La méthode ALPEN est utilisée pour planifier la journée de travail. Bien sûr, elle peut également être appliquée à d’autres périodes de temps, telles que la semaine. C’est particulièrement utile lorsque vous arrivez au bureau le matin et qu’il y a tellement de taches et de sujets à traiter, que vous ne savez absolument pas par où commencer, ni comment les structurer et quel temps y consacrer. C’est là qu’on entrevoit l’utilité de la méthode ALPEN
La méthode de gestion du temps ALPEN vous aide à concevoir des plans quotidiens concrets et à structurer efficacement votre quotidien.
Ce qui vous attend dans cet article :
1. Intérêt de la méthode ALPEN
La gestion du temps est un concept important dans le monde du travail d’aujourd’hui. Certains jours, la concentration n’est tout simplement pas au rendez-vous, les plus petites taches prennent soudainement beaucoup plus de temps que prévu et nous n’arrivons tout simplement pas à avancer.
Aussi, y a-t-il de nombreux avantages à planifier et à structurer votre propre routine quotidienne et à hiérarchiser vos propres taches. Cela vous fait gagner énormément de temps et vous permet également travailler plus efficacement.
« La façon la plus efficace de vivre raisonnablement est de faire chaque matin un plan de sa journée et chaque soir d’examiner les résultats obtenus. »
Alexis Carrel
Ceux qui parviennent à bien s’organiser ans leur travail et à structurer leur temps sont imparables dans la vie. Ils atteignent leurs objectifs et trouvent toujours leur équilibre professionnel. Plus vous pourrez intégrer la gestion de soi et du temps dans votre vie quotidienne personnelle ou professionnelle, plus vous aurez de chances de rester productif et d’en tirer profit.
C’est là qu’intervient la méthode ALPEN : La méthode ALPEN vous aide à planifier votre routine quotidienne rapidement, efficacement et facilement. Avec cet outil vous pouvez porter votre gestion du temps à un tout autre niveau. La méthode de gestion du temps ALPEN vous aide à concevoir des plans quotidiens concrets et à structurer efficacement votre travail de tous les jours.
2. Qu’est-ce que la méthode ALPEN ?
C’est aujourd’hui l’une des méthodes de gestion du temps les plus populaires aux côtés de la matrice d’Eisenhower ou celle de la méthode SMART.
Bien qu’il faille dire que lorsque nous parlons de gestion du temps, nous entendons généralement l’autogestion. Parce que le temps ne se gère pas, il passe toujours à la même vitesse. Mais vous pouvez définir des priorités, déléguer des taches ou dire non.
La méthode ALPEN a été inventée par Lothar J. Seiwert. Avec plus de quatre millions de livres vendus, cet auteur de guides touristiques allemand, conférencier et inventeur de la méthode ALPEN, est l’un des auteurs germaniques les plus célèbres. Aux Etats-Unis, il a été le premier Allemand à recevoir le prix international de l’American Society for Training and Development et le prix Benjamin Franklin du « meilleur livre d’affaires de l’année » dans lequel Seiwert développe et explique sa méthode ALPEN. Selon lui, la façon dont vous gérez votre journée impacte directement celle du lendemain.
Cette méthode n’est pas seulement l’une des méthodes d’autogestion du temps les plus populaires, elle est également très facile à mettre en œuvre. La méthode est considérée comme un moyen particulièrement efficace et simple de structurer, prioriser et planifier la routine quotidienne.
Au total, elle n’a besoin que de quelques minutes par jour pour que la méthode ALPEN organise les taches à venir sous la forme d’un plan quotidien écrit.
L’idée de base et le cœur de la méthode ALPEN consiste à prendre quelques minutes chaque jour pour votre plan quotidien et réfléchir aux taches essentielles de la journée. Cela vous rend plus productif, plus efficace et vous permet de faire votre travail avec moins de stress. Vous créez votre emploi du temps quotidien en cinq étapes simples.
Si vous savez clairement ce que vous voulez accomplir durant la journée, vous essayerez nécessairement et automatiquement de rationaliser votre travail et de contrecarrer consciemment les perturbations qui peuvent vous occasionner des retards dans l’accomplissement de vos taches.
« Vous pouvez tout avoir. Mais pas tout à la fois »
Oprah Winfrey
3. Comment fonctionne la méthode ALPEN ?
À la base, la méthode ALPEN consiste à créer un emploi du temps quotidien et ainsi à organiser votre travail quotidien. Idéalement, vous créez ce plan la veille au soir ou à la première heure du matin.
