Pour une réunion efficace : pas plus de 2 pizzas !
Le secret de tant d’entreprises technologiques qui dominent le monde ne réside pas seulement dans des capitaux importants, des investissements rentables ou une technologie gagnante. La capacité à innover en permanence en matière de processus et d’organisation du travail compte également.
Il s’agit plutôt d’une propension à innover, d’une volonté de prendre des risques et, plus généralement, d’une nouvelle façon de travailler. Il ne s’agit pas seulement de travailler dans des bureaux sans murs, colorés, avec de nombreuses chaises design et un baby-foot dans le coin café. Parmi les nombreuses règles plus ou moins d’or qui ont émergé de la Silicon Valley, beaucoup ont été frappés par celle qui est en vogue chez Amazon (qui est pourtant basée à Seattle). Il s’agit de la règle des deux pizzas.
Les réunions, quelle que soient leurs formes font partie du quotidien de nombreux employés et responsables. Jusqu’à récemment, tous les participants se réunissaient autour d’une table dans une pièce pour espérer prendre une décision à propos d’un problème qui les préoccupe. Aujourd’hui, avec le boom du télétravail, l’action s’est déplacée devant les webcams des ordinateurs portables.
« Je ne fais pas de réunions. » Karl Lagerfeld
Mais les réunions, qui étaient déjà tenaces comme une véritable glue, le sont aussi dans le numérique. On parle, on parle, on parle, on blablate beaucoup. Et à la fin, personne ne sait de quoi il s’agit.
Ce qui vous attend dans cet article :
1. Des réunions stériles
Il semble qu’on ne peut pas se passer de réunions, c’est surtout vrai dans les bureaux de direction. Près de 50% des réunions organisées sont inutiles selon de nombreuses enquêtes. Toutes les réunions ont-elles vraiment un sens ? La réponse claire est : Non, ce n’est pas le cas.
Pourtant, les coachs d’entreprise rappellent régulièrement que de nombreuses réunions sont loin d’être organisées de manière efficace. Les réunions d’affaires avec un grand nombre de personnes autour d’une table sont la mort à petit feu de toute organisation.
Les réunions ont-elles vraiment un sens ? De plus en plus d’entreprises se posent la question. De nombreux professionnels considèrent qu’il y a trop de réunions alors qu’elles ne fonctionnent souvent pas de façon idoine. Pourtant, les employés de bureau passent souvent une grande partie de leur journée de travail dans des salles de réunion ou des vidéo conférences.
Et ce n’est pas seulement dû à une mauvaise préparation ou à l’absence d’un modérateur – c’est souvent la composition et le nombre de participants eux-mêmes qui rendent la réunion aussi inutile qu’une paire de tétons sur un bœuf et aussi dangereuse qu’une trappe dans un canoë.
« Je n’accepte pas les réunions ou les appels sans ordre du jour clair ni heure de fin. Si le résultat souhaité est défini clairement avec un objectif déclaré et un ordre du jour énumérant les sujets ou les questions à couvrir, aucune réunion ou appel ne devrait durer plus de 30 minutes. Prévoyez-les [réunions] à l’avance afin que vous puissiez mieux vous préparer et faire bon usage du temps ensemble. »
Tim Ferris, conférencier
et auteur de « 4-hour Working Week ».
L’un des problèmes les plus fréquents est que les rendez-vous ne sont pas soigneusement préparés et qu’aucun ordre du jour n’est établi. Et en règle générale, il y a aussi plus de participants à une réunion qu’il n’en faudrait. Il s’ensuit de la parlotte sans fin, mais presque pas de contenu. Les réunions peuvent prendre beaucoup de temps. Trop de participants dans des réunions rendent celles-ci stériles.
