Les projets revêtent une importance considérable dans le monde. Une récente analyse a montré que les dépenses annuelles mondiales consacrées aux projets sont de l’ordre de 22.000 milliards de dollars US. Pour les pays, qu’il s’agisse de la lutte contre le changement climatique ou de tout autre aspect de la politique ou de l’économie, les projets sont le moyen par lequel la société change.
Mettre en place une nouvelle stratégie marketing, viser le trophée de la coupe du monde de football ou organiser un voyage en Asie du Sud-Est sont tous des projets qui ont un objectif précis en tête. Que ce soit au travail ou dans la sphère privée, notre quotidien en regorge de projets.
Au fil des ans, on a beaucoup écrit sur les projets et leur gestion. On peut passer des années à étudier le sujet sous toutes ses facettes et pourtant avoir le sentiment d’être encore un novice.
Ce qui vous attend dans cet article :
1. Importance des projets
Les projets sont importants. Ils représentent une part significative de toute l’activité économique, étant importants pour les individus qui les réalisent, leurs organisations et, dans de nombreux cas, la société dans son ensemble.
La gestion de projet a une longue histoire. Même la construction des pyramides, du canal de Suez, la grande muraille de chine ou la tour de Pise nt été une tâche complexe qui nécessitait un haut niveau de planification et d’organisation. Mais à l’époque, vous deviez vous fier au bon sens et à des méthodes artisanales pour les tâches d’organisation et de planification.
Aujourd’hui, le management de projet en tant que sujet se développe rapidement. En comprenant son histoire et les possibilités de développement futur de ce domaine, nous nous rendons compte qu’il n’est ni prédéterminé, ni statique.
Pour les organisations, le succès ou l’échec de leurs projets sera déterminant pour leur avenir. Bien que les buts et les objectifs puissent être atteints dans n’importe quel contexte, ils sont mieux et plus efficacement atteints au sein d’une structure de gestion de projet.
Quant aux individus, il est presque certain que le fait de diriger ou de contribuer à la réalisation de projets figurera au moins une fois dans leur carrière comme un acte important, laissant parfois des traces indélébiles dans leurs mémoires, même si ce n’est pas leur spécialité.
« Ceux qui planifient font mieux que ceux qui ne planifient pas, même s’ils s’en tiennent rarement à leur plan. »
Winston Churchill
Les projets ne sont pas seulement des ensembles de processus, mais des systèmes d’activité humaine. En outre, on dit souvent que l’un des synonymes de « projet » est « entreprise ». Les promesses initiales de la gestion de projet incluaient la fourniture de discipline et d’entreprise. Il est remarquable de constater que les compétences de l’entrepreneur sont souvent nécessaires, mais ne sont ni suffisamment reconnues, ni suffisamment développées. On oublie parfois qu’ils doivent répondre aux nombreuses complexités inhérentes aux projets à travers lesquelles ressortent trois facettes du leadership de projet : managérial, relationnel ET entrepreneurial.
Il convient de définir ce qu’est un projet et ce qu’il n’est pas afin de savoir si les pratiques connues sous le nom de « gestion de projet » (ou Management de projet) sont pertinentes. La gestion de projet joue un rôle fondamental dans les organisations modernes et dans la carrière des personnes qui y travaillent. Il convient de comprendre les 70 dernières années de développement du Project management (Management de projet) pour mieux appréhender l’état actuel et les possibilités d’avenir.
2. Qu’est-ce qu’un projet ?
Divers grands et petits projets sont souvent sur toutes les lèvres. Mais qu’est-ce qu’un projet exactement ? Contrairement au quotidien d’une entreprise ou d’une organisation, un projet se distingue par le fait qu’il est limité dans le temps. De plus, les objectifs sont fixés au départ afin d’atteindre certains résultats.
Un projet est une combinaison d’activités interdépendantes qui doivent être réalisées pour atteindre certains objectifs dans un certain temps et avec certaines ressources. Les projets existent pour résoudre des problèmes particuliers et atteindre efficacement des objectifs spécifiques. Cela implique la coordination de l’activité du groupe, dans laquelle le responsable planifie, organise, dirige le personnel et contrôle pour atteindre ces objectifs, avec des contraintes de temps, de coût et de performance du produit final.
Comme l’avait défini fort justement Joseph M. Juran, ingénieur et consultant en gestion américain d’origine roumaine « un projet est un problème dont la solution est prévue ».
