Vous connaissez surement ces personnes qui pataugent, s’enlisent et se laissent entrainer dans des tâches sans importance et peu urgentes. Le principe d’Eisenhower est destiné à empêcher exactement cela. Il est utilisé pour augmenter la productivité d’une personne ou d’une organisation. Malgré sa simplicité, l’outil d’analyse est extrêmement utile pour mieux fixer les priorités, optimiser sa propre gestion du temps et atteindre ses objectifs plus rapidement.
Comme aimait à le dire Catherine Faux « Travailler sur la bonne chose est probablement plus important que de travailler dur. »
Le but est de se concentrer sur l’essentiel et de ne pas se laisser distraire par les petites choses sans réel intérêt. La technologie devrait aider à établir des priorités et à ne pas se perdre dans les activités futiles.
La création d’une liste de tâches est la première étape dans la réalisation de votre travail. Mais comment décidez-vous à quoi vous attaquer en premier lorsque vous n’avez pas assez de temps pour tout faire en une journée ? C’est là que le président Eisenhower vient à a rescousse. Grâce à une hiérarchisation efficace, vous pouvez augmenter votre productivité et vous assurer que vos tâches les plus urgentes sont effectuées immédiatement.
1. Qu’est-ce que le principe d'Eisenhower ?
D’abord le nom de ce principe provient de Dwight D. Eisenhower, 34e président des Etats-Unis de 1953 à 1961. Avant de devenir président, Eisenhower a servi comme général dans l’armée américaine et comme commandant suprême des forces alliées pendant la Seconde Guerre mondiale. Il est également devenu plus tard le premier commandant suprême de l’OTAN.
Il a dû prendre dans sa vie très mouvementée, des décisions très difficiles et très délicates sur les nombreuses activités qu’il exécutait chaque jour. Cela l’a finalement mené à inventer le célèbre principe d’Eisenhower, qui nous permet aujourd’hui d’établir des priorités selon l’urgence et l’importance. On raconte que le président Eisenhower aurait souvent utilisé la technique lui-même et l’aurait enseignée à son personnel.
Ce que l’on appelle le principe d’Eisenhower est une façon d’organiser les tâches en fonction de l’urgence et de l’importance, ce qui vous permet de hiérarchiser efficacement vos tâches les plus importantes.
Ce principe (également appelé méthode d’Eisenhower ou matrice d’Eisenhower) répartit les taches d’une entreprise en quatre catégories en fonction de leur importance et de leur urgence. Ce principe consiste à optimiser votre gestion du temps et à accomplir les taches de manière planifiée. Il s’agira de séparer ce qui est important de ce qui ne l’est pas et de séparer l’urgent de ce qui ne l’est pas.
L’idée de base du principe d’Eisenhower est une catégorisation ciblée des taches. La division en quatre catégories devrait permettre de décider plus facilement quoi faire ensuite. La classification est basée sur deux paramètres : l’urgence et l’importance.
Vos taches peuvent être divisées en quatre quadrants, comme indiqué dans la matrice ci-dessous. Cela permet d’avoir une bonne vue d’ensemble de toutes les taches devant être réalisées. La matrice est établie sur un repère. L’axe des abscisses représente l’urgence (l’urgence augmentant de gauche à droite) et l’axe des ordonnées représente l’importance (l’importance augmentant de bas en haut)
Taches du quadrant N° 1 : importantes et urgentes
Taches du quadrant N° 2 : importantes et pas urgentes
Taches du quadrant N° 3 : urgentes mais pas importantes
Taches du quadrant N° 4 : ni urgentes ni importantes
Les taches du quadrant N° 1: Il est préférable de les faire vous-même immédiatement. De cette façon, vous pouvez vous assurer qu’ils seront toujours bien achevés et à temps.
Les taches du quadrant N° 2 : Ces taches sont aussi si importantes que vous devriez les faire vous-même. Cependant, comme ils ne sont pas urgents, vous fixez un moment précis dans le futur où vous les traiterez. Vous allez planifier leur réalisation.
Les taches du quadrant N° 3 : Ces taches ne sont pas importantes et vous pouvez les déléguer à vos collaborateurs ou vos employés.