L’erreur réside généralement dans le fait qu’on ne pense pas beaucoup à l’objectif de la réunion. Beaucoup sont exécutées dans des cercles relativement grands par défaut. Il n’est pas clair d’identifier qui est censé contribuer à quoi. Cela ne conduit ni à la productivité ni à la satisfaction des participants. Il y a en fait trois raisons pour les réunions : soit vous voulez travailler ensemble, soit vous avez une coordination de routine, soit encore l’accent est mis sur l’échange social.
Les réunions sont considérées comme l’une des plus grandes pertes de temps au bureau. Et, ce n’est pas une coïncidence si, dans la Silicon Valley, lorsqu’ils ne peuvent pas éviter les réunions, ils les font parfois en mode « stand-up », des réunions en station « debout », parce que dans la position debout, vous êtes moins enclin à perdre du temps (on estime qu’une réunion debout dure 15 minutes au maximum).
Dans une célèbre bande dessinée se moquant des bureaucraties notoires des grandes entreprises, l’humoriste Dilbert, conclut : Dans une organisation complexe, le nombre idéal de réunions est celui où vous en avez tellement que vous pouvez toutes les sauter en disant que vous avez une autre réunion. »
Pourquoi les réunions sont-elles l’une des plus grandes pertes de temps au quotidien ? Les erreurs de réunion les plus couramment constatées sont entre autres :
- Une absence d’ordre du jour,
- Absence de préparation à la réunion
- Une composition et un nombre de participants inappropriés.
- Des interventions qui débordent,
- Des personnes qui étouffent tout simplement les discussions,
- Des râleurs avec des phrases assassines,
- Une modération insuffisante ou inexistante,
Chez Tesla, il existe une règle selon laquelle les employés peuvent simplement quitter les conférences s’ils se rendent compte que le contenu ne les concerne pas. Est-ce une bonne idée ou cela pourrait-il nuire à la culture d’entreprise ?
2. Réunions. Y-a-t-il un nombre optimal de personnes ?
Quel est le nombre maximum de personnes qui doivent assister à une réunion ? L’effet positif de la règle des deux pizzas est facile à voir lorsque l’on considère les implications d’une sous-participation ou d’une sur-participation.
Les petites réunions d’équipe créent un sentiment d’intimité qui encourage des discussions significatives et plus ouvertes. Les petits groupes permettent de s’assurer plus facilement que chacun ait la possibilité d’avoir son point de vue : chacun est entendu et se sent valorisé.
Mais la simple formule « moins c’est plus » ne fonctionne que dans une certaine mesure.
2.1. Que se passe-t-il s'il y a trop de participants ?
Lorsqu’il s’agit de réunions à neuf personnes ou plus, un adage bien connu entre en jeu : « Trop de cuisiniers gâtent la sauce ». Les réunions sur Amazon ont même une limite supérieure de seulement 8 participants. La raison en est que trop de personnes risquent de diminuer le résultat d’une séance de travail axé sur les résultats.
Une réunion avec plusieurs personnes impliquées devient vite confuse et s’enlise dans le charabia. Jeff Bezos, grand initiateur de la règle des « 2 pizzas » est conscient d’un problème : plus il y a de personnes qui assistent à une réunion, plus le risque qu’elles entravent les bonnes solutions est grand.
Trois pizzas seraient clairement trop. Plus il y a de participants, plus on parle. De plus, le temps de parole de chacun devient confus. Ainsi, avec un plus grand nombre de participants, les modérateurs sont plus sollicités pour intervenir pour équilibrer et limiter le temps de parole.
Si de nombreuses opinions se rejoignent, leur discussion prend naturellement plus de temps. Dans le même temps, la concentration en souffre parce que davantage d’informations doivent être traitées. Cela augmente à son tour le risque de malentendus et ne peut être résolu qu’avec une stricte modération.
Sur le plan psychologique, les grands groupes doivent également être évités car ils rendent difficile la prise de parole des participants introvertis.
« Les personnes qui aiment les réunions ne devraient pas être responsables de quoi que ce soit. »
Thomas Sowel
Les chercheurs en communication disent, par exemple, qu’une réunion avec plus de huit ou un maximum de neuf membres ne fonctionne presque jamais efficacement. Elle se transforme alors en une scène d’autoportrait où chacun y va de son discours soporifique.