Nous commencerons par une définition, en précisant ce qui constitue « un projet » et « la gestion d’un projet ». Cette définition nous semble plus qu’indispensable dans la mesure où il est possible, littéralement, de nommer « projet » presque n’importe quelle activité.
Presque toutes les activités peuvent être considérées comme des projets. Parmi les plus élémentaires définitions, mais unanimement acceptée : un projet EST une TÂCHE qui A un début et une fin.
C’est insuffisant bien entendu.
Un représentant de l’administration fiscale qui rend visite à une entreprise pour contrôler son activité est une tâche qui a bien un début et une fin mais ça ne saurait être considéré comme un projet. Loin de là
Le nom que nous donnons aux projets est manifestement important, car lorsqu’ils doivent être gérés, il est utile de connaître l’approche à adopter pour la tâche de gestion.
Pourtant, il ne semble pas y avoir de définition uniforme des projets, car même les organisations considérées comme compétentes dans le domaine de la gestion de projet ne se sont pas encore entendues sur une déclaration commune.
L’Association for Project Management, organisation professionnelle britannique de gestion de projets et de programmes et le plus grand organisme professionnel pour les gestionnaires de projets décrivait le projet en 2019 : « Une entreprise unique et transitoire entreprise pour apporter des changements et atteindre les objectifs prévus. »
Project Management Institute est l’une des plus grandes associations professionnelles au monde pour les chefs de projet. Cet institut de portée internationale fournit des ressources aux chefs de projet du monde entier pour les aider à se développer. Il donne sa définition du projet (Prévoir lien externe) « Essentiellement, les projets sont des efforts temporaires pour créer de la valeur grâce à des produits, services et processus uniques. Certains projets sont conçus pour résoudre rapidement les problèmes. D’autres nécessitent des délais prolongés pour produire des résultats qui ne nécessiteront pas d’améliorations majeures en dehors de l’entretien prévu, comme les routes publiques, par exemple. »
Selon PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) (Prévoir lien externe) « un projet est défini comme « une organisation temporaire qui est créée dans le but de fournir un ou plusieurs produits commerciaux selon une analyse de rentabilisation convenue ».
3. Caractéristiques des projets
Il est convenu qu’un projet se caractérise essentiellement par l’unicité des conditions dans leur ensemble, telles que l’objectif, les limites temporelles, financières, de personnel ou autres, l’organisation spécifique du projet, etc.
Mais, ce qui ressort des définitions précédentes et de bien d’autres qu’on a pu relever auprès des auteurs qui se sont consacrés à la question c’est qu’il y a 4 notions évidentes et pertinentes de par leur redondance chez les professionnels :
- Nouveauté, unicité
- Existence d’un objectif, une cible
- Temporaire (Un début et une fin)
- Ressources limitées
- Autres caractéristiques
3.1. Nouveauté, unicité
Un projet présente un nouveau défi car il ne s’agit pas d’une routine récurrente dans les affaires quotidiennes. Les projets comprennent généralement des tâches qui n’ont pas encore été réalisées sous cette forme et sont donc nouvelles.
Le projet tel que configuré précisément n’a pas été réalisé auparavant. Il présente un certain degré de nouveauté, en termes de temps, de lieu, d’équipe réalisant la tâche, de produit ou de service fourni. Ce n’est pas une tâche routinière. Exemple, décider de lancer une nouvelle boutique en ligne est une innovation et ne fait pas partie du processus de commande quotidien. C’est un projet. Cependant, il est presque certain qu’un projet similaire a déjà été réalisé par quelqu’un d’autre, quelque part, auparavant. C’est la raison pour laquelle on dit que les projets présentent des ASPECTS d’unicité.
3.2. Cible
Un projet ne voit le jour que lorsqu’il existe un objectif clair et mesurable que le projet vise à atteindre. Si vous vous consacrez aux tâches normales de votre travail quotidien, vous êtes loin de travailler sur un projet. La tâche du projet consiste à fournir un produit, un service ou un résultat particulier (Il s’agit d’une mission spécifique). Les résultats de travail définis doivent être atteints.
Cela ne veut pas dire que chaque projet démarre avec une idée complète et claire de ce qui sera réalisé et de la manière dont il le sera. Généralement il y a une raison spécifique, un problème qui doit être résolu dans le cadre d’un projet. Et pour atteindre l’objectif, des activités spécifiques doivent être planifiées et mises en œuvre.
Le Développement d’une nouvelle boutique en ligne est un objectif clair dans la mesure où il compte proposer un nouveau service en ligne.
