse réaliste du temps requis et, d’autre part, la hiérarchisation des différents domaines de tâches
L’objectif central de la gestion du temps est la planification, la mise en œuvre et le contrôle efficaces de toutes les tâches. Il s’agira de stimuler l’exécution précise et ciblée des tâches et d’éviter les temps d’inactivité et les coûts d’inactivité. Le temps de travail disponible doit être utilisé de manière optimale.
De plus, l’élimination des pertes de temps et des facteurs perturbateurs est un autre sous-objectif de la gestion du temps. Spécialistes et cadres, managers et employés disposent d’un large éventail de méthodes et de techniques pour une réalisation rapide et efficace des tâches.
« Une fois que vous aurez maîtrisé le temps, vous comprendrez à quel point il est vrai que la plupart des gens surestiment ce qu’ils peuvent accomplir en un an – et sous-estiment ce qu’ils peuvent accomplir en une décennie ! »
Anthony Robbins
Une bonne gestion du temps nous permet à l’évidence de maîtriser l’usage que vous faites de votre temps. De bonnes compétences en gestion du temps vous garderont motivé et vous aideront à mettre fin à la procrastination. Elles vous permettront non seulement d’améliorer votre productivité, mais surtout de mieux hiérarchiser vos activités au fil de la journée et de la semaine.
Vous aurez ainsi plus de temps pour vous détendre et prendre soin de vous. Ces aptitudes sont importantes pour tout manager car c’est la seule façon qui lui permette de faire son travail de la meilleure façon possible tout en encourageant son entourage à suivre son exemple.
Un manager qui sait gérer son temps sera en mesure de le faire efficacement, sans aide extérieure en hiérarchisation ses tâches :
- Importantes et urgentes
- Importantes mais pas urgentes
- Urgentes mais pas importantes
- Ni urgentes ni importantes
10.5.3. Les avantages d’une bonne gestion du temps
En apprenant et en utilisant des compétences en gestion du temps, les managers ou tout autre employé acquièrent une confiance en soi renouvelée et solide qui est le tremplin vers l’avancement professionnel et un meilleur équilibre travail-vie personnelle.
Une bonne gestion du temps et des techniques de travail éprouvées et sophistiquées vont influencer votre efficacité et vos performances. Comme ils vont réduire la pression sur les activités à accomplir et augmenter votre productivité et donc votre réussite.
Tout manager qui s’attache à prendre au sérieux les principes et les méthodes de gestion du temps et les met en œuvre bénéficiera des avantages suivants :
Parmi les avantages d’une bonne gestion du temps, citons ;
- Etre moins sujet au stress
- Une meilleure vision sur les travaux à venir
- Améliorer sa productivité
- Améliorer la confiance en soi
- Minimiser la procrastination
- Des priorités plus claires
- Réduit le gaspillage du temps et des ressources
- Avoir plus de temps libre dans la journée
- Plus de liberté pour la créativité
- Perdre vos mauvaises habitudes
- Réduction du stress et de l’anxiété
- Possibilité de séparer vie professionnelle et vie privée
- Plus de temps libre pour des activités sportives ou de loisir
10.5.4. Comment bien gérer son temps
Avoir de solides compétences en gestion du temps contribue sans nul doute à vous permettre d’atteindre des objectifs clés et de progresser dans votre carrière.
Une gestion du temps réussie n’est pas bien entendu toujours facile et demande parfois beaucoup de discipline, mais tout le monde peut l’apprendre. Une bonne gestion du temps nécessite une planification à l’avance. Comment répartir judicieusement mes heures de travail ? Comment utiliser efficacement toutes les heures de la journée sans m’enliser ?
Peu importe que vous ayez besoin de plus de temps pour vous-même, pour votre famille ou pour vos activités en suspens, vous devez trouver et éliminer vos pertes de temps afin de créer à nouveau plus de liberté.
« Il ne suffit pas d’être occupé, les fourmis aussi le sont. La question est, à quoi sommes-nous occupés? »
Henry David Thoreau
Bien gérer votre temps peut vous aider à progresser dans votre carrière. L’organisation de chaque journée vous aide à terminer votre travail à temps, à rester engagé lors de réunions importantes et vous donne de l’espace pour être créatif et proactif dans vos tâches.
Il y a déjà bien longtemps, Sénèque nous avertissait : « Ce n’est pas trop peu de temps dont nous disposons, c’est trop de temps que nous n’utilisons pas. »
Il est important de savoir quelles activités sont en attente dans un proche avenir et combien de temps elles prendront. Ces tâches et périodes peuvent ensuite être transcrites dans un calendrier et affectées à des jours et heures spécifiques de la journée, en tenant compte des échéances. Un calendrier est considéré comme plus avantageux qu’une simple liste de tâches, car la durée de la tâche peut également être vue d’un coup d’œil.
