La question que nous entendons le plus souvent chez les managers est la suivante : « quels sont les singes dont il faut se débarrasser ? » À quoi faut-il faire attention si l’on veut gagner du temps pour travailler sur les tâches vraiment importantes et adaptées au chef ? Quels sont les « singes » dont il faut se débarrasser ? Le terme de « singes » englobe toutes les tâches que nous avons sur le dos.
Prenez d’abord conscience de tout ce qui pèse sur vos épaules. Ou autrement dit : Regardez attentivement la horde de singes qui s’agrippe à vous. Qu’est-ce qui pèse sur vous ? Cette horde vous attire-t-elle comme par magie ?
La gestion du temps est toujours sur toutes les lèvres. Il y a donc un réel besoin de mieux maîtriser les tâches et donc, les horaires et donc le temps. Mais qu’allons-nous faire de ce temps économisé ?
Voulez-vous vraiment passer moins de temps au travail ? Pour certains, il est même plus agréable d’être au bureau que d’être à la maison avec son partenaire ou sa famille. Pourquoi les chefs de petites entreprises prennent-ils si peu de temps pour leurs hobbies ? En fin de compte, c’est une question de priorités. Fixer des priorités est un processus conscient qui s’inscrit dans le cadre de la gestion du temps (qu’est-ce qui est important/qui favorise l’atteinte d’un objectif ? qu’est-ce qui est urgent/qui impose un délai ? etc.
Il est toujours crucial que nous soyons prêts à assumer les conséquences de nos actes. Si vous ne l’êtes plus, parce que la conséquence est par exemple que la famille ne joue plus le jeu ou si vous sentez que vous ne pouvez plus rien entreprendre tranquillement, une gestion systématique des singes pourrait vous aider.
1. Réaliser un inventaire des singes
Les outils que vous utilisez pour cataloguer votre collection de tâches sont secondaires (listes, plans de tâches, cartes mentales, paniers d’activités, etc.) Ce qui est important, c’est le processus de prise de conscience et de visualisation des tâches, c’est-à-dire de votre collection de singes.
Vous ne devez pas vous laisser submerger par la masse. L’inventaire des singes sert à libérer l’énergie d’action et à se confronter aux tâches. Il s’agit donc maintenant de s’occuper systématiquement de ces singes afin de s’en débarrasser. En matière de gestion du temps, il est recommandé de laisser de côté toutes les tâches qui ne sont ni importantes ni urgentes. Ou, en clair, toutes les tâches que je ne suis pas obligé d’accomplir ou qui ne m’aident pas à atteindre mes objectifs.
Les questions suivantes peuvent aider : quels sont les singes dont je peux me passer, c’est-à-dire quelles sont les tâches tout simplement superflues ? Quelles tâches peuvent être supprimées parce que nos clients ne les valorisent pas ou plus ? La corbeille à papier est l’outil le plus performant pour les supprimer.
Pourquoi soumettre des offres qui prennent énormément de temps et qui ne doivent plus être évaluées de manière à couvrir les coûts pour avoir une chance de décrocher le contrat ? Pourquoi travailler encore pour des clients qui exigent beaucoup de prestations mais qui ne sont pas prêts à les honorer en conséquence ? C’est justement dans les périodes difficiles qu’il est NÉCESSAIRE de ne pas jouer le jeu.
Les meilleures affaires sont parfois celles que l’on ne fait pas.
2. Les singes sur votre épaule
Pour réaliser cela, il est nécessaire d’avoir la sérénité de pouvoir lâcher prise. Cela signifie ne pas s’accrocher à des tâches pour être (seulement) occupé. Ou de ne pas tout se les mettre sur le dos pour se sentir en sécurité ou de ne pas tout « meubler » avec des rendez-vous.
Car vouloir en faire toujours plus dans une journée de travail comporte le risque d’une vie stressante, pleine de délais et de rythme. Beaucoup oublient que notre temps et notre vie sont limités. D’un jour à l’autre, nous pouvons être confrontés à la maladie, à la mort. Il est donc d’autant plus important de prendre conscience de ce avec quoi et avec qui nous passons notre temps. Une gestion du temps cohérente devrait en tenir compte.
