« Levez la main, ceux qui trouvent les réunions géniales… ». Une phrase qui génère plutôt peu d’adhésion lors des conférences et des ateliers qui sont animés ici et là à travers le monde et dans tous types d’organisations. Publiques ou privées, commerciales ou à but non lucratif.
Ils sont rares ceux qui sont satisfaits des réunions dans leur entreprise. Au lieu de cela, vous entendrez plutôt des mots comme ennuyeux, chaotique, perte de temps, le pire moment de la journée. Ce n’est que quelques-uns des attributs « élogieux » à propos des réunions. Ne soyez pas le gestionnaire de ce genre de réunion
Ce qui vous attend dans cet article :
1. Réunions : une épidémie mondiale
Les réunions font inévitablement partie de notre journée de travail. Il peut s’agir soit de réunions, forums productifs et collaboratifs qui font avancer une entreprise ou un projet, soit au contraire d’événements chronophages et écrasants qui inondent et empoisonnent la journée de chacun et étouffent les progrès.
De nombreux professionnels redoutent leur journée de travail lorsqu’ils voient leur calendrier rempli de réunions. L’une des principales raisons pour lesquelles les gens ne les aiment pas est qu’ils très trouvent très peu fructueuses et qu’ils gaspillent un temps précieux.
En tant que manager, vous passez parfois plus de 50 % de votre temps en réunion. Il est donc primordial d’utiliser ce temps efficacement. Pourtant de nombreuses études et enquêtes révèlent que top peu d’importance est accordée à la réussite des séances de travail.
Les employés américains estiment que près de 10% de leur semaine de travail typique est gaspillée dans des réunions de mauvaise qualité. Selon une étude menée auprès de cadres d’entreprises européennes, 66 % souhaiteraient des réunions plus efficaces, 35 % plus courtes et 20 % moins de réunions.
« Si vous organisez une réunion d’une heure dans votre entreprise, vous avez effectivement volé une heure à chaque personne présente dans la salle. S’il y a vingt personnes dans la salle, votre présentation équivaut désormais à un investissement de vingt heures. Il est donc de votre responsabilité de vous assurer que vous ne perdez pas l’heure en lisant des diapositives PowerPoint, en fournissant des informations qui auraient pu être fournies par e-mail, en donnant des conférences, en pontifiant, en flattant ou en ennuyant votre public. Vous devez divertir, engager et informer. A chaque fois. »
Matthew Dicks,
Des enquêtes ont montré que les notes d’évaluation des réunions internes à l’entreprise oscillaient autour de 5 sur 10. Un cadre supérieur d’une entreprise technologique de plus de 300 personnes visiblement agacé par les séances de travail qui lui étaient imposées aurait répondu : « sur une échelle de 1 à 10… Je dirais moins quatre ! »
Un employé perd en moyenne
13 jours par an dans des réunions
« improductives » et inutiles
Si l’on considère que les réunions constituent la discipline la plus importante pour coordonner les personnes, se concerter, trouver des accords et fixer des priorités, ainsi que pour élaborer des solutions et des visions, c’est un désastre que les séances de travail soient aussi mal notées.
Quelques chiffres
Pour commencer, déroulons quelques autres faits inquiétants concernant les réunions et qui nous incitent à s’améliorer.
- Une étude de Microsoft a révélé que les gens passent en moyenne 5,6 heures par semaine en réunion. le double ou le triple pour les managers et 69 % estiment que ce temps est improductif.
- Dans le monde, 13 milliards de réunions ont lieu chaque année, et elles gaspillent des milliards de dollars en temps et en productivité chaque année
- La fréquence et la durée des réunions ont augmenté au cours des 50 dernières années. Aujourd’hui, les cadres passent environ 22 heures par semaine en salle de réunion. En 1960, ce chiffre n’était que de 10 heures.
- 24 % des employés déclarent que le plus grand obstacle à la productivité au travail est le trop grand nombre de réunions
- Pour 63 % des cadres, les réunions sont une source d’irritation. C’est le pourcentage de cadres qui considèrent que les réunions sont un obstacle à leur travail. Une situation grave si l’on considère que l’une des tâches les plus importantes des cadres est de construire une équipe qui fonctionne.