Les auto-promoteurs se confrontent et se parlent avec rage, les types plus calmes s’assoient dans un coin sans un mot et se retiennent. Les participants introvertis n’ont pas la possibilité de parler. Et chaque participant doit consacrer plus de temps aux réunions et aux diverses tâches de coordination qu’à son travail proprement dit.
En raison de ces effets, les participants perdent souvent le respect pour la réunion lorsque le groupe est trop grand. Ils se préparent moins et adoptent généralement un rôle plutôt passif, voire résigné. Plus le groupe est grand, moins on s’attend à ce que l’implication personnelle de chacun soit perçue. Il en résulte finalement une spirale descendante qui aboutit à des réunions extrêmement improductives.
A partir d’un groupe de personnes qui dépasse 8 ou 9 personnes, se pose ainsi le problème des groupes trop importants :
- Trop d’opinions,
- Effort de modération accru,
- Les « timides » n’ont pas la chance de s’exprimer suivant la devise « Les autres ont déjà tout dit. »,
- Chaque membre de l’équipe doit partager son attention avec plusieurs collègues, conduisant à moins de cohésion dans le groupe,
- Plus de communication signifie aussi moins de temps pour le travail proprement dit.
2.2. Que se passe-t-il s'il y a trop peu de participants ?
Toutefois, les réunions de moins de cinq participants peuvent facilement souffrir de « groupthink« , car les personnalités plus fortes marquent et influencent directement les autres. Si le groupe est trop petit, la personnalité la plus dominante peut prévaloir.
Certaines questions et discussions nécessitent l’avis de collègues de différents services ou ayant des compétences différentes. Ce n’est pas garanti avec moins de cinq personnes. A cela s’ajoute le manque de diversité : Les petits groupes réduisent également la diversité des perspectives et des opinions disponibles, ainsi que la diversité des expériences et des réseaux, ce qui peut à son tour nuire à la qualité de la prise de décision. Les équipes sont à leur meilleur avantage lorsqu’elles mettent en scène le plus de personnages différents possible.
Selon la règle des 2 pizzas, le nombre minimum de personnes pour une réunion est de 5 personnes. En dessous, il peut arriver que trop peu d’apports soient générés dans le groupe parce qu’il y a simplement un manque de perspectives. Différentes opinions et perspectives animent la discussion et sont cruciaux pour constituer la base de nombreuses techniques de créativité.
Les petits groupes sont plus faciles à modérer, explique Bezos dans une conférence économique. Mais à quelle hauteur le nombre devrait-il être?
Feu J. Richard Hackman, chercheur à Harvard, a conclu que quatre à six membres constituent la taille optimale d’une équipe pour la plupart des tâches, qu’aucune équipe de travail ne devrait compter plus de 10 membres et que les problèmes de performance et les frictions interpersonnelles augmentent « de manière exponentielle à mesure que la taille de l’équipe s’accroît ». La règle des 2 pizzas d’Amazon vise à empêcher cela en fournissant un guide approximatif du nombre optimal de personnes devant être présentes.
Selon l’étude menée par le chercheur, en dessous de cinq participants, on court le risque de tomber dans ce que l’on appelle la pensée de groupe ou Groupthink, conduisant à ce que des personnes au sein d’un groupe se rallient à l’opinion ou au jugement de la majorité, bien qu’elles aient une autre opinion ou soient même convaincues que le jugement n’est pas idoine. Les causes de ce « ralliement » peuvent être, entre autres, le besoin d’harmonie, la peur, le désir d’appartenance et d’autres raisons psychologiques comportementales.
3. Qu’est-ce que la règle des 2 pizzas
Ce n’est pas le fruit de la chance, du hasard ou d’un accident si Jeff Bezos figure parmi les 3 premières personnes les plus riches au monde, en compagnie d’Elon Musk et Bernard Arnault. Bezos a travaillé dur pendant de nombreuses années et a ainsi réussi à développer des techniques, des secrets, des stratégies et des règles pour atteindre, maintenir et entretenir le succès, qui va au-delà de l’argent.