Examinez les singes sur votre épaule qui vous volent votre temps, tels que :
– des appels téléphoniques non préparés, passés à la va-vite,
– Réunions sans ordre du jour et sans accord sur les mesures à prendre,
– Visites de séminaires sans noter ses propres pensées.
– Visites inopinées de représentants commerciaux qui, en outre, ne tiennent pas compte des sujets importants pour eux.
– Offres détaillées qui vont servir de modèle à vos concurrents qui ne vont pas se faire priser pour copier
Vous n’êtes plus disposé à le faire ? Alors Laissez tomber.
Le schéma présenté illustre toute la problématique de la gestion du temps.
Décodons-le :
Tâches A : Les taches indispensables
Elles sont urgentes et importantes. Le rendez-vous à venir avec le client, la réclamation ou l’entretien avec la banque. Ce sont des tâches que vous devez accomplir vous-même, immédiatement et avec la plus grande concentration.
Tâches B : Réagir rapidement
La tentation est grande de repousser sans cesse les tâches qui garantissent la qualité. Elles ne sont pas urgentes. La recherche de nouveaux secteurs d’activité, la définition d’objectifs avec les collaborateurs, l’inspection de l’équipe, le passage à une nouvelle technologie et Bâle II en font partie. A un moment ou à un autre, cela devient urgent. Tout à coup, cela devient urgent et le temps manque pour s’en occuper tranquillement. Ou alors, il est déjà trop tard. La solution : prendre immédiatement un rendez-vous fixe.
Tâches C : A déléguer
Ce qui est urgent est souvent synonyme d’importance. Vous devriez déléguer le plus possible. C’est aussi une qualification entrepreneuriale particulière que de s’adresser à des spécialistes. Il peut s’agir de collaborateurs ou de spécialistes externes. L’expression « Je n’arrive presque jamais à accomplir les tâches importantes (A/B), car les affaires courantes m’accaparent » devrait faire partie du passé.
Tâches D : A ignorer
Ces tâches ne sont pas des tâches. Elles sont une pure perte de temps.
3. Aucune excuse à la procrastination
Il y a plus de bonnes raisons de faire quelque chose maintenant que de le remettre à plus tard. Il en va de même pour nos singes. La plupart du temps, on s’épargne beaucoup d’ennuis ou d’agacement en allant tout de suite voir ce qui se passe.
Certaines activités ne peuvent pas non plus être reportées. Mais il y a des raisons de reporter un rendez-vous. Et ce, à chaque fois que des tâches plus importantes sont à accomplir, qu’il manque encore des informations nécessaires pour les mener à bien ou que l’on n’est tout simplement pas assez performant. Dans tous les cas, il faut choisir le bon moment, ce qui n’est pas toujours facile. Cela signifie prendre la décision pour ou contre quelque chose en toute connaissance de cause.
Vivre dans le présent est donc la meilleure condition pour devenir plus sûr de soi dans la définition de ses priorités : Qu’est-ce qui est vraiment important pour moi en ce moment ? Qu’est-ce que je peux remettre à plus tard en toute confiance ?
Mais il y a aussi le cas inverse : que repoussons-nous peut-être depuis des jours, des mois ou même des années ? La formation continue nécessaire, le suivi des offres, le rappel d’un client « difficile », le bilan ou l’entretien avec le conseiller fiscal. Chaque fois que l’on rate le bon moment, l’obstacle devient de plus en plus grand. Et il n’est pas rare que l’activité ne soit pas du tout réalisée, comme c’est le cas pour pas mal d’entreprises.
Il peut s’agir par exemple de vacances promises depuis longtemps ou la visite chez le médecin. Les raisons de la « procrastination » sont multiples. Nous ne trouvons pas les tâches suffisamment intéressantes ou nous manquons de temps. Le besoin de perfection peut également inciter à la procrastination. Comme je crains la critique de mes performances, je préfère ne pas commencer. Mais comme certaines capacités ne se développent qu’avec l’action, on passe ainsi à côté de nombreuses opportunités. La paresse, l’intempérance, l’oubli ou même la négligence sont des facteurs de risque.