- 71 % estiment que leurs réunions sont inefficaces. C’est le pourcentage de toutes les personnes qui déclarent que les réunions auxquelles elles participent sont improductives.
- 250 €…C’est le coût moyen d’une réunion d’une heure avec 12 personnes et un salaire moyen mensuel de 3000 euros.
Comment déterminer le coût moyen d’une réunion
- Imaginons une réunion récurrente d’une heure pour une équipe de 12 cadres
- Le salaire moyen d’un cadre dans cet exemple est de 3.000 €
- le temps travail mensuel moyen s’élève à 145 heures dans l’Union Européenne.
- Divisons le salaire par le nombre moyen d’heures de travail mensuel. Pour cet exemple, c’est 3.000 €/145 heures = 20,7 €.
- Multiplions ce taux horaire par le nombre de personnes à la réunion. Soit donc 20,7 x 12 = 248,4 soit près de 250 € par réunion.
- S’il s’agit de réunions hebdomadaires faites votre compte pour l’année.
L’exemple ci-dessus, assez simple, ne tient pas compte en réalité des autres variables telles le temps de préparation avant la réunion, le coût de perturbation d’autres travaux, le coût d’opportunité perdue et les coûts au-delà du salaire (avantages sociaux, fournitures de réunion, collations, coût d’une salle de réunion ou d’une technologie, etc.). Les coûts montent rapidement et dépassent souvent le coût d’une réunion.
2. Les 5 erreurs monumentales à propos des réunions
Il y a beaucoup de choses qui peuvent mal se passer lors d’une réunion. Il existe donc de nombreux conseils pour les améliorer. Si vous faites une recherche sur Google pour « réunions efficaces », vous trouverez de nombreuses recettes qui se ressemblent toutes. Elles ne sont pas mauvaises. Mais elles ne vont pas améliorer fondamentalement les réunions.
Ce ne sont que des pansements appliqués sur les symptômes.
La racine du problème des réunions ennuyeuses, de mauvaise qualité et inefficaces est plus profonde et ne peut malheureusement pas être résolue par de simples conseils comme envoyer l’ordre du jour à l’avance, faire participer tout le monde, arriver à l’heure, choisir une salle adaptée au sujet…etc. Le problème est ailleurs
Ci-dessous, les 5 grandes erreurs.
2.1. Ne pas fixer d’objectif clair à la réunion
C’est la première étape à franchir après qu’il a été décidé qu’une réunion doit avoir lieu. L’erreur numéro une que font les initiateurs de la réunion est de ne pas avoir d’objectif sur ce qu’ils veulent obtenir de la réunion. C’est probablement le conseil le plus important à suivre pour avoir une réunion efficace. Sans but, la réunion devient vraiment inutile. On tourne en rond. Évitez cela en examinant la réunion à l’avance et en comprenant ce que vous espérez accomplir en y allant.
Le dicton « Si vous n’avez pas de plan, vous planifiez automatiquement l’échec », s’applique souvent aux réunions. Beaucoup de font pas l’effort de définir de façon aussi claire et précise que possible l’objectif d’une réunion. Grossière erreur. Tout d’abord, définissez le « pourquoi » derrière votre réunion. Pourquoi vous réunissez-vous ? Est-ce pour réfléchir ? Est-ce pour avoir une discussion ou planifier les prochaines étapes ?
« Il n’y a aucun moyen de justifier une longue réunion, plus de 15 à 30 minutes, où aucune décision n’est prise. Ce genre de réunion ne devrait jamais avoir lieu ; c’est inutile. »
Carlos Marui
Les réunions ont de nombreuses fonctions. La réunion devrait-elle porter sur la génération d’idées, pour échanger des informations, pour prendre des décisions, discuter, planifier, débattre, résoudre une dispute, célébrer, et plus encore. Les réunions peuvent également aider à améliorer la motivation et la productivité. Il est important de le savoir afin de déterminer quelle direction la réunion doit prendre et quel est son objectif.