10.5.4.1. Faites ressortir vos priorités.
Priorisez les choses que vous avez à faire. Cela inclut les tâches que vous assignerez à vos employés. Un plan efficace bien pensé laisse peu de place au gaspillage. Concentrez-vous sur ce qui est vraiment important pour vous, comme la mise en œuvre de la stratégie et des objectifs spécifiés de l’entreprise, les clients clés, le développement de produits, les projets rentables, la motivation des employés.
10.5.4.2. Elaborez une liste de taches à effectuer
Une liste de tâches énumère tout simplement ce que vous avez à accomplir. Effectuer un suivi efficace des échéances de vos tâches aide à définir des priorités et à réaliser un travail de qualité. Le problème, c’est que nos listes de tâches sont bien trop souvent désorganisées et sans véritable lien avec le travail effectué.
Faites appel à des applications Android ou iOS (« to do list ») pour vous faciliter la tâche. Des applications telles que Google Tasks ou Todoist ou encore any.do peuvent vous être d’une grande utilité.
Contrairement aux listes manuscrites, les applications peuvent en effet vous permettre de ne pas égarer la liste (elle est en permanence sur votre smartphone) de trier et hiérarchiser vos taches avec un simple glisser-déposer (une liste manuscrite vous aurez obligé à tout réécrire), d’adjoindre des commentaires ou des priorités, des échéances, de prévoir à la fois plusieurs listes (Pour votre travail personnel, pour votre équipe ou pour votre activité privée)
10.5.4.3. Sachez dire NON !
Ayez donc le courage de dire « non » quand il le faudra. Même la meilleure planification est inutile si la charge de travail dépasse le temps disponible de la journée. Appels téléphoniques dérangeants, réunions imprévues, demandes par e-mail. Souvent nous hésitons à dire non, car nous voulons toujours faire plaisir à notre patron, à nos collègues ou à nos partenaires commerciaux. Ayez le courage de dire « non » : c’est plus facile et plus simple que vous ne le pensez.
Ceci est d’autant vrai que les manager ne doivent pas perdre de vue leur propre équilibre vie professionnelle/vie personnelle. Du temps pour eux, pour la famille, pour le sport et les loisirs, mais aussi pour la culture (Cinéma, théâtre, concerts)
10.5.4.4. Evitez de confondre urgence et importance.
La priorité est toujours ce qui se passe ou celui qui crie le plus fort – malheureusement pas toujours la tâche qui est vraiment importante. « Important » et « urgent » sont deux choses très différentes.
L’urgent est rarement important, et l’important est urgent. Quand le patron ou un client ou un conjoint ou un partenaire crie, c’est un signe de vie, mais est-ce vraiment important ? Quiconque crie pense que sa préoccupation est la chose la plus importante à travers la planète.
Les choses vraiment importantes sont généralement négligées ou alors exécutées à la toute dernière minute, parfois bâclées par manque de temps.
10.5.4.5. Débranchez le multitâches
Croire qu’on est plus efficace en faisant plusieurs choses à la fois est une monumentale erreur. Passer des appels téléphoniques tout en écrivant un email, consulter des e-mails tout en discutant avec un collaborateur, écouter de la musique et rencontrer des amis en ligne en même temps, le multitâche appelé encore par ce nom barbare de « multitasting » fait partie de la vie quotidienne de nombreuses personnes.
Cependant, les experts en psychologie et en neurosciences considèrent qu’il ne s’agit que d’une illusion. Ca ressemble à de l’efficacité mais ça n’en est pas. C’est de l’auto-tromperie.
De son côté un ancien ponte de Google, Douglas Merrill, ex-vice-président chargé des services d’information, et auteur de « Getting Organized in the Google Era » (« Soyez organisé à l’heure de Google ») best-seller aux Etats-Unis, nous explique dans un admirable article sur Forbes « Pourquoi le multitâche ne fonctionne pas » : « Nos cerveaux ne sont tout simplement pas équipés pour les tâches multitâches qui nécessitent de la puissance cérébrale… Lorsque vous essayez d’accomplir deux tâches dissemblables, chacune nécessitant un certain niveau de considération et d’attention, le multitâche s’effondre »
« La façon la plus courte de faire beaucoup de choses est de ne faire qu’une chose à la fois. »
Mozart
Vous pouvez réduire l’effort de gestion si vous donniez simplement plus de temps à une tâche. Le réflexe de multitâches vous éparpille et vous perdez en efficacité.