La condition préalable à ce plan quotidien est que vous écriviez d’abord toutes les taches et activités à venir de la journée aussi complètement que possible sur une liste.
Le terme ALPEN est un acronyme, une abréviation. Les lettres allemandes représentent
- Pour Alle Aufgaben : activités, taches
- Pour Länge : Longueur, Durée
- Pufferzeit : Plages horaires, Durées tampon
- Entscheidungen : Egrappage, Décision
- Nachkontrolle : Surveillance
Tony Robbins est entrepreneur américain, auteur à succès n°1 du NY Times. Il est coach, conférencier, philanthrope et grand stratège dans le domaine de la vie et des affaires. Il a responsabilisé plus de 50 millions de personnes de 100 pays à travers le monde grâce à ses programmes audio, ses vidéos éducatives et ses séminaires en direct.
« Une fois que vous aurez maîtrisé le temps, vous comprendrez à quel point il est vrai que la plupart des gens surestiment ce qu’ils peuvent accomplir en un an – et sous-estiment ce qu’ils peuvent accomplir en une décennie ! »
3.1. Lister les taches
Dans la première étape, toutes les taches, tous les rendez-vous ou séances de travail en attente sont répertoriés. Les taches qui n’ont pas été achevées lors des jours précédents, les réunions qui ont déjà été programmées mais non encore tenues, etc. doivent également être inclues.
Quelles activités doivent être réalisées ? Quels rendez-vous ou voyages d’affaires sont prévus ? Quelles taches doivent être traitées ? Il faut vraiment inclure dans cette liste l’ensemble des taches à venir, qu’elles soient d’ordre professionnel ou personnel. L’ordre n’a pas d’importance ici. N’oubliez pas de noter les affaires inachevées de la veille.
De la réunion client à séance de travail avec les collaborateurs en passant par la réponse aux e-mails, veuillez lister tout ce qui est en attente dans une liste de taches. Noter les activités qui doivent être réalisées est l’une des plus anciennes façons de garder les choses organisées. Cela est redevenu populaire sous le nom de méthode GTD, formulée par l’auteur à succès David Allen. Avec son ouvrage « Getting Things Done », vous obtiendrez de meilleurs résultats en matière d’autogestion.
Votre travail à cette étape : Listez simplement tout ce qui doit être fait ce jour-là.
3.2. Estimer la durée des activités
Vous avez maintenant formé la base avec une liste de taches, vous devez maintenant déterminer le temps dont vous avez besoin pour réaliser chacune de ces taches. C’est probablement une étape déterminante. L’expérience a montré que la maitrise des durées s’améliore avec l’augmentation de la routine, en particulier lorsqu’il s’agit de taches fréquemment répétitives.
Cette première étape vous donne une idée de l’endroit où se concentre l’essentiel de la journée.
En plus des taches à accomplir, vous devez maintenant noter le temps prévu nécessaire. De cette façon, vous pouvez voir combien de temps les taches prennent et, dans l’ensemble, si vous pouvez même terminer le travail dans la journée.
N’oubliez pas la loi de Parkinson selon laquelle « tout travail augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté ». Alors ne planifiez pas trop généreusement ! Si vous estimez de par votre expérience que la tache nécessite 2 heures, n’allez pas en prévoir 4.
Exemple :
- Réunion : 2 heures
- Lecture et réponses aux emails : 20 minutes
- Appels téléphoniques : 45 minutes
- Cours ou conférences à donner : 1 heure
- Accueil d’un partenaire : 30 minutes
Le plus important est de rester le plus réaliste possible. Certaines des taches très répétitives peuvent être estimées avec suffisamment de précision. Vous saurez progressivement quelles taches (ou réunions) ont tendance à s’éterniser. Tenez également compte du temps que vous souhaitez investir.
3.3. Prévoir un temps tampon
Comme il est impossible d’exclure des retards, vous devez donc inclure des temps tampons dans vos durées initiales. Sur la base de votre expérience, vous devez maintenant corriger les informations de la deuxième étape et votre première évaluation. Cela signifie qu’il faudra prévoir ici et là, un temps, une durée tampon. Une sorte d’incertitude qui pèse sur la durée de la tache.