L’information manquante ou insuffisante est le terreau de l’incompréhension, de la frustration et du manque d’identification à une tâche. Si vous vous fixez un objectif clair, il vous sera beaucoup plus facile de concevoir un ordre du jour pour votre réunion. Les membres de l’équipe chargés d’apporter des rapports ou des informations à la réunion doivent être informés à l’avance afin que tout le monde soit prêt.
C’est précisément pour cette raison que les réunions peuvent apporter une contribution importante à la motivation de vos employés et peuvent être un moyen efficace de créer des idées, de promouvoir l’esprit d’équipe ou de provoquer des actions. Même les défis les plus difficiles peuvent être surmontés lorsque tous les membres de l’équipe sont sur la même page et savent exactement ce qui doit être fait.
Il y a 7 objectifs différents pour un sujet dans une réunion. Et nous devrions savoir avant la réunion quel est notre objectif. La plupart du temps, cependant, il n’est pas communiqué aux personnes présentes. Par exemple, si nous sommes cinq dans une réunion et que nous commençons par « nous devons parler de x ou de y… », il est fort probable que les avis peuvent diverger quant à l’objectif de la séance de travail.
Le manager qui organise une réunion est responsable de montrer aux autres quel en est l’objectif. Il existe 7 options. Vous en trouverez la liste ci-dessous, avec un exemple pour chacune d’entre elles :
Lorsque plusieurs personnes se réunissent, la confusion et le manque d’efficacité peuvent facilement survenir si l’objectif n’est pas connu à l’avance. Dans ce cas, chacun oriente ses interventions en fonction de ce qu’il pense être l’objectif. Et il y a de fortes chances que les participants aient des objectifs différents en tête.
Essayez ceci la prochaine fois que vous présenterez un sujet lors d’une réunion : avant le début de la réunion, et suffisamment à l’avance, donnez votre objectif aux participants.
Et … Si vous ne savez pas vous-même quel est l’objectif, imaginez dans quelle situation se trouvent les autres. Par conséquent, prenez le temps d’y réfléchir avant de faire réfléchir les autres.
2.2. Ne pas préparer ses réunions
Benjamin Franklin l’a parfaitement expliqué quand il a plaisanté: « Donnez-moi six heures pour abattre un arbre et je passerai les quatre premières à aiguiser la hache. ». Afin d’atteindre l’objectif de la réunion, il est important que la discussion ne prenne pas des tangentes qui ne mènent nulle part.
La préparation est vitale, elle détient les clés du succès. Et, en matière de réunion, cela ne fait pas exception, et pourtant la préparation des réunions est souvent un point faible pour les entreprises. Le succès de votre réunion réside dans la bonne préparation et l’organisation ainsi que dans une mise en œuvre professionnelle.
Sans préparation sérieuse et approfondie, nous ne nous préparons pas à réussir. Pourtant, le défaut dans les affaires modernes semble être de minimiser l’importance de la préparation des réunions.
Cela semble évident de préparer une réunion, mais pour beaucoup, ça ne l’est pas. Si vous planifiez votre réunion à l’avance, vous avez la meilleure chance de vous assurer que toutes les conditions seront réunies pour que tout se passe bien.
Prévoyez du temps pour préparer précisément la réunion. Votre préparation a un impact significatif sur le résultat de votre séance de travail.
« « Lorsque nous rencontrons Elon (Musk), nous sommes préparés. Parce que si nous ne le sommes pas, il vous le fera savoir. Il vous pose ensuite une question et si vous n’avez pas de réponse prête, eh bien bonne chance. »
Des employés de Tesla »
Faites un ordre du jour précis des éléments que vous devez couvrir en omettant tout ce qui ne soutient pas nécessairement l’objectif. Rappelez cet ordre du jour en début de réunion.
Faites part à l’assistance de la durée aussi précise que possible de la session. Ne soyez pas trop large. Cela rend les participants à la réunion très conscients que le délai est limité, que tous les points à l’ordre du jour doivent être discutés et achevés dans les délais fixés de la réunion. Cela maintient la concentration sur la ou les questions à l’ordre du jour.