Amazon, l’entreprise qu’il dirige depuis de longues années, a commencé comme un modeste magasin destiné à vendre des livres en ligne. Mais, Bezos s’est rendu compte que son potentiel était bien plus grand. En dépit du fait que beaucoup l’ont dissuadé d’aller plus loin, qui lui avaient assuré qu’il valait mieux se maintenir avec ce qui fonctionnait déjà, il a pris la décision de s’étendre à de nouveaux projets et de nouveaux territoires.
C’est ainsi qu’il est devenu parmi les personnes les plus riches du monde, prêt à devenir le premier trillionnaire de l’histoire dans quelques années (c’est du moins ce qu’affirment certains experts, notamment parce qu’il peut gagner des millions de dollars en quelques minutes).
Pour qu’une entreprise technologique réussisse, il ne suffit pas de se concentrer uniquement sur les investissements réalisés ou la technologie utilisée. Un autre facteur clé est la méthode de travail. Les employés d’Amazon le savent bien : la « méthode des deux pizzas » est utilisée pour optimiser les réunions de travail et les rendre plus efficaces.
Il semblerait que cette méthode ait été introduite par Jeff Bezos lui-même dans les premiers jours de l’entreprise qui allait devenir un peu plus tard, le plus grand magasin en ligne du monde.
La composition et le nombre de participants à la réunion, sont donc fondamentaux pour la productivité d’une réunion. Pour que les réunions se déroulent efficacement et soient couronnées de succès, le patron d’Amazon, Jeff Bezos, a imaginé la règle dite des « deux pizzas ».
Mais en quoi consiste cette règle de « deux pizzas » ? La réponse est très simple, chaque réunion devrait être organisée par un groupe de personnes suffisamment restreint pour se nourrir de deux pizzas. Autrement dit, une réunion ne doit pas durer plus longtemps qu’il n’en faut pour manger deux pizzas, et il ne doit pas y avoir plus de participants qu’il n’est possible d’en nourrir avec deux pizzas (les pizzas américaines sont si grandes, mais le concept est toujours le même : peu de participants).
Avec cette règle, Bezos a établi que chez Amazon, seul le nombre de participants pouvant être rassasiés par deux pizzas pouvait être invité à des réunions. Mais quel doit être ce nombre ? Selon certains experts, ce nombre est de 5, tandis que d’autres disent qu’il doit être de 7. Cependant, tous s’accordent sur un point. Le nombre de personnes dans une équipe ne doit PAS dépasser 9.
Une pizza américaine (ayant en moyenne un diamètre de 40 centimètres), suffit pour quatre portions, donc pour quatre participants à la réunion. Ainsi, chez Amazon, huit personnes au maximum sont autorisées à participer à une réunion.
Cette règle simple permet, selon les experts, d’être plus productif, de mieux gérer son temps et de trouver de meilleures solutions aux problèmes, ainsi que de mieux travailler en équipe (ce qui, selon Bezos lui-même, est très important pour réussir). La raison en est facile à imaginer : lorsqu’il y a trop de monde, on perd plus de temps entre l’organisation et le déroulement de la réunion, la réunion risque de devenir trop longue et improductive et, inévitablement, il y a plus de distractions.
Selon M. Bezos, quel que soit votre projet, votre type d’entreprise ou votre objectif, vous devez être entouré des bonnes personnes, mais pas trop, car cela peut compliquer la dynamique et l’interaction, et tant d’opinions et d’idées différentes vous empêchent de prendre les bonnes décisions à temps.