Il arrive toujours que des événements imprévus se produisent et bouleversent le programme quotidien. Beaucoup de gens perdent leur motivation dès que quelque chose ne va pas et ils peuvent être amenés à prendre du retard sur leur planning journalier.
Pour que cela ne se produise pas et que vous ayez à rencontrer des contretemps, Seiwert recommande de ne planifier que 60 % de la journée de travail à l’avance. Vous devez réserver 20 % pour les activités sociales (conversations avec des collègues de travail, pause-café, etc.), un autre 20 % pour les événements imprévus.
Mais ne vous laissez pas tenter d’accepter assez régulièrement des perturbations et des distractions ou même de les forcer, cela compromet bien entendu votre efficacité. S’il reste du temps à la fin d’une activité, récompensez-vous avec un café tranquille et une bonne conversation.
3.4. Egrappage (Prise de décisions)
À ce stade vient l’étape la plus importante de la méthode ALPEN. Elle est probablement aussi celle qui cause des problèmes à la plupart des gens. Tout ce qui a précédé n’était que le cadre de travail de la méthode. Maintenant, vous devez décider : quelle tâche est importante et laquelle ne l’est pas ? Lesquelles pouvez-vous reporter à plus tard, lesquelles doivent absolument être faites aujourd’hui ? Peut-être que l’une ou l’autre des activités peut être raccourcie ou mieux encore vous pouvez la déléguer. Certains travaux sont ainsi répartis sur plusieurs intervenants.
Vous pouvez à ce niveau vous faire aider par la méthode Eisenhower. « J’ai deux sortes de problèmes, les urgents et les importants. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent. » La dénomination de la méthode remonte à cette déclaration du Président américain.
Bien sûr, il existe également d’autres méthodes, telles que l’analyse ABC ou le principe de Pareto.
Vous devez établir des priorités : important/non important, urgent/non urgent. Barrez ce qui est sans importance et sans urgence. Ce qui est important mais pas urgent, essayez de le reporter ou de le mettre en veilleuse. Ce qui est sans importance mais urgent pourra être délégué. Vous pouvez certainement faire le reste (important/urgent) aujourd’hui.
Bien sûr, toutes les taches ne peuvent pas être hiérarchisées aussi facilement mais prendre une décision mais vous devez absolument le faire, cela fait partie intégrante de la méthode.
Retenons qu’à ce stade vous devez décider :
- Quelles taches devez-vous absolument faire aujourd’hui ?
- Quelles taches pourrez-vous facilement effectuer à l’avenir ?
- Quelles taches pouvez-vous éventuellement déléguer ?
- Quelles taches pouvez-vous même ignorer ou supprimer ?
Il est contre-productif de mettre les taches les plus importantes à la fin de la liste des taches pour leur réalisation en fin de journée. D’une part, parce que cette approche rend plus probable que vous reportiez cette tâche au lendemain. En outre, très peu de personnes parviennent à maintenir leur concentration au même niveau jusqu’à la fin de la journée. En règle générale, nous sommes fatigués et ne pouvons plus accomplir nos taches aussi bien le soir que le matin.
Votre tache pour cette étape : Décidez pour chaque tache que faut-il faire soi-même, quand est-il possible de la déléguer, l’éventualité de la reporter à plus tard ou peut-être même l’ignorer
3.5. Surveillance
En fin de journée, interrogez-vous : avez-vous réalisé ce que vous aviez prévu de faire ? Au travail ou après le travail, il devrait y avoir une sorte de bilan. Pour voir si tout s’est bien déroulé comme vous l’avez prévu, si les tampons calculés ont été suffisants, si l’allocation de temps pour les taches à venir était réaliste. Et bien sûr aussi pour voir si la méthode ALPEN fonctionne pour vous.
Cependant, veuillez ne pas jeter l’éponge après le premier échec lors de ce contrôle de suivi. La méthode ALPEN doit être utilisée sur une période plus longue (au moins deux à trois semaines) et optimisée chemin faisant. Par exemple, apprenez des plans quotidiens précédents ce que vous pouvez faire mieux et les pertes de temps que vous pourrait à l’avenir surmonter.
Les premières fois que vous créerez un plan à l’aide de cet outil, il ne sera certainement pas parfait, les durées prévues auront été peut être largement surestimées ou manifestement insuffisantes, mais il vous apprendra comment optimiser votre façon de travailler et de planifier. Cela vaut la peine de s’y tenir, car c’est la seule façon de trouver sa propre voie et d’apprendre à mettre en œuvre la méthode ALPEN dans votre travail quotidien.
