Arrêtez d’organiser des réunions qui lessivent tout le monde ! -

Les réunions sont vitales : elles remplissent une fonction sociale d’une importance capitale dans l’entreprise et aident les organisations à atteindre leurs objectifs. Elles peuvent être des moments précieux pour la collaboration, la résolution des problèmes et la prise de décisions.

Mais malheureusement, elles peuvent également parfois être une perte de temps et d’énergie, s’avérer épuisantes et inefficaces, surtout si elles ne sont pas bien planifiées. Elles peuvent laisser les participants fatigués, frustrés et désintéressés.

Souvent on constate un objectif flou ou non défini pour la réunion, les participants ne savent pas pourquoi ils sont là ou ce qu’ils sont censés accomplir. Une préparation insuffisante ou des réunions qui s’éternisent ou s’attardent sur des thèmes hors sujet, ou encore une ambiance négative. Bref tous les ingrédients pour lessiver tout le monde.

« Les personnes les moins productives sont généralement celles qui sont les plus favorables à la tenue de réunions.

» Thomas Sewell

On entend souvent ici et là « il y a trop de réunions » ou « Nous perdons trop de temps dans nos réunions » En fait, des recherches ont montré que les dirigeants consacrent jusqu’à 80 % de leur temps aux réunions et aux activités liées aux réunions. Ils passent en moyenne plus de 23 heures par semaine en réunion.

Les réunions qui épuisent sont généralement caractérisées par les éléments suivants :

Des réunions sont organisées alors qu’il n’y a aucune nécessité d’en faire
Il n’y a pas d’objectif précis à la réunion ou quand ils existent-ils ne sont ni clairs, ni précis
L’ordre du jour n’est pas clair ou n’est pas envoyé suffisamment à l’avance aux participants
Une mauvaise gestion du temps de réunion
Aucune pause n’est prévue pour les longues réunions
Trop de participants
Les formats de réunion ne sont variés tête à tête, en ligne, extérieur, ateliers)
L’environnement n’est pas convivial
Les réunions ne sont pas évaluées

Dans cet article, nous allons explorer différentes stratégies et astuces pour éviter les réunions qui épuisent. En adoptant une approche proactive et en mettant en place des pratiques efficaces, vous pourrez maximiser la productivité de vos réunions tout en préservant l’énergie et la motivation des participants. Vous transformez vos réunions en des moments dynamiques et stimulants, où les idées circulent librement et où chacun se sent valorisé et engagé.

Ce qui vous attend dans cet article :

1. N'organisez une réunion que si elle est nécessaire.

Pour les réunions, le quotidien recèle un danger considérable : si l’on n’y prend pas garde, on risque de perdre beaucoup de temps. Plus nous avons de réunions, moins chacune d’entre elles reçoit de l’attention. En fait, plus de 55 millions de réunions ont lieu chaque jour aux Etats-Unis, coûtant des milliards de dollars chaque année. C’est ce que la Harvard Business Review appelle l’engouement pour les réunions.

Cela entraîne globalement aussi une augmentation des réunions improductives. Dans un article révolutionnaire, l’expert en réunions Steven Rogelberg décrit l’engouement pour les réunions comme une situation qui, malheureusement, ne semble que trop familière à beaucoup d’entre nous : il s’agit d’une boucle sans fin de réunions qui ne produisent que peu ou pas de résultats.

Les réunions peuvent être une perte de temps et d’énergie, surtout si elles ne sont pas bien planifiées. Avant d’organiser une réunion, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire. Si elle peut être remplacée par une conversation téléphonique, un e-mail ou un document, ne la programmez pas.

Ce problème s’amplifie au-delà de toute croyance à mesure qu’une organisation se développe. Comme le décrit Seth Godin, entrepreneur et auteur dans son livre : « À mesure qu’une entreprise se développe, le nombre de réunions augmente encore plus rapidement, pour finalement atteindre un point de paralysie. » 2

Ainsi, si vous organisez trop de réunions, non seulement la valeur perçue de chaque réunion diminue pour vos collaborateurs. Cela déclenche également un cercle vicieux de perte de potentiel, de valeur et de bien-être.