Le manque de temps n’est pas le principal moteur de la procrastination. La cause se trouve généralement dans l’enfance : retarder l’endormissement avait son charme et les appels de la mère augmentaient l’envie de continuer à jouer. Ou bien connaissez-vous l’excitation d’apprendre à l’école, à la dernière minute et avec le « courage de connaître des lacunes » ? On apprend donc très tôt qu’il vaut la peine de remettre à plus tard. Il est décisif de connaître ses propres motivations (inconscientes) pour la procrastination et d’agir à nouveau consciemment.
Donc repousser consciemment, mais aussi commencer consciemment. Un rendez-vous incontournable, inscrit dans le calendrier, peut aider à ne pas se faire avoir.
4. Chef, nous avons un problème
Dans son livre « One Minute Manager Meets the Monkey », Kenneth Blanchard utilise l’image du singe qui s’agrippe à l’épaule. Elle décrit de manière saisissante comment se débarrasser avant tout des singes qui n’ont rien à faire sur notre épaule. Connaissez-vous le phénomène : « Chef, nous avons un problème » ? Vous arrivez au bureau pour récupérer les documents pour un rendez-vous avec un client. Vous y rencontrez votre chef du service clientèle qui vous accueille en disant : « Oh, je suis content de vous rencontrer, chef. Vous avez un moment ? J’ai un problème avec . . . ».
Bien entendu, vous prenez le temps d’écouter votre collaborateur. Après tout, les problèmes sont votre spécialité. Un moment se transforme en 15 minutes et votre rendez-vous est déjà urgent. Votre réaction : « Je ne trouve pas de solution aussi rapidement. Vous savez quoi, je vais réfléchir à une solution ».
Qu’est ce qui s’ensuit ? Votre collaborateur est certes soulagé, mais vous avez maintenant l’affaire sur le dos. Vous êtes maintenant obligé de vous occuper de l’affaire et devez en plus proposer des solutions. Les rôles ont été clairement inversés, car votre collaborateur est désormais le chef. Il vous rappellera toujours à votre devoir, sans devoir lui-même proposer des solutions à son problème. Il a délégué son singe. Une situation qui est trop souvent une réalité.
Laissez donc la responsabilité à vos collaborateurs. Demandez-vous de manière critique quelles sont les tâches que vous effectuez vous-même et pour lesquelles vous payez en fait un collaborateur. Ou, pour formuler les choses autrement : Qu’est-ce que quelqu’un d’autre pourrait faire à moindre coût ? plus rapidement ou simplement plus efficacement que moi ?
Ces questions suivantes vous aideront :
– Lesquelles de mes tâches/singes pourraient être confiées à des collaborateurs ?
– De quelles compétences et de quelles informations avez-vous besoin pour cela ?
– A quel niveau dois-je encore aider ?
– Comment puis-je m’assurer qu’aucune tâche/aucun singe ne se retrouve devant mes jambes prêt à sauter sur mes épaules ?
– Quand serai-je à nouveau informé de l’évolution de la situation ?
– Pourquoi ne pas laisser à d’autres collaborateurs le soin d’acheter ou de choisir les véhicules de service ?
– La journée porte ouverte doit-elle toujours être organisée sous la direction du chef ?
– Qui est le mieux placé pour assurer le bon fonctionnement de l’organisation du chantier ?
– Qui choisit les vêtements de travail ?
– Comment acquérir de nouveaux clients ?
– Qui s’occupe de la conception et du respect de notre budget énergétique dans l’entreprise ?
5. Ce que nous conseille Ken Blanchard
Quelle est la quintessence de l’ouvrage » Le gestionnaire d’une minute rencontre le singe » de Kenneth Blanchard ? De quoi parle ce livre? Une idée simple peut vous libérer : Comment déléguer des singes (c’est-à-dire des problèmes) à d’autres.
Il conseille de ne pas s’attaquer à un problème si ce n’est pas le vôtre ! L’un des livres les plus libérateurs de l’extraordinaire bibliothèque One Minute Manager enseigne aux managers une leçon inoubliable : comment avoir le temps de faire ce qu’ils veulent et doivent faire.
Les auteurs expliquent pourquoi les managers qui acceptent tous les problèmes que leur soumettent leurs collaborateurs deviennent des goulots d’étranglement désespérés. De nombreux managers se retrouvent submergés par un travail qui ne leur appartient pas vraiment. Avec un scénario vif, humoristique et un tantinet familier, ils montrent un manager chargé de tous les singes qui ont sauté sur son dos venant du dos de leurs responsables légitimes.