Les taches du quadrant N° 4 : Ces taches peuvent être abandonnées ou ignorées pour l’instant.
Voyons maintenant comment dans votre travail quotidien, vous pouvez utiliser la méthode Eisenhower et sa matrice importance-urgence.
« Tant que nous ne pouvons pas gérer le temps, nous ne pouvons rien gérer d’autre. »
Peter Drucker
2. Comment fonctionne le principe Eisenhower ?
Si vous souhaitez maintenant classer vos taches selon le principe d’Eisenhower, vous devez d’abord déterminer leur importance et leur urgence.
2.1. Déterminer l'importance et l'urgence
Dans un discours prononcé en 1954 devant la Deuxième Assemblée du Conseil œcuménique des Églises, l’ancien président américain Dwight D. Eisenhower, a déclaré : « J’ai deux types de problèmes : un problème urgent et un problème important. L’urgent n’est pas important, et l’important n’est jamais urgent ».
Urgent et important semblent être des termes similaires ou du moins très proches à première vue, mais lorsqu’ils sont analysés en termes de matrice d’Eisenhower, la différence entre les deux est cruciale. Cette distinction entre urgent et important dans la matrice Eisenhower peut vous aider à déterminer les tâches que vous devez accomplir immédiatement et celles qui peuvent être mieux gérées par d’autres membres de l’équipe.
Les tâches importantes peuvent ne pas nécessiter une attention ou une intervention immédiate, mais elles vous aideront à atteindre vos objectifs à long terme. Ensuite, ce n’est pas parce que ces tâches sont moins urgentes qu’elles n’ont pas d’importance.
1) Pour savoir si une tâche est importante, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- La tâche me rapproche-t-elle de mes objectifs ou ceux de l’entreprise (exemple : amélioration du chiffre d’affaires) ?
- Quelqu’un d’autre peut-il prendre en charge la tache en question. Si c’est oui, ce n’est probablement pas si important.
- Est-ce que quelqu’un d’autre dépend de la réalisation de cette tâche ?
En tout état de cause, une tâche est considérée comme importante si elle sert à atteindre un objectif. Une tâche qui ne vous rapproche d’aucun de vos objectifs peut être considérée comme sans importance.
« La productivité est l’investissement délibéré et stratégique de votre temps, de votre talent, de votre intelligence, de votre énergie, de vos ressources et de vos opportunités d’une manière calculée pour vous rapprocher de manière mesurable d’objectifs significatifs. »
Dan S. Kennedy
Les tâches urgentes elles, nécessitent votre attention immédiate. Quand quelque chose est urgente, cela signifie qu’elle doit être faite immédiatement, et il y a des conséquences claires si vous ne terminez pas ces tâches dans un certain délai. Ce sont des taches ou activités que vous ne pouvez pas éviter, et plus vous les retardez, plus vous risquez de ressentir du stress, ce qui peut finalement conduire à l’épuisement professionnel
.2) Pour savoir si une tâche est urgente, vous pouvez vous poser les questions suivantes :
- Y a-t-il une date limite pour la tache ?
- Que se passe-t-il si je termine la tâche plus tard ? Quelles en seraient les conséquences?
- La tache prend-elle globalement beaucoup de temps(par exemple du fait de retours attendus ou probables, nécessité de nombreuses approbations, etc.) ? Si oui, vous devrez penser à commencer la tâche suffisamment tôt.
- Est-ce que quelqu’un d’autre dépend de l’exécution immédiate de la tâche ?
Une tâche est considérée urgente si elle perd son sens à une date précise dans un proche avenir. Si cela n’a pas d’importance (dans un avenir rapproché) lorsque vous terminez la tâche, la tâche n’est pas urgente.
Résumons-nous pour dire qu’avant tout, il est essentiel pour le succès du principe d’Eisenhower de faire la différence entre « important » et « urgent ». Les tâches qui sont actuellement traitées en priorité devraient vraiment être les tâches les plus importantes. Cela doit être vérifié tous les jours.
Le fait que les tâches les plus importantes ou les plus urgentes soient traitées en premier dépend des exigences individuelles : « Important » est tout ce qui fait avancer soi-même ou l’entreprise, tandis que « urgent » est tout ce qui a une date limite.