« Premièrement, ayez un idéal pratique défini et clair ; un but, un objectif. Deuxièmement, ayez les moyens nécessaires pour atteindre vos fins ; la sagesse, l’argent, les matériaux et les méthodes. Troisièmement, ajustez tous vos moyens à cette fin. »
Aristote
3.3. Temporaire
Les projets sont des activités temporaires. Un projet est une organisation ad hoc de personnel, d’équipement et d’installations qui est mise en place pour atteindre un objectif. Il est clair dès le départ que l’objectif du projet doit être atteint à un moment donné. Les projets sont des démarches limitées dans le temps et ont, comme dans notre définition précédente, une date de début et/ou de fin fixe, et nécessite un groupe de personnes pour mener à bien la tâche (mise en place d’une organisation temporaire).
L’objectif doit être atteint dans un délai défini. La nouvelle boutique en ligne devra par exemple être prête dans 3 mois. Une fois l’objectif atteint, l’organisation ou l’équipe créée à cet effet est dissoute ou parfois reconstituée pour commencer à travailler sur un nouvel objectif (projet)
Lorsque le projet se termine, l’équipe passe à autre chose. Les ressources financières disponibles pour le projet sont également temporaires et presque toujours limitées. Lorsque le projet est terminé, le financement prend fin.
Les projets sont généralement limités dans le temps. Les travaux de routine et les tâches qui ne sont soumises à aucune limite de temps ne font donc pas partie des projets, mais sont simplement des opérations quotidiennes.
3.4. Ressources limitées
Chaque projet a besoin de fonds pour atteindre son objectif final. Sans fonds suffisants, aucun projet ne peut être mis en œuvre avec succès. Le véritable défi pour le chef de projet est d’atteindre un objectif de projet dans un certain délai, comme précisé ci-dessus.
Il dépend de l’utilisation de ressources qui ne sont généralement disponibles que de manière limitée : argent, personnel, matériaux, outils, etc. L’estimation des coûts est l’un des facteurs essentiels pour toute organisation. Ainsi, calculer à l’avance les fonds nécessaires pour la réalisation du projet est fondamental.
En comparaison, les affaires courantes sont gérées avec des ressources dites « embarquées ».
3.5. Les autres caractéristiques
D’autres vocables sont aussi utilisés pour caractériser ce qu’est un projet. Le terme « rentabilité » revient souvent dans la littérature spécialisée ainsi que celui de « urgence ».
Le terme « Complexité » est aussi une réalité : Le projet n’est pas facile à étudier en raison de l’incertitude, des sous-éléments exigeants ou de l’implication de nombreux participants. Si de nouvelles technologies doivent être utilisées pour le nouveau magasin en ligne et avec lesquelles il n’y a aucune expérience préalable. La complexité des technologies avancées entraîne souvent des difficultés supplémentaires pour les projets, car elles créent des interdépendances entre les tâches qui peuvent introduire des problèmes nouveaux et uniques.
« Pour moi, chaque jour est une nouvelle chose. J’aborde chaque projet avec une nouvelle insécurité, presque comme le premier projet que j’ai jamais fait. Et je reçois les sueurs. J’entre et commence à travailler, je ne sais pas où je vais. Si je savais où je vais, je ne le ferais pas. »
Franck Gehry
Autre facteur qui caractérise aussi la notion de projet est celui de l’incertitude. L’avenir ne peut pas être prédit avec certitude, et dans de nombreux cas, la réponse aux activités menées dans le cadre d’un projet ne peut pas non plus l’être. Alors que l’urgence fait référence aux exigences du projet, l’incertitude couvre toutes les conditions environnementales dans lesquelles un projet doit se dérouler.
Ainsi, l’incertitude peut concerner les couts du projet, les délais de réalisation, le cout des matières premières. Quand bien même le projet va faire l’objet d’études préalables, il n’est pas à l’abri de connaître des glissements. Par définition un projet concerne l’avenir et celui-ci n’est pas très prévisible. Tous ces éléments constituent un défi majeur pour le gestionnaire de projet : comment travailler avec une telle incertitude.
La pandémie de Covid-19 de 2020 qui a affecté la totalité de la planète, en est un exemple récent et extrême. Les plans des gestionnaires du monde entier ont été bouleversés et remis en cause par cette crise.
La préoccupation immédiate était, bien sûr, de sauver des vies, mais parallèlement à cette aspiration vitale, des projets, un peu partout à travers le monde, étaient soudainement confrontés à une incertitude massive. Les économies ont été mises en veilleuse, ce qui a jeté le trouble, voire même compromis toutes les analyses de rentabilité.