Votre tâche pour cette étape : Vérifiez si votre planification de la journée de travail est logique et concluante. Sinon identifier les aspects pour lesquels des correctifs doivent être apportés.
« Vous ne pouvez pas rattraper le temps perdu. Vous ne pourrez que faire mieux à l’avenir »
Ashley Ormon
4. Avantages et inconvénients de la méthode ALPEN
Comme partout, cette méthode a aussi des avantages et des inconvénients. La méthode ALPEN met de l’ordre dans votre vie professionnelle Il s’agit d’un bon moyen de structurer le quotidien. Cela est particulièrement vrai si vous êtes capable de diviser ou de définir votre propre temps et vos propres objectifs et si vous l’appliquez de manière cohérente. Mais elle a aussi ses inconvénients.
4.1. Parmi les avantages de la méthode ALPEN
- Toute personne qui ne fait que s’embrouiller expérimentera généralement une sorte de révélation avec la méthode : le simple fait de visualiser et de résumer les taches dans la liste d’activités vous donnera un aperçu compact et un cadre quotidien que vous pouvez suivre.
- Les temps et les limites et délaisimplicites vous rendent également plus productif immédiatement. En bref : vous perdez moins de temps et vous en faites beaucoup plus.
- De plus, les temps tampons permettent de prendre ses devants face aux imprévus. Votre plan peut alors changer un peu ici et là, mais il peut toujours être mis en œuvre.
- Tout cela est peut-être le plus grand avantage de la méthode : vous créez un sentiment d’accomplissement et moins de stress . Vous remarquez : je peux faire ce que j’ai décidé de faire. Je prépare mon travail. Et cela en simplement quelques minutes de préparation.
Dans son ouvrage, « Plus de temps pour l’essentiel » Lothar J. Seiwert décrit d’autres avantages :
- élimination de l’oubli
- se concentrer sur l’essentiel
- Réduction du gaspillage
- Réduction du stress et de l’usure nerveuse
- Procure du calme face aux imprévus
- amélioration de la maîtrise de soi
- Sentiment positif d’accomplissement à la fin de la journée
- Augmentation de la satisfaction et de la motivation
- Augmentation des performances personnelles
- Gain de temps grâce à un travail méthodique
4.2. Inconvénients de la méthode ALPEN
Cependant – et c’est déjà le premier inconvénient – la mise en œuvre de la méthode ALPEN devient difficile dès que des étapes de travail individuelles dépendent d’autres collègues. Quiconque travaille beaucoup en équipe sait que le meilleur plan ne sert à rien si votre collègue le torpille.
Les autres inconvénients sont :
- Ne convient généralement pas à tout le monde
- Effort de planification relativement élevé.
- la mise en œuvre en équipe peut être difficile
- Inflexible lorsqu’il est utilisé très rigoureusement.
- Les 40 % de temps de tampon ne sont souvent pas réalisables
- Difficile à utiliser dans des projets très dynamiques, dans lesquels il faut souvent réagir à l’imprévu.
- Ne fonctionne pas dans les processus de travail agiles
- Cette approche devient rapidement bureaucratique pour les personnes qui ont tendance à être désorganisées.
- L’autodiscipline et l’organisation restent absolument essentielles
5. Un exemple pratique pour bien comprendre la méthode ALPEN
Créons un programme quotidien fictif basé sur la méthode ALPEN afin que vous puissiez vous faire une idée de la technique.
Vous et votre équipe avez cinq taches à accomplir aujourd’hui, dont deux prennent du temps et sont très importantes. Identifions ces taches par la lettre X
Première étape : Ecrivons sur un papier les taches devant être accomplies durant la journée :
- Appels téléphoniques avec des partenaires commerciaux
- Réunion stratégique interne (X)
- Consultation et traitement des e-mails
- Travail sur un projet personnel (X)
- Cours pour des étudiants à partir de 15h30
Deuxième étape : Estimons les temps nécessaires :
Appels téléphoniques avec des partenaires commerciaux : 1 heure
Réunion stratégique interne (X) : 2 heures
Consultation et traitement des emails : 30 minutes
Travail sur un projet d’investissement (X) : 2 heures
Coaching pour des stagiaires : 30 minutes
Nous venons de planifier 6 heures, sur les 8 heures de travail disponibles.