Cette classification étant faite, vous pouvez désormais affecter chaque tâche à l’une des quatre catégories ou quadrants de la matrice Eisenhower.
Conseil
Essayez de vous limiter à pas plus de 8 tâches par quadrant et n’oubliez pas : il ne s’agit pas de collecter mais de terminer des tâches. La matrice d’Eisenhower est un outil, la réalisation des taches est une fin.
2.2. Taches importantes et urgentes. Priorité absolue
Les taches importantes et urgentes ont à l’évidence, la priorité absolue. Si, sur votre liste, vous voyez une tâche qui nécessite une action immédiate, a des conséquences claires et a un impact sur vos objectifs à long terme, elle appartient à ce quadrant.
Les choses les plus importantes ont généralement trait aux questions liées à vos principales préoccupations de travail ou de formation. Vous devez toujours donner la priorité à ces taches et devez toujours les faire vous-même.
Parmi les exceptions à cette classification de priorité figurent les problèmes de nature grave qui vous affectent vous-même, un parent proche ou un bon ami. Si vous avez de graves problèmes de santé, votre examen universitaire (quand c’est personnel) ou votre réunion avec les actionnaires (quand c’est professionnel) n’ont naturellement plus la priorité absolue.
De plus, le principe d’Eisenhower exige que ces taches soient effectuées en toute urgence. Si une date précise pour ces taches n’est pas encore fixée de toute façon, l’urgence résulte habituellement de la nature de la question. Après un certain temps, la réalisation de ces taches n’a souvent plus aucun sens. Plus l’échéance de la tache se rapproche, plus cette tâche devient urgente.
Conseil
Il est préférable d’effectuer ces taches le matin, c’est-à-dire lorsque vous êtes encore plein d’énergie et que vous pouvez vous concentrer le mieux.
2.3. Taches importantes mais non urgentes : Programmer leur réalisation
Les taches du quadrant 2 (taches importantes mais non urgentes) de la matrice d’Eisenhower sont importantes pour votre entreprise à long terme. C’est là que vous placez toutes les tâches qui ne sont pas urgentes, mais qui revêtent de l’importance. Ces tâches sont souvent liées à vos objectifs à long terme, mais elles n’ont pas forcément besoin d’être exécutées immédiatement, vous pouvez planifier ces tâches pour plus tard.
Vous serez inspiré également de vous en charger vous-même. Cependant, ils ne sont pas très urgents, vous n’avez donc pas à les faire immédiatement. L’importance des taches n’est pas nécessairement liée au fait qu’elles doivent être accomplies en temps opportun. Il vous appartient dont de les programmer pour plus tard.
Cependant, vous devez définir une date fixe pour ces taches afin qu’elles n’aient pas à être transférées du quadrant 2 (Non urgentes) au quadrant 1 (urgentes).
Les taches importantes mais non urgentes peuvent être, par exemple, des projets à long terme qui peuvent être pris en charge progressivement sur une période relativement longue. Il serait alors judicieux de les décomposer en taches individuelles. Cela évite un arriéré de taches à la fin du projet.
Et il y a toujours d’autres préoccupations ou activités qui sont en suspens, mais qui ne sont pas prioritaires pour le moment. Grâce à leur intégration dans la matrice d’Eisenhower, elles restent non seulement dans le fond de l’esprit, mais sont également clairement définies sur le papier.
2.4. Taches urgentes mais sans importance : Déléguez-les
Les taches sans importance mais urgentes sont les taches du quadrant 3 de la matrice d’Eisenhower. Avec ces taches, le principe classique d’Eisenhower stipule que vous devriez déléguer ces taches. Si maintenant, vous n’avez pas la chance de disposer de collaborateurs ou employés, vous n’avez pas d’autre choix que d’effectuer vous-même ces taches.
Toutes ces taches doivent être accomplies en temps opportun. Mais comme elles sont si peu importantes pour les objectifs ou la réussite de votre entreprise, elles peuvent être confiées à des collaborateurs ou des employés qui vont ainsi prendre votre relais. Donc n’hésitez pas à les déléguer.
Gardez toutefois à l’esprit que vous devriez accorder moins de temps à la réalisation de ces choses qui sont moins importantes si vous avez des taches importantes qui restent encore en suspens et que vous devez faire en urgence. Auquel cas, ces dernières vont bénéficier d’un temps de réalisation plus généreux.
