Tous les chefs de projet qui ont connu des nuits blanches pour essayer de maintenir le niveau de productivité de leur équipe avec des délais trop serrés, un budget insuffisant et une ampleur trop vaste d’un projet ont déjà fait l’expérience de ce triangle magique.
Quiconque s’occupe de la gestion de projets a, avec une forte probabilité, rencontré ou à tout le moins, entendu parler de ce que l’on appelle le triangle de gestion de projet. Comme il s’agit d’un élément essentiel de la gestion de projet, il n’est pas surprenant que de nombreuses personnes s’en préoccupent.
Le triangle magique de la gestion de projet permet de visualiser le problème que soulèvent les « trois contraintes » : la nécessité d’équilibrer la portée, les coûts et les délais pour garantir un produit final de haute qualité.
Dans sa première version, Barnes a nommé les angles du triangle « temps, coût, qualité », mais dans une version ultérieure développée plus tard, il a remplacé « qualité » par « performance » 20 ans plus tard, le concept est appelé « le triangle des objectifs » par son initiateur (Barnes, 1988). Certains auteurs l’intitulent « Triangle des trois contraintes », d’autres encore parlent de coûts, délais et portée. Si certains l’appellent « triangle magique », d’autres le considèrent comme un « triangle d’or »
Par-delà ces aspects sémantiques, le triangle de gestion de projet définit les conditions de base dans lesquelles un projet se déroule. Ce faisant, il combine les différentes nécessités : coûts, délais et portée (ou importance), dans lesquels tous les domaines de la connaissance sont pris en compte. Il décrit symboliquement la relation entre les coûts du projet, la durée du projet et les exigences (portée) du projet.
Depuis son utilisation précoce par Barnes, le triangle du projet a été discuté dans différents domaines dans la littérature sur la gestion de projet et notamment la gestion des projets de construction, mais le concept n’a pas fait l’objet d’un changement majeur.
Dans cet article, vous en apprendrez plus sur le triangle magique dans la gestion de projet et pourquoi il peut vous aider dans votre planification.
Ce qui vous attend dans cet article :
1. Le triangle magique en bref
D’abord brièvement, on dira que :
- Le triangle de gestion de projet est la forme classique montrant la relation entre les critères apparents de succès (qualité) pour une tâche donnée.
- Les 3 variables temps, coût et portée sont liées et fortement dépendantes les unes des autres.
- Lorsque les contraintes de temps sont dépassées et que des changements de portée, de coût ou les deux doivent être forcés, les circonstances dictent souvent un changement de calendrier (temps)
- La qualité (succès, performance) d’un projet va essentiellement dépendre de la manière dont les 3 variables ont été gérées.
Aucune variable du triangle du projet ne peut être modifiée sans faire de compromis avec les deux autres points du triangle. Il incombe au chef de projet d’équilibrer ces trois éléments pour que le projet respecte le budget et les délais, tout en respectant le cahier des charges de la portée du projet.
Si une variable est modifiée sans modifier en conséquence les deux autres variables, la qualité du projet en sera affectée ce qui pourra conduire à son échec. Pour cette raison, il est crucial que le projet soit suivi et contrôlé.
Nous allons ci-après décomposer, détailler et examiner les trois points du triangle de la gestion de projet, les relations qui peuvent lier les uns aux autres et les précautions que doivent prendre les chefs de projet pour maintenir ces facteurs en équilibre et s’assurer de la réussite de leur initiative.
2. Signification du triangle magique de la gestion de projet
Le triangle de gestion de projet est également connu sous le nom de triangle de projet, triangle magique, triangle de fer ou les trois dimensions de la gestion de projet. Pas de tour de passe-passe, mais une manière ingénieuse de mettre de l’ordre dans votre projet : c’est le triangle magique. Pour mieux comprendre ce modèle, il faut le décomposer en ses éléments constitutifs.
Le triangle magique de la gestion de projet se compose de trois variables qui déterminent la qualité du projet : la portée (ou importance), les coûts (ou budget) et le temps ‘ou délais). Il est appelé magique car la connexion équilibrée entre les dimensions individuelles garantit que l’objectif est atteint.
Les variables sont visualisées à un coin du triangle. Elles sont également appelés dimensions. Ces dimensions sont le temps, le coût et la portée. Ces 3 dimensions vont influer sur la qualité. Les dimensions ne sont pas isolées les unes des autres, mais s’influencent mutuellement. Si l’un des facteurs change, cela a un effet direct sur l’une ou même les deux autres dimensions.