« La bonne nouvelle est qu’il n’y a rien d’inhérent aux réunions qui les rend mauvaises, et il est donc tout à fait possible de les transformer en activités convaincantes, productives et amusantes. La mauvaise nouvelle est que pour y parvenir, nous devrons repenser fondamentalement la façon dont nous percevons et gérons les réunions. Cela signifie que nous ne pouvons pas continuer à les détester. Et nous devons abandonner notre recherche de solutions technologiques qui nous éviteraient d’avoir à nous asseoir face à face. Et nous devons cesser de nous concentrer sur les ordres du jour, les procès-verbaux et les règles, et accepter le fait que les mauvaises réunions commencent par les attitudes et les approches des personnes qui les dirigent et y participent. »

Patrick Lencioni

Mais il ne faut pas se méprendre sur une chose : le message central ici n’est pas que les réunions sont mauvaises, bien au contraire. Nous devons respecter et apprécier les réunions, mais les utiliser avec parcimonie. Alors, comment éviter d’avoir plus de réunions que nécessaire ?

Voici quelques exemples de situations dans lesquelles une réunion va s’avérer nécessaire :

Pour prendre une décision importante qui concerne plusieurs personnes
Pour résoudre un problème complexe qui nécessite la contribution de plusieurs personnes
Pour présenter un nouveau projet ou une nouvelle initiative qui doit être débattue

Pour mettre fin à la folie des réunions, nous devons soumettre chaque réunion programmée à une réflexion « Go/No Go » (aller/non-aller) ». Cela garantit qu’une réunion est le moyen le plus efficace d’atteindre les résultats souhaités. L’établissement de ce contrôle « Go, No-Go » va permettre de s’assurer s’il est pertinent d’organiser la réunion ou pas.

C’est ainsi que vous déterminez si la séance de travail est absolument nécessaire. Vous devez vous demander s’il existe un besoin explicite d’une réunion et si les objectifs peuvent également être atteints par d’autres moyens. Si tel est le cas, ces canaux doivent être utilisés en premier – une réunion servant alors de dernier recours.

2. Fixer un objectif clair et précis à une réunion

Une fois que vous avez déterminé la nécessité d’une réunion, fixez-vous des objectifs spécifiques et clairs. Un des éléments les plus importants pour une réunion réussie est de fixer un ou plusieurs objectifs clairs et précis. Un objectif clair aidera à garder la réunion sur la bonne voie et à éviter les digressions inutiles. Il permettra également d’évaluer la réussite de la réunion à la fin.

Un objectif clair doit être SMART :

Spécifique : il doit être clair et concis.
Mesurable : il doit être possible de mesurer les progrès réalisés.
Atteignable : il doit être réalisable avec les ressources disponibles.
Rélevant (Pertinent) : il doit être important pour l’entreprise ou l’équipe.
Temporel : il doit avoir une date limite.

Voici quelques exemples d’objectifs clairs pour une réunion :

Développer un plan pour résoudre un problème.
Prendre une décision sur le lancement d’un nouveau produit.
Mettre à jour les participants sur les progrès d’un projet.

Lorsque vous planifiez une réunion, prenez le temps de réfléchir à votre objectif. Que voulez-vous accomplir ? Qu’est-ce que vous espérez obtenir ? Une fois que vous avez un objectif clair, vous pouvez commencer à planifier la réunion et à inviter les bonnes personnes.

Voici quelques conseils pour fixer un objectif clair à une réunion :

Interrogez-vous sur la question à laquelle vous souhaitez répondre lors de la réunion. Écrivez votre objectif sur une seule phrase. Plus votre objectif est court, plus il sera facile de le mémoriser et de le suivre. Prenez soin aussi de récolter l’avis des participants. L’objectif de la réunion doit être clair pour tous les participants. En fixant un objectif clair à vos réunions, vous pouvez vous assurer qu’elles sont productives et efficaces.