Travaillez sur une tâche, terminez-la et entamez une autre. Si vous essayez de tout faire en même temps, vous n’obtiendrez rien de bien. Le cerveau ne peut se concentrer que sur une chose à la fois, car la conscience n’a qu’un seul contenu à la fois.
10.5.4.6. Sachez déléguer
L’une des leçons les plus difficiles à apprendre en tant que leader est la capacité de déléguer. Il semble souvent plus efficace de faire quelque chose soi-même que de le déléguer et de l’expliquer longuement.
Les managers qui ne peuvent ou ne veulent pas déléguer se passent d’un outil de management performant. Au lieu de se soulager, ils vont s’enfoncer dans un entêtement qui va les conduire tout droit au surmenage notoire et leurs employés à la résignation mentale et la démotivation.
Rappelons-nous ces mots datant de plus de cent ans de Theodore Roosevelt : « Quiconque veut être un leader doit avoir le bon sens d’assigner le travail aux bonnes personnes et suffisamment d’autodiscipline pour ne pas gâcher leur travail. ». Que dire de mieux !
Au fur et à mesure que vous prenez des responsabilités, il faut vous délester de certaines tâches. Vous devrez tôt ou tard abandonner certains travaux. Sinon, vous n’aurez jamais le temps de vous occuper des taches qui vous reviennent tels que la définition des objectifs ou encore des orientations stratégiques.
La délégation de tâches aux employés est un puissant outil de gestion du temps. Vous ne pouvez pas tout faire seul. Vous n’avez peut être même pas à le faire. Concentrez-vous sur vos points forts, sur les choses dans lesquelles vous êtes le meilleur. Et laissez tout le reste à ceux qui en savent plus. Les managers seront soulagés et les subordonnés ravis de cette confiance placée en eux ce qui va davantage renforcer leur engagement et leur motivation.
HISTOIRES A MÉDITER
LA VIE ET SES PRIORITÉS
Une histoire renferme un message important lié à l’établissement des priorités dans nos vies. Elle est d’ailleurs reprise par Stephen R. Covey dans son livre « The Way to the Essential ».
Cette histoire raconte qu’un professeur de philosophie qui donnait une conférence. Devant lui, il avait un gros bocal en verre, un tas de cailloux, un sac de gravillons, un sachet de sable. Lorsque la classe a commencé à s’installer, sans mot dire il a pris un grand bocal en verre qu’il commença à remplir à ras bord avec des cailloux de quelques trois centimètres de diamètres.
Ayant terminé, il demande à ses élèves si le bocal était plein. Ils répondirent unanimement qu’il était plein.
Le professeur a alors pris un sac de gravillons qu’il commença à déverser dans le bocal et à le faire pénétrer entre les cailloux. Il posa de nouveau la question à ses élèves : Le bocal est-il plein ? Riant de leur précédente réponse et comprenant le manège, tous les élèves ont sans hésitation répondu » Non ! »
Le professeur a alors pris un sachet de sable qu’il commença à déverser dans le bocal et à le faire pénétrer entre les cailloux et gravillons en le secouant un petit peu.
Ceci fait, il reposa de nouveau la question. Le bocal est-il plein ? Cette fois-ci les élèves répondirent que le bocal était définitivement plein.
Le professeur leur expliqua alors la morale de cette histoire qui apparaît sous de nombreuses formes, certaines incorporent le quatrième élément (l’eau). Ce bocal commença-t-il représente votre vie. Les cailloux dit-il représentent vos principales priorités à inclure dans votre vie. Ce sont les choses vraiment importantes, comme la santé, la famille et les véritables amis. Si tout le reste était perdu et qu’il ne restait que les cailloux, votre vie aurait toujours un sens.
Les gravillons représentent les autres choses qui comptent dans votre vie, comme le travail ou la formation. Le sable représente les « petites choses » restantes et les possessions matérielles.
Ainsi conclut-il, si vous mettez d’abord le sable dans le bocal, il n’y a plus de place pour les gravillons ou les cailloux. La même chose peut s’appliquer à vos vies. Si vous consacrez tout votre temps et toute votre énergie aux petites et futiles choses, vous n’aurez jamais de place pour mettre les choses qui sont vraiment importantes.
Faites attention leur dit-il aux choses de la vie qui sont essentielles à votre bonheur et à votre bien-être. Faites de la place pour ce qui est important. Prévoyez le temps dont vous avez besoin pour l’accomplir. Prenez soin de votre santé, ne négligez pas vos examens médicaux. N’hésitez pas à jouer avec vos enfants, à courir avec eux, à inviter votre grand-mère et votre grand-père à venir diner chez vous. Laissez à plus tard le nettoyage de la maison ou l’achat du costume ou du tailleur qui vous tient à cœur. Fixez vos priorités. Le reste n’est que gravillons et sable.