Dans une application personnelle du principe d’Eisenhower, imaginons que vous devez vous passer un examen final aujourd’hui et que ce jour même, un ami à vous a organisé l’après-midi une fête pour son anniversaire.
Cela rend, bien entendu, l’anniversaire réellement important de votre meilleur ami comparativement sans importance devant un examen final et déterminant pour votre avenir. Toutefois, les deux évènements ayant lieu à une date précise, votre adaptation du principe d’Eisenhower pour ce cas devrait être que vous vous rendiez à votre examen et que vous appeliez le soir pour présenter vos félicitations à votre ami.
Conseil
Si vous n’avez pas d’employés, vous devez prévoir un créneau de temps pour vous acquitter de ces taches urgentes mais sans importance, chaque jour, de préférence l’après- midi afin que vous puissiez vous concentrer pleinement sur des taches plus importantes le matin. Si des taches de ce type s’accumulent vous devrez envisager d’investir dans un employé pour faire avancer votre entreprise.
2.5. Taches ni importantes ni urgentes
La quatrième catégorie du diagramme d’Eisenhower est celle des taches du quadrant 4. Elles ne sont ni importantes ni urgentes.
Vous avez 2 options pour gérer ces taches à partir de la matrice Eisenhower :
- Corbeille: Vous abandonnez ces taches pour ne plus y revenir. Elles peuvent faire parties de ces distractions dont il faut se détourner.
- En instance: Toutes les taches vont dans ce lot seront à l’occasion traités par quelqu’un qui est libre ou qui a un peu de temps à y consacrer. Tout ce qui est classé ici n’est traité que lorsqu’il y a du temps pour cela. Vous pouvez également réexaminer la liste tous les trois mois. Certaines choses ont pu peut-être se résoudre d’elles-mêmes et sont donc cette fois totalement mis à la corbeille.
3. Avantages, inconvénients et critiques
Voyons maintenant pourquoi il est logique pour vous d’utiliser le principe d’Eisenhower, quels sont les inconvénients de la méthode Eisenhower et quelles critiques sont souvent formulées contre la méthode.
3.1. Parmi les avantages du principe d'Eisenhower :
- Simplicité et Visualisation: La matrice fournit une grille de décision extrêmement simple pour les tâches en attente. C’est vraiment facile à comprendre et à utiliser. Vous pouvez facilement vous représenter l’image des quatre catégories avec les tâches respectives dans la matrice d’Eisenhower à travers les quatre quadrants.
- Gain de temps: Mettre des choses à faire sur une liste libère votre esprit. Vous pouvez assez aisément reconnaître à partir de la matrice quelles tâches sont prioritaires et celles réellement inutiles qui ne font que vous faire perdre du temps (quadrant 3 mais surtout 4). La matrice permet d’identifier facilement les « voleurs » de temps. Demandez-vous toujours ce qui vaut la peine d’être fait en premier.
- Concentration sur les choses les plus importantes: Vous pouvez rapidement voir sur le diagramme d’Eisenhower quelles tâches et quels projets doivent être réalisés en toute priorité (quadrant 1) et celles pour lesquelles il faudra nécessairement prévoir une date fixe pour s’en acquitter (quadrant 2).
- Efficacité: La priorisation vous aide à accomplir vos tâches plus efficacement. Après la classification, vous saurez immédiatement comment gérer les tâches des différentes catégories (ex. tâches déléguées).
Né dans une famille d’immigrants pauvres, J. Meyer possédait une envie inébranlable d’apprendre, d’exceller et d’être innovant dans toutes ses entreprises. Pionnier dans l’industrie du développement personnel et de l’auto-amélioration, ses supports de formation à succès ont inspiré d’innombrables vies au cours des 50 dernières années.