Cet ou ces objectifs doivent être clairement communiqués à tous les participants avant la réunion et servir de base aux discussions lors de la réunion. Pour les réunions formelles, ces objectifs constituent les éléments constitutifs de votre ordre du jour.

3. Prévoir un ordre du jour clair, précis et détaillé

Il arrive souvent que les réunions se déroulent sans ordre du jour clair et précis, ce qui peut entraîner une perte de temps et de productivité. Un des éléments les plus importants pour une réunion réussie est de prévoir un ordre du jour clair et précis voire même détaillé.

L’ordre du jour doit être communiqué à l’avance à tous les participants. Il va permettre à chaque participant de comprendre exactement ce qui sera discuté pendant la réunion. L’ordre du jour permet aussi aux participants de se préparer à la réunion et d’arriver avec des questions ou des commentaires.

Cela leur donne suffisamment de temps pour se préparer, étudier les documents pertinents et préparer leurs propositions. Lorsqu’ils sont bien préparés, ils peuvent contribuer efficacement à la discussion et prendre des décisions informées.

En outre, un ordre du jour clair et précis permet à tous les participants de comprendre les sujets qui seront discutés et de préparer leurs commentaires et suggestions. Cela favorise la participation de tous les participants, y compris ceux qui ont tendance à être plus discrets (timides ou introvertis). Cela permet également de garantir que toutes les opinions soient entendues et pris en compte lors de la prise de décisions.

Un ordre du jour clair permet d’éviter les discussions hors sujet. Sans un ordre du jour clair, il est facile pour les participants de diverger sur des sujets non pertinents. Cela peut entraîner une perte de temps importante et une diminution de la productivité. Un ordre du jour clair permet de rester concentré sur les sujets importants.

Il permet aussi de gérer le temps de manière efficace. Vous pouvez allouez un certain temps pour chaque point à l’ordre du jour, à discuter, ce qui vous aide à rester sur les sujets importants et à éviter de passer trop de temps sur des sujets accessoires.

4. Soyez attentif à la gestion du temps

Il faudra d’abord penser à limiter la durée des réunions. Essayez de maintenir les réunions aussi courtes que possible en vous concentrant sur les points essentiels et en évitant les discussions superflues.

Les réunions courtes sont efficaces pour plusieurs raisons. Tout d’abord, elles permettent de maintenir un haut niveau de concentration et d’attention de la part des participants. De plus, les réunions courtes favorisent une plus grande productivité. En se concentrant sur les points essentiels et en évitant les discussions trop longues et détaillées, on peut prendre des décisions plus rapidement et avancer plus efficacement.

Les réunions courtes sont également bénéfiques pour la gestion du temps. En limitant la durée des réunions, on évite de monopoliser trop longtemps l’emploi du temps des participants, ce qui leur permet de se consacrer à d’autres tâches et responsabilités.

Ensuite, il faut avoir à l’esprit qu’un des éléments les plus importants pour une réunion réussie est de respecter le temps. Cela signifie commencer à l’heure et terminer à l’heure. Perdre du temps en réunion nuit non seulement à la productivité, mais a également un impact négatif sur le bien-être des employés. Grâce à nos conseils, vous pouvez arrêter la folie des réunions.

Voici quelques raisons pour lesquelles il est important de respecter le temps dans une réunion :

Cela montre aux participants que vous respectez leur temps. Les participants ont pris le temps de venir à la réunion, il est important de respecter leur temps.
Cela permet de rester concentré sur les sujets importants. Lorsque les réunions commencent et se terminent à l’heure, il est plus facile de rester concentré sur les sujets importants et d’éviter les divagations.
Cela permet de maximiser la productivité. L’expérience a montré que les réunions qui respectent le temps sont plus productives que celles qui ne le font pas.
Si une discussion s’éternise, faites un rappel à l’ordre et rappelez à la personne que le temps est limité.
Lorsque vous planifiez une réunion, prenez le temps de réfléchir au temps dont vous avez besoin pour aborder tous les sujets importants. Si la réunion est trop longue, vous devrez peut-être réduire le nombre de sujets ou les prévoir à une autre date.