Des objectifs contradictoires peuvent nécessiter une re-planification massive. Chaque nouvelle exigence de contenu (taille, volume, nouvelles prestations non prévues initialement) va éloigner le projet de sa configuration d’origine (coût et calendrier).
Cela doit être coordonné avec le client afin de coordonner de manière contraignante les nouvelles positions de l’objectif du projet dans le triangle magique. Sinon, les attentes du client et la réalité vont s’éloigner. Tout cela a des conséquences fatales pour la coopération et pour l’acceptation finale du résultat. Pour cette raison, dans la gestion de projet classique, l’objectif du projet doit toujours être constamment équilibré dans le triangle magique.
« La gestion de projet peut être définie comme un moyen de développer la structure d’un projet complexe, où les variables indépendantes de temps, de coût, de ressources et de comportement humain se rejoignent. »
Rory Burke
Le triangle illustre parfaitement le lien entre ces trois variables : si l’on modifie l’une d’entre elles, il s’agira pour éviter d’éventuels déboires d’ajuster en conséquence les deux autres pour que le triangle reste soudé. Si par exemple, vous vous en tenez toujours aux spécifications de temps et de coût, le projet ne peut être mis en œuvre que de manière agile, car dans ce cas, les exigences de contenu ne sont définies que lors de la mise en œuvre du projet.
Si le triangle se disloque, c’est-à-dire si l’une des variables est déplacée (modifiée) sans procéder à l’ajustement (modification) d’une autre ou des deux autres, alors la qualité (le résultat) du projet s’en trouvera affectée.
Un objectif de projet se positionne dans le triangle. Ainsi, il occupe une distance spécifique aux trois coins. En d’autres termes : par exemple, les coûts de projet souhaités et la durée de projet spécifiée dépendent désormais des exigences (Portée)
Ces variables concernent tous les projets et servent à assurer la qualité (Résultat) du projet. Les 3 variables sont donc interdépendantes et fortement dépendantes les unes des autres. Ainsi par exemple, plus la portée (envergure, importance) du projet est grande, plus il prendra de temps et plus le coût sera élevé.
Il incombe au chef de projet de veiller en permanence à l’équilibre des trois points du triangle afin d’obtenir le meilleur résultat possible. Les travaux doivent être achevés dans le temps (délais), dans les limites du budget (coût) et conformément aux normes de qualité convenues (cahier des charges).
Consultez notre » guide complet « pas à pas » de la gestion de projet. »
3. Les 3 contraintes du triangle magique
Pour garder les trois éléments sous contrôle, le chef de projet doit avoir une bonne compréhension de chacune des variables et de son aptitude à être flexible si les circonstances devaient l’exiger au cours de la réalisation du projet.
3.1. Le temps (Durée)
Le temps est la variable la plus facile à contrôler et donc celle qui reçoit le plus d’attention. La dimension temps représente la planification du temps et influence la classification des deux autres variables. Le temps représente aussi, mais pas seulement, la date de début et de fin du projet, mais aussi des dates intermédiaires ou des jalons importants. Si les jalons prévus ne sont pas atteints à temps ou si le chemin critique est retardé, le projet ne sera pas terminé dans les délais.
Chacune des tâches qui composent un projet nécessite un certain investissement en temps. Le chef de projet peut envisager un calendrier de projet sur lequel il « plantera » les jalons qui constituent le parcours temporel du projet. Il peut s’agir de parties de projets livrables ou de corps d’état dans le cas de constructions (Terrassement, gros œuvres, finitions etc.)
Questions utiles :
De combien de temps disposons-nous pour mettre en œuvre le projet ?
Quand commence- t-il et quand doit-il se terminer ?
Quelles dates intermédiaires et quels jalons doivent être envisagés ?
On peut maintenant imaginer des glissements dans les délais du fait d’un certain nombre de facteurs parmi les plus courants :
- Mauvaise appréciation initiale des délais
- Demande des clients pour des prestations supplémentaires
- Retards de livraison des fournisseurs
- Problèmes technologiques (pannes)
- Forces majeures (Intempéries, crise sanitaire etc.)
3.2. Le coût (Budget)
Comprendre les coûts et les limites du budget alloué à un projet est crucial pour tout chef de projet. La dimension des coûts quantifie les dépenses financières et le budget disponible pour l’ensemble du projet. Par budget, on entend les ressources financières d’une part, mais aussi les ressources matérielles telles que les machines et le personnel interne ou externe. Les coûts doivent être cernés et fixés avant le démarrage du projet et non dépassée afin que les projets restent économiquement viables.