« La productivité n’est jamais un accident. C’est toujours le résultat d’un engagement envers l’excellence, une planification intelligente et un effort ciblé. »
3.2. Parmi les inconvénients du principe d'Eisenhower
- Apprécier l’importance des taches :vous pouvez facilement reconnaître l’urgence d’une tâche grâce aux délais et aux rendez-vous. Cependant, il est parfois difficile d’estimer l’importance d’une tâche dans le contexte global : la méthode Eisenhower elle-même ne vous donne aucun conseil sur la manière de la réaliser. Vous êtes mal parti si vous classez une tâche urgente comme « sans importance » et que vous la déléguiez à quelqu’un, particulièrement si ce n’est pas la personne adaptée à la tache.
- Risque de déséquilibre à travers les quadrants. Les taches ne peuvent souvent pas être réparties uniformément sur les quatre quadrants. Dans la réalité, les tâches importantes sont rarement effectuées sans hâte et les tâches urgentes sont rarement sans importance. Ils ne sont donc pas équitablement répartis.
- Capacité à déléguer: Si vous n’avez pas de collègues à qui déléguer des tâches du quadrant 3, vous n’avez pas besoin de prioriser les tâches par importance. En fin de compte, vous devrez de toute façon prendre soin de toutes les taches.
- Pratique indispensable: Si vous n’appliquez le principe d’Eisenhower qu’accessoirement, vous pouvez rapidement perdre le fil car vous n’avez pas de pratique. Par ailleurs, la catégorisation des tâches peut prendre davantage de temps que les tâches elles-mêmes.
- Gradations au sein des catégories: Il faut avant tout hiérarchiser les tâches urgentes entre elles (celles relevant du quadrant 1 et celles relevant du quadrant 3). Vous ne pouvez pas commencer par toutes les tâches urgentes en même temps. Les quatre catégories simples de la méthode Eisenhower deviennent rapidement de nombreuses sous-catégories assez déroutantes.
- Autodiscipline: Même après avoir trié les tâches dans les catégories de la matrice Eisenhower, vous devez toujours vous motiver pour les accomplir.
3.3. Parmi les critiques adressées à la matrice Eisenhower :
- Que signifie important ? Le principe d’Eisenhower est souvent critiqué pour le fait que le terme « importance » n’est pas suffisamment défini. C’est pourquoi pour beaucoup, des tâches très urgentes sont importantes simplement parce qu’elles doivent absolument être faites rapidement. Il y a à ce niveau un travail de réflexion, qui, s’il devient chronophage fait perdre à la méthode son efficacité.
- Les tâches urgentes sont presque toujours importantes; les tâches importantes sont presque toujours urgentes: Le principe d’Eisenhower est souvent critiqué pour le fait que dans la réalité, il n’y a pratiquement pas de tâches relevant des quadrants 2 ou 3 car les tâches importantes sont souvent urgentes et les tâches urgentes, souvent importantes. Elles vont donc pratiquement se réduire aux quadrants 1 et 4. Ou c’est important et il faut s’en occuper ou alors il faut laisser tomber.
Conclusion
Le principe urgent/important d’Eisenhower permet d’identifier rapidement les activités sur lesquelles vous devez vous concentrer, ainsi que celles que vous devez ignorer.
Lorsque vous utilisez cet outil pour prioriser votre temps, vous pouvez traiter des problèmes vraiment urgents, tout en travaillant vers des objectifs importants à plus long terme.
En fait, après quelques utilisations, le principe d’Eisenhower devient intuitivement une seconde nature pour la plupart des gens. Vous savez alors immédiatement quoi faire, qu’est-ce qu’il faut faire illico-presto, qu’est-ce qu’il faut reporter ; qu’est-ce qu’i faut déléguer, vous avez moins de stress, plus de temps et plus de réussite. Merci Dwight !
3 Derniers conseils pour la route
1. Commencer par éliminez d’abord les tâches inutiles pour par la suite hiérarchiser plus efficacement. Avec cette stratégie, vous vous occupez d’abord de remplir le quadrant 4 avant de vous attaquer aux trois premiers quadrants.
2. Ne laissez pas les autres définir votre priorité. Planifiez la veille pour que dès le matin vous commencez à travailler sur les activités que vous avez fait ressortir comme prioritaires. Et à la fin, appréciez le sentiment d’achèvement.
3. Vous devez toujours conserver une seule liste pour les tâches professionnelles et privées. De cette façon, vous ne pourrez jamais vous plaindre de n’avoir pas eu le temps pour votre famille ou vous-même à la fin de la journée.