5. Prévoir des pauses

Lors de l’organisation de réunions, il est essentiel de prendre en compte le bien-être des participants. . Il est essentiel de prévoir des pauses pour les réunions trop longues. Des pauses bien planifiées peuvent non seulement aider à prévenir l’épuisement, mais aussi favoriser l’engagement et la productivité.

Ces pauses trouvent leur légitimité dans plusieurs raisons

D’abord parce qu’elles permettent aux participants de se reposer et de recharger leur énergie. Les réunions prolongées peuvent être mentalement et physiquement éprouvantes, et les pauses régulières offrent l’occasion de se détendre, de se dégourdir les jambes et de se rafraîchir l’esprit.

Ensuite, les pauses favorisent la créativité et la productivité. Lorsque les participants sont fatigués, leur capacité à générer des idées novatrices et à contribuer de manière significative s’affaiblit considérablement jusqu’à devenir inexistante. Les pauses permettent de prendre du recul, de réfléchir et de revenir avec des perspectives fraîches et des idées nouvelles.

Enfin, les pauses encouragent l’interaction sociale et renforcent les liens entre les participants. Les moments informels pendant les pauses peuvent favoriser les échanges informels, les discussions informelles et le renforcement des relations professionnelles. Cela peut créer un environnement de travail plus convivial et favoriser une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe.

Prévoir des pauses pour les réunions trop longues est essentiel pour maintenir l’énergie et l’engagement des participants, favoriser la créativité et la productivité, renforcer les relations professionnelles et maintenir un rythme de réunion soutenu.

Ce que vous pouvez faire à cet effet :

Planifiez des pauses régulières : Intégrez des pauses courtes à intervalles réguliers tout au long de la réunion. Par exemple, prévoyez une pause de 5 à 10 minutes toutes les heures.

Communiquez l’horaire des pauses : Informez les participants à l’avance de l’horaire des pauses afin qu’ils puissent se préparer mentalement et savoir quand ils auront l’occasion de se reposer.

Encouragez les participants à se déplacer : Pendant les pauses, encouragez les participants à se lever, à se dégourdir les jambes et à s’étirer. Cela les aidera à stimuler leur circulation sanguine, à réduire la fatigue physique et à rester alertes

Mettez à disposition des rafraîchissements : Prévoyez de l’eau, du thé, du café ou des collations légères pour les participants pendant les pauses. Cela les aidera à se rafraîchir et à reprendre de l’énergie.

6. Eviter de convoquer trop de participants

Dans chaque réunion, la sélection des participants est une étape importante. Cela contribue au fait qu’il n’y a pas de « passagers » et que tous les participants apportent activement leurs idées ou leur expertise. Cela rend les réunions plus productives puisque chacun peut se concentrer sur les discussions de manière ciblée.

Faites un bon casting. Chaque réunion demande des ressources à des personnes dont le temps est précieux. Par conséquent, la sélection des participants à votre réunion doit être un processus conscient plutôt que de compter sur des invitations généralisées. Cette dernière comporte le risque qu’un plus grand nombre de personnes assistent à la réunion, pour lesquelles la séance peut être une perte de temps. Le fondateur d’Amazon, Jeff Bezos, s’appuie sur la règle dite des deux pizzas.

La taille des réunions est donc très importante, car la concentration peut rapidement être perdue en cas de trop grand nombre de participants. Il est donc important de vérifier minutieusement la participation de chacun, ce qui profite en fin de compte à la productivité de la réunion.

Limiter le nombre de participants à ceux qui sont essentiels, permet de garantir que tous les participants ont une chance de s’exprimer. Avec un trop grand nombre de participants, il est difficile pour tout le monde de s’exprimer. Cela peut frustrer les participants et les empêcher de contribuer pleinement à la réunion.