Troisième étape : Ajoutons le temps tampon
Le travail de projet d’investissement pourrait prendre plus de temps que prévu. Ajoutons 1 Heure, ce qui le ramène à 3 heures. La réunion stratégique doit également être planifiée généreusement afin que vous puissiez travailler sur tous les points à l’ordre du jour (sans trainer en route). Mettons 1 H supplémentaire ramenant ainsi la durée de la réunion à 3 H. Prévoyons par précaution 30 minutes supplémentaires pour chacune des taches liées aux emails et aux appels téléphoniques.
Récapitulons :
Appels téléphoniques avec des partenaires commerciaux : 1 H + 30 mn = 1 H 30
Réunion stratégique interne (X) : 2 heures + 1 H = 3 H
Consultation et traitement des emails : 30 minutes + 30 mn = 1 H
Travail sur un projet d’investissement (X) : 2 heures + 1 H = 3 H
Coaching pour des stagiaires : 30 mn
Dans l’ensemble, et avec les temps de tampon, vous obtenez 9 heures au lieu de 8 heures.
Quatrième étape : prise de décision
Réduire par exemple de 30 mn la réunion (prévoir donc un tampon de 30 mn uniquement au lieu d’une heure). De la même manière réduire le temps tampon prévu pour le projet de 30 mn. Il n’y a pas d’appréhension particulière à avoir. Au fil des jours, à mesure que vous utilisez la méthode, et de l’expérience que vous allez acquérir en la manipulant, ce type de décision vous paraitra plus aisé.
On obtient ainsi :
Vous avez donc pris en compte tous les points d’une journée de 8 heures. Vous pourrez éventuellement (et au besoin) reporter au lendemain que quelques appels téléphoniques moins urgents ou le coaching des stagiaires. Mais peut-être aussi rentrent-ils dans le temps tampon ciblé.
Cinquième étape : Surveillance
C’est la fin de journée. C’est le moment de faire le point.
Vous vous rendez compte par exemple que la lecture des emails ne méritait pas 30 minutes de tampon et que les 30 mn accordés était suffisantes si vous ne traitez que les emails utiles et pertinents. Par contre les appels téléphoniques du matin ne pouvaient pas être compressés dans la forme prévue, les partenaires commerciaux vous avez retenu davantage au téléphone car ils avaient plus à dire que prévu.
Cela aura pour conséquence de retarder le début de la réunion, qui devra finalement être écourtée. Vous vous apercevrez par exemple au fil des jours, qu’avec un ordre du jour suivi scrupuleusement, la mémoire tampon était peut être surutilisée.
Il faudra penser pour les prochains jours à accorder plus de temps aux appels téléphoniques. Le traitement des e-mails, en revanche, aurait dû être plus court. Moins de temps pour les e-mails demain, plus de temps pour parler.
Au fil des jours vous parviendrez à maitriser autant que cela peut se faire les durées à allouer aux taches ainsi que les incertitudes (durées tampon) qui les accompagnent.
Conclusion
Si vous faites partie de ces personnes qui ont tendance à s’enliser et à perdre le fil de leurs taches, la méthode ALPEN pourrait être d’un grand secours et une amélioration pour votre productivité. Quoi qu’il en soit, ça vaut le coup d’essayer.
Mais n’abandonnez pas trop vite ! Chaque nouvelle méthode a besoin de temps pour faire son effet. Au début, vous remarquerez surtout les inconvénients, les avantages ne deviennent souvent apparents qu’après un certain temps d’utilisation. C’est encore plus le cas avec la méthode ALPEN qu’avec les autres méthodes. Car ce n’est que par des contrôles de suivi réguliers que votre planning quotidien s’adaptera de plus en plus à vos besoins.
Le succès de la méthode ALPEN dépend en grande partie de vous; car sans autodiscipline et rigueur, la meilleure méthode ne sert à rien.
5 Derniers conseils pour la route
- Notez tout, cela soulage votre mémoire et facilite l’attention concentrée,
- Mangez d’abord la grenouille c’est à dire faites d’abord les tâches désagréables, celles que vous risquez de différer en dépit de leur importance puis faites ensuite celles qui vous plaisent,
- Récompensez-vous lorsque vous atteignez un objectif,
- Minimisez les distractions : gardez le lieu de travail rangé et votre smartphone hors de portée,
- Développez des habitudes : les tâches difficiles deviennent plus faciles à mesure que vous les effectuez régulièrement,