2.3. Multiplier les participants
Le vieil adage nous prévient : « Trop de cuisiniers gâtent le bouillon ». Un autre nous fait sourire : « Trop de sages-femmes et la tête de l’enfant sort de travers ». Selon le PDG d’Amazon, Jeff Bezos, une réunion productive consiste à inviter le moins de participants possible. Il a une règle d’or pour les réunions : il ne peut y avoir que deux pizzas par réunion.
Cette règle des deux pizzas suggère de ne pas inviter dans une réunion plus de personnes que vous ne pouvez en nourrir avec deux pizzas. Symboliquement : inviter le moins de participants possible.
Dans la pratique en entreprise, il arrive souvent que les participants se plaignent de ne pas être obligés d’être présents à une réunion. Respectez le principe : autant de participants que nécessaire – le moins possible.
« Les réunions avec de nombreux participants résolvent rarement un problème, mais font perdre un temps précieux. »
Cyril Northcote Parkinson
Réfléchissez bien à qui devrait assister à la réunion. Beaucoup de temps et d’énergie peuvent être économisés en ne faisant appel qu’aux personnes les plus pertinentes pour atteindre l’objectif.
2.4. Trop de réunions ou trop peu ?
Un auteur et chroniqueur américain Dave Barry disait « Si vous deviez identifier, en un mot, la raison pour laquelle la race humaine n’a pas atteint, et n’atteindra jamais, son plein potentiel, ce mot serait « réunions » ».
L’une des plus grandes plaintes des professionnels est le trop grand nombre de réunions organisées à longueur d’année et le manque de temps pour accomplir un travail important. Souvent, les gens se désengagent des réunions lorsqu’il y en a trop, ce qui rend presque impossible d’avoir une réunion d’équipe productive et efficace. Il est vrai que de nombreuses réunions peuvent être éliminées avec une communication fréquente entre les membres de l’équipe.
« Les gens qui aiment les réunions ne devraient pas être responsables de quoi que ce soit. »
Thomas Sowell
Vous souhaitez peut-être organiser moins de réunions. Parce que vous en avez assez. Mais le fait est que vous ne devez pas avoir moins de réunions, mais davantage de réunions.
Plus de réunions ? Oui, plus. Mais de manière différenciée.
L’une des grandes erreurs est de mélanger dans une même réunion toutes sortes de choses : Information, analyse, stratégie, tactique. Cela rend la tâche très difficile de suivre le fil et d’avoir la tête concentrée sur chaque point de l’ordre du jour ou de bien s’y préparer.
Imaginez l’analogie suivante : c’est le week-end, vous êtes à la maison en train de préparer une collation avec votre partenaire et soudain, il vous dit : « Chérie, je dois te parler un instant : nous devons encore discuter de ce que nous allons faire pour le dîner ce soir, de qui va faire les courses. De plus, nous avons dépassé les dépenses pour le mois en cours et, en dernier lieu, j’aimerais qu’on ait un deuxième enfant… ». On imagine que sa « chérie » ne saura plus où donner de la tête.
C’est à peine exagéré, mais c’est ainsi, ou à peu près, que se déroulent de nombreuses réunions. Toutes sortes de sujets sont balancés dans la grande marmite de la réunion. On passe de l’analyse à la stratégie et de la résolution des problèmes à la planification. C’est très difficile.
Il est nécessaire de créer différents types de réunions pour que chaque participant puisse apporter l’état d’esprit approprié : analytique, tactique, stratégique ou autre.
2.5. Ne pas avoir d’hameçon
A quoi sert une réunion directe si les participants ne sont pas motivés à contribuer ? De nombreux employés ont souvent des associations négatives avec le mot « réunion ». Cependant, une réunion bonne et efficace pourra changer ces attitudes, surtout si les participants sont impliqués et sentent qu’ils ont un impact sur le résultat.
Commençons par une analogie. C’est Vendredi soir, après une dure semaine de travail. Vous vous affalez dans votre fauteuil. Vous vous installez confortablement et allumez votre téléviseur pour regarder Netflix. Aujourd’hui, vous voulez commencer une nouvelle série que vous attendez avec impatience depuis des jours.