Ensuite, les réunions avec trop de participants peuvent être plus longues que nécessaire. Lorsque vous planifiez une réunion, prenez le temps de réfléchir. N’invitez que les personnes qui sont essentielles à la réussite de la réunion. Si vous n’êtes pas sûr de savoir qui inviter, demandez l’avis des participants potentiels

« Quittez une réunion… dès qu’il est évident que vous n’apportez aucune valeur ajoutée… Ce n’est pas impoli de partir, il est impoli de faire rester quelqu’un et de lui faire perdre son temps. »

Elon Musk

7. Diversifiez le format de vos réunions

Il existe plusieurs façons de varier les formats de réunion pour rendre les échanges plus dynamiques plus stimulants et moins monotones.

Voici quelques suggestions :

Réunions en ligne : Les réunions en ligne sont devenues de plus en plus populaires, notamment avec l’utilisation de plateformes de vidéoconférence. Elles permettent de réunir des participants à distance, de différentes localisations géographiques, ce qui facilite la collaboration et évite les contraintes de déplacement.

Tête à tête : Les réunions en tête à tête, également appelées réunions 1:1, sont des moments privilégiés pour établir une communication plus personnelle et approfondie. Elles favorisent les échanges confidentiels et permettent de discuter de sujets spécifiques ou de problématiques individuelles. Cela peut renforcer les relations professionnelles et faciliter la résolution de problèmes.

Réunions à l’extérieur : Organiser des réunions à l’extérieur, dans un cadre différent du lieu de travail habituel, peut être une excellente façon de stimuler la créativité et d’apporter un vent de fraîcheur à vos discussions. Que ce soit dans un parc, un café ou lors d’une marche, le changement d’environnement peut favoriser des échanges plus informels et spontanés.

Réunions collaboratives : Au lieu d’avoir une réunion traditionnelle avec un seul intervenant principal, envisagez des formats plus collaboratifs tels que les réunions de groupe de travail ou les séances de brainstorming. Encouragez tous les participants à contribuer activement, à partager leurs idées et à travailler ensemble pour résoudre des problèmes ou prendre des décisions.

Ateliers et formations : Organiser des ateliers ou des formations peut être une façon efficace de partager des connaissances et d’approfondir des compétences spécifiques. Ces formats permettent une participation plus active des participants, avec des activités pratiques, des discussions en petits groupes et des exercices interactifs.

« Pour rendre nos réunions plus efficaces, nous devons organiser plusieurs types de réunions et distinguer clairement les différents objectifs, formats et horaires de ces réunions. »

Patrick Lencioni

8. Favorisez un climat convivial

En favorisant un environnement convivial dans les réunions, vous encouragez la participation active des membres, améliorez la communication et renforcez le sentiment d’appartenance à l’équipe. Cela peut avoir un impact positif sur la productivité et la créativité globales de votre groupe.

Voici quelques conseils pour y parvenir :

Créez une atmosphère détendue : Commencez la réunion par un accueil amical et sincère. Prenez quelques instants pour discuter de sujets légers et créer une ambiance détendue. Utilisez un langage amical et informel, et encouragez les interactions positives entre les participants.

Encourager la participation de tous : Faites en sorte que tous les participants se sentent à l’aise pour s’exprimer et contribuer à la discussion. Encouragez les questions, les commentaires et les idées, et assurez-vous que chacun ait l’opportunité de parler. Veillez à ce que chacun ait l’opportunité de s’exprimer. Encouragez les membres plus réservés à partager leurs idées en posant des questions ouvertes et en les incluant dans la discussion.

Établir des règles de communication : Énoncez des règles de communication respectueuse, comme laisser les autres terminer leurs phrases, écouter attentivement, ne pas interrompre, etc.

Utiliser des méthodes de prise de décision inclusives : Si des décisions doivent être prises, envisagez des méthodes participatives telles que le consensus ou le vote pour garantir que toutes les voix soient entendues.