Des questions fusaient un peu partout. Combien de temps cette pandémie va-t-elle durer ? Des semaines, des mois ? Va-t-elle revenir périodiquement ? Des questions qui, de toute évidence, peut bouleverser les données initiales du projet, ou compromettre complément sa viabilité. Le projet sera-t-il encore économiquement rentable ou même faisable ? Personne ne pouvait risquer la moindre réponse ou la moindre projection. On nageait dans le noir absolu. Les hôtels ou les restaurants en pleine construction sont devenus, du fait du déclin de l’activité touristique, très aléatoires. Un vrai casse-tête chinois. Sans aucune allusion.
Notons toutefois, qu’un projet se corrige, se recadre, se modifie. Il faut à la fois planifier le projet et contrôler le travail pour qu’il soit conforme à ce plan, mais aussi savoir s’adapter, à l’évolution des perspectives, aux nouvelles circonstances si la situation l’exige. Il peut s’agir d’un exercice d’équilibre aussi délicat que nécessaire, qui exige à la fois de se concentrer sur l’exécution du travail et d’observer l’environnement au sens large. Bref changer la roue du vélo tout en continuant à pédaler.
On l’a donc compris, outre l’incertitude, les projets impliquent généralement des changements. le changement induit par tout nouveau système va au-delà de la technologie et a un impact sur la manière dont les gens travaillent.
La question du changement nous amène à une autre facette des projets : il ne s’agit pas d’une masse inerte et figée, mais de groupes de personnes exécutant un ensemble de tâches liées. Ainsi, et contrairement à une machine qui est réelle et tangible, un projet est une construction sociale, mouvante et vivante. Il a été conçu par des personnes. Il implique des personnes et des systèmes de personnes, à la fois dans l’équipe de projet et associés au projet en tant que clients, par exemple.
Cela a des à l’évidence des répercussions sur la manière dont nous considérons les projets. Il ne faudra donc pas par exemple de traiter un projet comme s’il s’agissait d’un système mécanique qui réagit facilement aux changements. Il y a à ce niveau des précautions à envisager car nous manipulons ici la nature humaine.
Parce que des personnes et des groupes de personnes sont impliqués, il y aura des interactions complexes et dynamiques entre ces personnes et ces groupes et qu’on prendre soin de gérer avec tout le doigté nécessaire. Le « défi humain » sera probablement plus difficile à relever si le travail comporte un niveau élevé d’urgence et d’incertitude, car cela va supposer un manque de stabilité que les gens peuvent trouver déconcertant.
« La gestion de projet, c’est comme jongler avec trois balles : temps, coût et qualité. La gestion du programme est comme une troupe d’artistes de cirque debout en cercle, chacun jonglant avec trois balles et échangeant des balles de temps en temps. »
G.Reiss
Mais il n’y a pas que les personnes qui interagissent dans le cadre d’un projet. Parfois, les changements majeurs doivent inclure l’intégration des principaux éléments distincts.
La complexité, l’incertitude, les changements, le facteur humain peuvent aussi faire penser au risque. Le projet peut être perturbé par des événements incertains. Toutefois, Une exploration plus poussée de ces facteurs montre que ceux-ci sont rarement entièrement aléatoires et que les gestionnaires utilisent des combinaisons ou des systèmes d’activités, de personnes et d’organisations pour réaliser le projet dans les meilleures conditions possibles.
Conclusion
Le point de départ pour discuter de la manière dont les projets doivent être correctement gérés est de comprendre d’abord ce qu’est un projet, ce qui est important et ce qu’il n’est pas.
La gestion de projet est un domaine vaste, hétérogène et le chef de projet, qui vit une profession aventureuse, satisfaisante et enrichissante, doit comprendre les besoins et les objectifs du projet tout au long de la phase de planification. Cette étape de planification est la plus importante pour chaque projet car elle offre un cheminement à toutes les parties prenantes du projet et conditionne le risque et les résultats.
Bien que les buts et les objectifs puissent être atteints dans n’importe quel environnement, ils sont mieux et plus efficacement atteints dans un cadre organisé de gestion de projet.
Citons toutefois pour être complet, que les résultats obtenus dans de nombreuses études, suggèrent qu’il existe des facteurs de réussite qui sont indépendants des caractéristiques du projet tels que disposer d’un bon environnement de travail caractérisé par l’ouverture, le respect, la loyauté, la confiance et le dévouement qui, à leur tour ont une influence considérable sur la motivation, la créativité, la coopération, l’unité, le sentiment d’appartenance et le partage des connaissances.