Toutefois, les estimations sont des lignes directrices susceptibles d’évoluer. Lorsqu’un projet est soumis à de nombreux changements de coût, cela peut avoir un impact notoire sur le déroulement du projet proposé et les chances qu’il puisse être achevé dans les délais impartis et la portée envisagée.
« Attendez-vous au meilleur, planifiez le pire et préparez-vous à être surpris. »
Denis Waitley
Parmi les facteurs pouvant influer sur le coût d’un projet on pourra citer :
- Travaux ou prestations non prévus par l’étude du projet
- Hausse des prix des fournisseurs d’intrants
- Allongement des délais
- Fluctuations des taux de change dans les projets internationaux
- Révision du périmètre du projet (Portée) qui nécessite des fournitures supplémentaires
- Coût de l’introduction de nouvelles technologies
3.3. Portée (Importance)
La portée est une dimension qui fait partie intégrante du triangle magique de la gestion de projet quant au résultat final à livrer. Elle correspond au volume, à la taille du projet en termes de qualité, de détail et d’ampleur des livrables. Les livrables représentent la finalité attendus du projet, le service, le produit etc.
Elle reflète ainsi de façon globale quel est l’objectif visé et comment le produit ou service final doit être livré. Ces éléments apparaissent généralement sur le cahier des charges du projet.
On imagine aisément que plus la portée, la taille, l’envergure du projet augmentent, plus il faudra du temps et de l’argent pour le mener à bien. Aussi faut-il que parmi les données inhérentes à la portée du projet, on exprimera le plus clairement possible le montant aussi réaliste que possible des travaux, ses limites (physiques, temporelles, etc.) et ses interactions avec d’autres projets (déjà mis en œuvre, en cours ou prévus).
Parmi les éléments palpables pouvant constituer la portée ou pourra citer :
- La complexité du projet
- La quantité de produits finis
- La qualité des résultats
- La puissance (par exemple, le nombre d’utilisateurs simultanés qu’une application peut prendre en charge)
- Le niveau de détails
- Le nombre de fonctionnalités et leur complexité
Au cours du projet et après son achèvement, le triangle magique sert d’orientation pour savoir si la planification était appropriée et a correctement fonctionné. L’équilibre entre les trois dimensions est particulièrement important pour le pouvoir magique. Si une valeur chute, cela affecte également les deux autres. Le triangle magique visualise la relation entre les différents facteurs de la gestion de projet.
4. Conflits entre les dimensions
En raison de la connexion étroite des 3 dimensions cibles, des conflits peuvent survenir dans certaines circonstances. C’est particulièrement le cas lorsque différentes parties prenantes du projet ont des attentes et des exigences différentes.
Le triangle magique est donc parfois aussi appelé triangle de tension. Changer une dimension affecte inévitablement les autres aussi.
4.1. Les zones de conflits
Trois zones de tensions peuvent être distinguées :
« Peu importe la qualité de l’équipe ou l’efficacité de la méthodologie, si nous ne résolvons pas le bon problème, le projet échoue. »
Woody Williams
4.1.1. Le conflit Coût par rapport au temps
Les dimensions des coûts et du temps entrent en conflit, par exemple, lorsque le projet risque de connaitre des retards. Dans cette situation, soit on accepte que le délai envisagé initialement ne puisse pas être respecté auquel cas la dimension temporelle change, soit on investit davantage de ressources de manière à pouvoir terminer le projet dans les délais. Cela va cette fois-ci modifier la dimension des coûts. Quelle que soit la décision prise : l’autre dimension va en pâtir.
On peut imaginer aussi que la date d’achèvement puisse être avancée, pour un certain nombre de raisons. Dans cette situation, la solution pourrait consister à recruter davantage de personnes ou de prévoir par exemple des heures supplémentaires etc. (ce qui augmente les coûts).
4.1.2. Le conflit temps par rapport à la portée
Quand le projet touche à sa fin et qu’il n’y a plus assez de temps pour fournir les services ou sujétions initialement prévus, les dimensions du temps et de la portée (Envergure du projet) sont en conflit l’une avec l’autre.
Ainsi, s’il n’y a plus assez de temps pour terminer le projet dans les délais, il est possible de réduire la portée (un certain nombre de services ou d’éléments du projet seront supprimés). Cela affectera la qualité. Les objectifs fixés à l’avance ne seront probablement pas atteints.