Le chef de l’entreprise qui a adopté ce paradigme pour la première fois, Jeff Bezos, déclare : « Nous essayons de créer des équipes qui ne soient pas plus grandes que ce qui peut être nourri par deux pizzas, nous appelons cela la règle de l’équipe des deux pizzas. »
En plaisantant, on pourrait dire que Bezos est devenu l’une des personnes les plus riches du monde parce qu’il n’a pas perdu de temps en réunions mal conçues ou mal dimensionnées en participants. Les réunions sont importantes, aucune entreprise ou équipe ne peut vraiment s’en passer : mais combien d’entre vous ont perdu des après-midi entiers dans des réunions où tout le monde s’écarte du sujet et où, au final, aucune décision importante n’est prise ? Plus ou moins tout le monde.
« Les réunions sont la clé de voûte de tout. Si quelqu’un dit que vous avez une heure pour enquêter sur une entreprise, je ne regarderais pas le bilan. Je regarderais leur équipe de direction en réunion pendant une heure. S’ils sont clairs et concentrés, je dirais que c’est une bonne entreprise dans laquelle il vaut la peine d’investir. »
Patrick Lencioni
Cette règle d’organiser des séances de travail avec un nombre restreint de participants, vise à atteindre les objectifs suivants :
- Réduction des frais de communication
- Amélioration de la collaboration
- Délais de mise sur le marché plus courts,
4. Quels sont les avantages de la règle des deux pizzas ?
Une taille de groupe gérable est d’une immense importance pour la productivité des réunions, mais est sous-estimée dans de nombreuses entreprises. Quiconque pense que les grandes entreprises doivent organiser des réunions avec plus de personnes se trompe lourdement.
Au fur et à mesure que la taille de l’équipe augmente, la qualité de la communication continue de se dégrader. C’est particulièrement vrai dans le cas des réunions de groupe. Une bonne partie de l’assistance n’intervient souvent pas et tombe dans la tendance de la pensée de groupe (Groupthink). En revanche, dans les petits groupes, la pensée créative circule et les conversations entre les personnes sont plus productives. Des réunions plus petites peuvent créer un sentiment d’intimité qui conduit souvent à des discussions plus significatives et plus ouvertes.
Quand on est peu nombreux, on perd moins de temps à se mettre d’accord sur les agendas de chacun, moins de temps à répondre à des courriels, moins de temps dans des réunions interminables où chacun doit parler même s’il n’a pas grand-chose à dire et où il est difficile de tirer des conclusions.
Moins de participants signifie également plus de temps pour écouter et considérer le point de vue de chaque membre de l’équipe.
Le groupe se sentira à son tour écouté et respecté et sera par conséquent plus productif. Ce niveau d’ouverture et de clarté dans une petite réunion permet d’aligner plus facilement les actions et les résultats. Lorsque les équipes sont petites, elles restent agiles et prennent des décisions rapidement.
Les petits groupes présentent également des avantages significatifs :
- Les petits groupes sont plus faciles à modérer
- Efficacité grâce à moins de communication et de frais organisationnels
- Le risque de mauvaise communication est moindre
- Chacun peut avoir son mot à dire et être entendu
- Les réunions ont un contenu et une profondeur technique plus élevés
- Un dialogue peut avoir lieu entre tous les acteurs
- L’atmosphère est plus confiante et les gens parlent plus ouvertement
- La coopération est plus étroite et plus efficace
- Il y a suffisamment d’opinions et de contributions sur un sujet.
5. Quand stanford donne raison à Jeff Bezos
La règle des deux pizzas coïncide également avec d’autres études sur le nombre optimal de participants. Il y a quelques années, une étude de Stanford est arrivée à la conclusion que sept est le nombre parfait pour une réunion productive. Cette étude de Stanford, par exemple, montre que les problèmes d’efficacité et les frictions interpersonnelles augmentent de façon exponentielle avec l’augmentation de la taille de l’équipe. Selon de nombreuses études, les réunions les plus productives sont organisées avec 7 personnes.