Puis, étape par étape, ils montrent comment les managers peuvent s’affranchir du travail des autres et s’assurer que chaque problème est traité par la personne compétente. L’auteur suggère d’identifier les opportunités de délégation et de déléguer. Il invite les managers à aider les membres de leur équipe à grandir en leur donnant des responsabilités et utilisez leur temps propre sur des problèmes qui sont les réellement les leurs.
En utilisant les quatre règles du Monkey Management d’Oncken, les managers apprendront à devenir des superviseurs efficaces du temps, de l’énergie et des talents, en particulier les leurs.
Si vous vous êtes déjà demandé pourquoi vous êtes au bureau le week-end et que votre personnel est sur le terrain de golf, The One Minute Manager Meets the Monkey est fait pour vous. C’est inestimable !
6. Ces taches que le manager doit obligatoirement déléguer
Déléguer n’est pas toujours facile, mais c’est un exercice essentiel pour un manager qui souhaite être efficace et performant. Bien sûr, il est important de choisir les tâches à déléguer en fonction des compétences et de la maturité des collaborateurs.
Le manager doit également s’assurer que les collaborateurs qui prennent en charge les tâches déléguées disposent de l’information et de l’accompagnement nécessaires pour les réaliser.
Il existe plusieurs tâches que le manager devrait déléguer pour éviter d’être submergé par son travail et garder une gestion efficace et parmi lesquelles on pourrait citer :
- Les taches opérationnelles: Les tâches opérationnelles sont celles qui sont liées à la gestion quotidienne des projets, la coordination des équipes, la planification des horaires. Les tâches quotidiennes et opérationnelles peuvent être déléguées à des membres de l’équipe ou des employés qui ont les compétences nécessaires pour les accomplir. Le manager devrait déléguer ces tâches à pour libérer du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
- Les tâches répétitives ou routinières. Ces tâches ne nécessitent pas de compétences ou de connaissances particulières et peuvent être facilement réalisées par un collaborateur adapté.
- Les tâches administratives ou logistiques. Les tâches administratives telles que la gestion des effectifs, la planification des ressources, la gestion des budgets et la préparation des rapports peuvent être déléguées à des employés administratifs ou à des assistants. Ces tâches peuvent être chronophages et prendre du temps au manager, qui peut les déléguer à un assistant administratif ou à un autre collaborateur.
- Les tâches de formation et de développement : Le manager devrait déléguer les tâches de formation et de développement à des employés expérimentés ou à des formateurs pour aider les autres employés à améliorer leurs compétences et à se développer professionnellement.
- Les tâches de communication interne : La communication interne au sein de l’équipe ou de l’organisation peut être déléguée à des membres de l’équipe qui sont responsables des communications. Le manager devrait déléguer les tâches de communication telles que la rédaction de messages, la préparation de présentations et la coordination des réunions à des employés ayant des compétences en communication.
- Les tâches de suivi et de contrôle : Le manager devrait déléguer les tâches de suivi et de contrôle à des employés juniors ou à des assistants pour s’assurer que les projets sont en cours de réalisation et que les objectifs sont atteints.
- Les tâches de marketing et de vente : Le manager devrait déléguer les tâches de marketing et de vente telles que la promotion des produits, la gestion des campagnes publicitaires et la négociation avec les clients à des employés expérimentés pour augmenter les ventes et la visibilité de l’entreprise.
- Les tâches de maintenance et de réparation : Le manager devrait déléguer les tâches de maintenance et de réparation telles que la maintenance des équipements, la réparation des machines et la gestion des stocks à des employés qualifiés pour assurer la continuité de l’activité de l’entreprise.
- Les tâches qui ne nécessitent pas sa présence ou son expertise. Ces tâches peuvent être confiées à un collaborateur qui a les compétences nécessaires pour les réaliser.
En déléguant ces tâches, le manager peut se concentrer sur des tâches plus stratégiques telles que la prise de décision, la planification, la gestion des personnes et la communication avec les parties impliquées. Il se libère du temps pour se concentrer sur les tâches stratégiques et décisionnelles, qui sont sa responsabilité principale. Cela lui permet également de développer ses collaborateurs et de leur confier de nouvelles responsabilités.