C’est parti… Mais à votre grand regret, au fil des minutes vous êtes déçu par l’épisode que vous regardez. Il y a trop de longueurs, des scènes de « remplissage ».! Vous restez encore quelques minutes pour donner encore une chance au film, puis, toujours déçu, vous passez au menu pour choisir autre chose. Finalement, il y a beaucoup de choix…et vous êtes perdu !
Et quel est le rapport entre cette scène et les réunions ? Beaucoup de choses. Au travail, il y a aussi beaucoup de choix. Beaucoup de choix sur ce qu’il faut faire. Une très grande offre de « divertissement ». Cela signifie que nous voulons et devons constamment optimiser notre temps.
Pour qu’un film ou une série ait du succès, il doit se passer quelque chose qui attire notre attention dès les premières minutes : A Hollywood, on appelle cela « the hook », l’hameçon.
Il en va de même pour les réunions : nous sommes tous très occupés, nous devons optimiser notre temps, et nous traitons les choses qui attirent notre attention : the hook.
La prochaine fois que vous provoquez une réunion avec un sujet, veillez à utiliser un hameçon : Pourquoi les personnes présentes devraient-elles s’intéresser à votre sujet ? Pourquoi devraient-elles vous accorder plus de cinq minutes d’attention ? Après tout, tout le monde autour de la table a de nombreux sujets urgents à traiter.
Ne commencez par « …nous devons parler du budget pour le prochain exercice. J’ai apporté un PowerPoint avec les données de l’année… ». Certains se mettent à bailler, d’autres sortent leur téléphone.
Il vous appartient de susciter l’intérêt. Présentez un argument qui capte l’attention des participants et leur permet de voir et comprendre pourquoi les minutes qui vont suivre ne seront pas une perte de temps. Par exemple, cela pourrait ressembler à ceci :
« L’année prochaine sera très importante pour notre entreprise. Et aujourd’hui, il s’agit du budget. Ce n’est que si nous parvenons à établir le budget de manière intelligente et efficace que nous pourrons atteindre nos objectifs annuels. Je veux que chacun comprenne que nos décisions auront un impact direct sur de nombreux employés. Y compris sur nous-mêmes et sur tous les autres collaborateurs dans l’entreprise. C’est pourquoi je pense que ce sujet mérite la plus grande attention de la part de chacun d’entre nous ici. Êtes-vous d’accord avec moi ? »
Très différent, n’est-ce pas ? Parfois, il peut être plus difficile de créer une bonne accroche. Mais, c’est certain, l’effort en vaut la peine. Court et précis, pas plus d’une minute.
C’est the hook, l’hameçon
« Quand, dans une réunion, un homme ne dit rien alors que tout le monde parle, on n’entend plus que lui. »
Raymond Devos, Artiste de variétés,
auteur et comédien français
4 Derniers conseils pour la route
1. Evitez la multiplication de sujets à traiter dans une même réunion
2. Prendre l’habitude d’arrêter la réunion même si tous les sujets prévus n’ont pas été traités. Cela amènera plus de discipline la prochaine fois. Les réunions se terminent souvent bien au-delà de l’heure prévue. Beaucoup d’entre elles s’étirent comme un chewing-gum sur une chaussure.
3. Éliminez les réunions inutiles. Chaque réunion inutile qui n’a pas lieu est un pas vers la productivité et l’efficacité. Les entreprises doivent être conscientes du temps de travail perdu lorsque cinq ou dix collègues s’assoient inutilement durant 2 à 3 heures. De plus, toutes les personnes impliquées en sont agacées. De nombreuses réunions peuvent être évitées en écrivant un court e-mail ou en prévoyant une courte conversation en tête-à-tête. Si vous essayez de n’avoir que des réunions qui ont vraiment du sens, la qualité s’améliorera automatiquement.
4. Commencez la réunion à l’heure prévue. Dans ce genre de situation, il y a toujours un participant qui est en retard (Commentez leur retard dès leur arrivée). N’attendez pas et entamez votre réunion. Si vous attendez que tout le monde soit arrivé, certains autres participants seront en retard la prochaine fois, sachant que la réunion ne commencera pas à l’heure (et sans eux) de toute façon. Exhortez les participants à être à l’heure. Cela crée une contrainte fructueuse.