Robert Sutton, professeur de sciences de gestion et d’ingénierie et professeur de comportement organisationnel à Stanford, écrit dans un article invité sur LinkedIn qu’aucune équipe ne devrait contenir plus de neuf personnes. Il y a plusieurs raisons à cela : Une « atmosphère de conférence » se développe rapidement et au cours de laquelle quelqu’un prend la parole et ne la cède plus. Les idées ne sont pas suffisamment discutées et des conflits surgissent.
Les chercheurs de Stanford indiquent que par rapport à cette taille conseillée de 7 personnes par réunion, plus ou moins deux participants sont également possibles. Ce qui signifie : des discussions de groupe avec 5 ou 9 participants conviennent également. Dans cette plage, les avantages des petits et des grands groupes sont équilibrés, de sorte que l’efficacité globale augmente.
Et la règle des deux pizzas avec ses 7 participants est en plein milieu, comme l’illustre le graphique suivant :
Selon les chercheurs de Stanford, les réunions ne devraient pas être dogmatiquement basées sur le nombre 7, mais cela aide énormément d’être conscient du facteur perturbateur du nombre croissant. Robert Sutton écrit que l’expression « plusieurs mains, une fin rapide » s’applique souvent, mais pas lorsqu’il s’agit de réunions destinées à prendre des décisions.
Des réunions plus petites peuvent créer un sentiment d’intimité qui débouche souvent sur des discussions plus pertinentes et plus ouvertes. Moins de personnes signifie en même temps plus de temps pour s’écouter mutuellement et prendre en compte la perspective de chaque membre de l’équipe. Le groupe se sent ainsi écouté et respecté, peut-on lire dans l’étude.
Plus il y a de participants, plus la qualité des contributions est faible, expliquent les auteurs de l’étude. Plus le nombre de personnes augmente, « plus les problèmes de performance et les frictions interpersonnelles augmentent de manière exponentielle avec la taille de l’équipe ».
« En tant que leader, vous devez constamment favoriser une communication efficace. Les réunions doivent être délibérées et intentionnelles – votre rythme organisationnel doit privilégier l’objectif par rapport à l’habitude et l’efficacité par rapport à l’efficience. »
Chris Fussell
L’étude Stanford a toutefois montré aussi que lorsqu’il y avait moins de 5 personnes, les problèmes typiques de sous-effectif devenaient apparents. Les réunions de moins de 5 personnes peuvent plus facilement souffrir de la pensée de groupe, car les personnalités dominantes ont une plus grande influence sur les autres.
Parmi les inconvénients de réunions avec moins de 5 personnes :
- Diminution de la diversité en termes d’expérience, d’origine sociale, etc.
- Prédominance des individus détenant plus d’expérience, etc.
- Diminution de la compréhension du groupe
- Diminution de la qualité des décisions
6. La règle des deux pizzas dans la pratique
Comme le dit la règle, il faut limiter le nombre de personnes dans une équipe. Alors qu’un plus grand nombre de participants était jusqu’à présent à l’ordre du jour dans les réunions, il s’agit désormais de les limiter : comment mettre en place la règle des deux pizzas ? Ce ne sera pas complètement indolore, l’un ou l’autre collègue/employé peut se sentir frustré s’il a toujours assisté à toutes les réunions jusqu’à présent.
Comment procéder à une telle règle des 2 pizzas en raison de la structure ou du mode de fonctionnement de votre organisation. Vous pouvez le faire en formant des sous-groupes au sein de groupes plus importants. Les sous-groupes peuvent être pratiquement aussi efficaces que les petits groupes et peuvent donc interagir au sein du grand groupe en fonction des besoins.
Ces conseils peuvent aussi vous aider :
- Informez les employés. Informez l’équipe à l’avance que des modifications de la composition de l’équipe sont prévues et justifiez-les. Expliquez le contexte de la future réduction de taille. Si vous « n’invitez pas » ensuite des collègues, ils ne seront pas choqués ou ne le prendront pas les choses personnellement. Cela permet de comprendre les mesures afin que personne ne se sente exclu.