Si le service risque de ne peut pas être fourni avec la qualité souhaitée, soit le délai doit être prolongé pour permettre de maintenir la qualité désirée, soit encore sans toucher au délai, on pourra augmenter les ressources (augmentation des coûts) pour disposer de personnel supplémentaire.
4.1.3. Le conflit coût par rapport à la portée
Autre situation : Si le budget disponible est réduit, le temps et/ou la portée doivent être réduits afin de maintenir l’équilibre et de continuer à fonctionner de manière économique. Si le budget restant devient étriqué (ne pouvant pas suffire pour fournir tous les services souhaités) il s’agira soit d’accepter cette situation et de provoquer un changement dans la qualité, ou de fournir plus de ressources. Cela aura alors un effet correspondant sur la dimension du coût.
Cela montre la connexion de base entre ces paramètres. Si un coin du triangle magique est « tiré », cela affecte immédiatement les autres coins. Il est donc crucial de créer un tampon pour toutes les valeurs afin que la relation reste intacte lorsque des changements inattendus se produisent.
Il est donc particulièrement important de clarifier le contenu de tous les facteurs avant le démarrage du projet. Avec le plan élaboré le plus précisément possible au préalable, il est préférable de garder le triangle équilibré.
4.2. Gérer les conflits entre les dimensions
Les conflits entre les 3 dimensions cibles du triangle magique peuvent difficilement être évités. La parade consiste à les maintenir aussi réduits que possible et éviter – sauf force majeure – que l’une des dimensions (coût, portée et délai) changent de façon considérable. Avant tout, les attentes des parties prenantes doivent être rassemblées et équilibrées. Tous les intervenants doivent soutenir les conditions du projet.
Pour en arriver là, il est très recommandé de communiquer ouvertement les conflits. Faites part des conflits existants, potentiels ou imminents à votre client et suggérez-lui des solutions. Assurez-vous que non seulement le conflit est débattu, mais qu’une décision soit effectivement prise. Sinon vous serez rapidement confronté à un nouveau problème avec la dimension temporelle.
Dans certains cas, il ne sera pas facile d’arbitrer entre les dimensions et de prendre une décision facilement. Comment privilégier une dimension par rapport à l’autre ?
L’idée sera d’essayer de prioriser :
- Quel aspect (ou dimension) est le plus important ? Faut-il obligatoirement ne pas toucher au budget alloué ? A l’inverse, le délai pourrait pour de nombreuses raisons être le premier impératif qu’il faut à tout prix respecter.
- De quoi ne pouvez-vous absolument pas vous passer et où sont les compromis possibles ?
Malgré tous les inconvénients et les nuits blanches que cela peut coûter pour tenter de concilier tous les intérêts, les conflits ont aussi leur bon côté. Ils montrent souvent où il y a place à une reconsidération des choses pour leur amélioration.
« L’échec est simplement l’occasion de recommencer, mais cette fois plus intelligemment. »
Henry Ford
Conclusion
Le triangle magique peut être utilisé pour la planification prévisionnelle de projets. Il garantit la transparence et utilise des visualisations pour montrer si un projet se développe conformément au plan. Il aide à planifier, exécuter et terminer un projet dans certaines limites et permet aux chefs de projet d’identifier les risques à un stade précoce afin de prendre des mesures préventives.
Toutefois, le principal inconvénient est de pouvoir gérer ces variables ou indicateurs. Ensemble, ils contribuent à déterminer la qualité du produit. Parce que les dimensions s’influencent mutuellement, le chef de projet devra réagir assez rapidement aux nouveaux développements.
Chaque projet est limité par trois contraintes fondamentales et très dépendantes les unes des autres : le temps, le coût et la portée. Ces variables ou indicateurs de gestion jouent un rôle fondamental dans le contrôle et l’amélioration des résultats et représentent un jalon dans l’atteinte des objectifs et l’atteinte de la qualité souhaitée du projet.
En termes simples, on dira que si le temps presse, vous devez soit augmenter le budget, soit réduire l’envergure du projet. Si l’envergure du projet (portée) augmente au cours du projet, il faudra prévoir soit plus de temps, soit un budget plus important.
Dès le début il faut réfléchir et s’interroger si parmi les trois dimensions, il en aurait une (ou deux) à privilégier. Il est par ailleurs important de disposer de données détaillées et spécifiques sur toutes les variables de processus. Pour réussir l’équilibre du triangle de la gestion de projet, la transparence et la visibilité des trois fondamentaux sont essentielles.
Consultez notre » guide complet « pas à pas » de la gestion de projet. »