Promouvoir la diversité des idées : Valorisez les différentes perspectives et encouragez la pensée créative en encourageant les membres à proposer des idées originales, même si elles sont différentes de la norme.

Utiliser des activités de brise-glace : Pour favoriser les interactions et briser la glace, utilisez des activités décontractées au début de la réunion. Cela peut inclure des jeux, des questions de discussion ou des exercices collaboratifs. Cela va détendre l’atmosphère et aider les participants à mieux se connaître.

Reconnaître les contributions : Reconnaître et valoriser les contributions de chaque participant peut renforcer l’environnement convivial. Remerciez et reconnaissez les contributions de chaque membre. Cela peut être aussi simple qu’un mot de remerciement ou une mention positive. Félicitez les idées pertinentes, remerciez les participants pour leur participation et mettez en valeur les contributions positives.

Favoriser l’écoute active : Encouragez les participants à écouter attentivement les idées des autres et à leur accorder leur attention. Invitez-les à poser des questions et à demander des éclaircissements. Montrez de l’intérêt pour les opinions des autres et évitez de porter des jugements hâtifs. Cela favorise la compréhension mutuelle et le respect des opinions divergentes.

Maintenir une ambiance positive : Gardez une attitude positive et encourageante. Évitez les jugements et les critiques : Créez un environnement où les participants se sentent en sécurité pour partager leurs idées sans craindre d’être jugés ou critiqués. Encouragez le respect mutuel et la bienveillance dans les échanges. Évitez les critiques destructives et privilégiez les commentaires constructifs.

En mettant en pratique ces conseils, vous pouvez créer un environnement convivial lors de vos réunions, favorisant ainsi l’engagement, la collaboration et la productivité de l’équipe.

9. Evaluez vos réunions

Il est important d’évaluer et d’ajuster vos réunions de manière régulière. Cela vous aidera à garantir que vos réunions sont productives, efficaces et répondent aux besoins des participants. L’évaluation d’une réunion est un processus qui permet de recueillir des commentaires des participants sur les réunions. Ces commentaires peuvent être utilisés pour améliorer les réunions futures.

Cela vous aidera à identifier les points forts et les points faibles de la réunion. Vous pouvez utiliser un questionnaire, un formulaire de commentaires ou simplement demander aux participants de donner leur avis oralement.

Une fois que vous avez recueilli les commentaires des participants, analysez-les pour identifier les domaines à améliorer. Vous pouvez utiliser un tableau ou un graphique pour organiser vos commentaires. Ensuite, et au besoin, appliquez les changements. Une fois que vous avez identifié les domaines à améliorer, prenez des mesures pour les corriger. Vous pouvez ajuster l’ordre du jour, le format de la réunion ou les techniques d’animation.

Lorsqu’il s’agit de demander l’avis des participants, il est important de poser des questions spécifiques. Voici quelques exemples de questions que vous pouvez poser :

Avez-vous trouvé la réunion utile ?
Est-ce que la réunion a répondu à vos attentes ?
Y a-t-il des choses que vous aimeriez voir changer lors de la prochaine réunion ?

Conclusion

Il est indéniable que les réunions épuisantes peuvent saper la productivité, la créativité et le bien-être des équipes. Cependant, en adoptant une approche réfléchie et stratégique, il est tout à fait possible de les éviter et de favoriser des interactions plus efficaces et énergisantes.

En privilégiant la communication transparente, la définition d’objectifs clairs, la bonne gestion du temps, la participation des éléments indispensables et en valorisant le temps de chacun, les organisations peuvent non seulement réduire le nombre de réunions superflues, mais également créer un environnement propice à l’innovation et à l’épanouissement professionnel.

En gardant à l’esprit que chaque minute consacrée à une réunion doit apporter une valeur ajoutée tangible, nous pouvons transformer nos pratiques de réunion pour qu’elles soient sources d’inspiration, de collaboration fructueuse et de dynamisme collectif.

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