- Réfléchir d’abord, inviter ensuite. Lorsque vous avez une réunion à venir, faites attention à qui vous invitez. Choisissez judicieusement les participants Qui, parmi les participants, est absolument nécessaire ? Qui n’est pas absolument nécessaire ? Qui ajoute des perspectives uniques ? Qui élargit simplement les perspectives existantes ? Il ne s’agit pas de hiérarchie, mais d’enrichissement des débats. Les fauteurs de troubles et les « monopoliseurs » de paroles » constants sont plus un obstacle.
- Clarifier les responsabilités. Informez les personnes invitées de ce que vous attendez d’elles et qu’elles sont désormais chargées de transmettre le contenu de la réunion à celles qui ne participent plus. Assurez-vous plus tard, que le résultat de la réunion est disponible pour ceux qui n’y assistent pas. Informez les participants que cette tâche leur appartient.
Vous avez maintenant constitué une équipe constructive pour une réunion réussie. Si vous appliquez maintenant un autre conseil de l’inventeur de la règle des deux pizzas, Jeff Bezos, à savoir la règle des 10 à 12 (voir encadré ci-après) et que vous placez votre réunion exactement dans ce créneau horaire, vous avez créé les conditions parfaites pour un travail d’équipe concentré et efficace.
Le bon moment pour les réunions importantes
La règle des 10-12. Jeff Bezos, le fondateur d’Amazon, en a fait son crédo. Cette règle simple (de 10 h à 12 h) est le meilleur moment pour Bezos pour les réunions. La règle du 10 à 12 n’est en aucun cas arbitraire.
Lors de la prise de rendez-vous pour une réunion, le seul principe qui s’applique souvent est de rechercher le moment où tous les participants peuvent être disponibles. Ceci est bien sûr important pour s’assurer que toute l’équipe ou du moins ceux pour qui la réunion est importante puissent être présents. En revanche, une question trop rarement posée à l’avance est de s’intéresser à l’heure à laquelle doit se dérouler la séance de travail pour que cette dernière puisse offrir les meilleures chances de réussite. Car cela peut faire une grande différence que la rencontre ait lieu selon la règle du 10-12 le matin ou à 16h30 en fin d’après-midi. Il est notoirement connu qu’entre 10h et 12h, les réserves de puissance sont nettement plus importantes, la concentration est maximale et il est plus facile de traiter des sujets complexes.
En fin d’après-midi, par contre, les réserves mentales sont déjà amplement entamées voire épuisées. La fin de journée est déjà dans votre esprit et la concentration est presque impossible. Jeff Bezos lui-même dit qu’il utilise la règle du 10 à 12 pour programmer toutes les réunions qui sont importantes et mentalement stimulantes. Cela lui permet de prendre de meilleures décisions, ce qui est extrêmement important dans son rôle de PDG. Mais d’autres postes bénéficient également de la règle du 10 contre 12. Que vous soyez dirigeant, manager, chef d’équipe, superviseur, vous avez tout intérêt à programmer vos réunions entre 10 et 12 heures du matin. Les facultés de concentration sont au summum.
Conclusion
La règle des 2 pizzas est basée sur des études qui confirment que les petits groupes de réunion de cinq à neuf participants travaillent beaucoup plus efficacement que s’il y avait plus ou moins de participants. Ce n’est pas sans raison que Jeff Bezos a développé cette règle pour sa société géante.
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les processus internes doivent toujours être organisés en petites parties afin de pouvoir prendre des décisions agiles et flexibles. Surtout, vous gagnez du temps et, comme nous le savons tous, c’est probablement la ressource la plus importante de toutes pour tous les employés.
Dans le succès de nombreuses entreprises technologiques, qui dominent aujourd’hui le monde, contrôlent les plateformes avec lesquelles achetons des biens et des services, écoutons et téléchargeons de la musique, regardons des films et autres séries et nous permettent de communiquer, les ingrédients de leur succès ne sont pas seulement la technologie.