4.2. Qu'est-ce que la planification ?
En dépit de ce qui se dit ici et là, la planification nous prémunit contre les risques de l’incertitude. Benjamin Franklin a dit que les seules choses sûres dans la vie sont la mort et les impôts. Bien qu’il s’agisse d’une sombre perspective, l’incertitude est un thème clé de la vie moderne. Nous sommes confrontés à beaucoup d’incertitude. Les organisations, comme les individus, sont continuellement mises au défi d’accomplir quelque chose en dépit de l’incertitude générale qui règne. D’où l’intérêt de planifier et de savoir où l’on va.
La morale des 3 poissons
Trois poissons vivaient dans un étang. L’un a été nommé «Planifier à l’avance», un deuxième se dénommait «Réfléchir vite» et le troisième a été appelé «Attendre et voir». Un jour, ils ont entendu un pêcheur dire qu’il allait le lendemain jeter son filet dans leur étang.
«Planifier à l’avance», a déclaré: «Je vais descendre la rivière dès ce soir». « Réfléchir vite », a déclaré: « Je suis sûr que je vais trouver un plan ». « Attendre et voir » dit paresseusement « je ne peux pas y penser maintenant ».
Lorsque le pêcheur a jeté ses filets, «Planifier à l’avance» a pu s’échapper de ses filets. Mais «Penser vite» et «Attendre et voir» ont été capturés par le pêcheur.
« Réfléchissez vite » a rapidement roulé son ventre et a fait semblant d’être mort. « Oh, ce poisson n’est pas bon! », a déclaré le pêcheur en le jetant à l’eau. Cependant, « Attendre et voir » s’est retrouvé au marché aux poissons.
C’est pourquoi les gens disent souvent : «En période de danger, lorsque le filet est lancé, planifiez à l’avance ou réfléchissez rapidement!»
4.2.1. Qu’est-ce que la planification ?
Dit simplement, la planification a trait à tout ce que nous décidons à l’avance pour la réalisation d’événements futurs. On planifie bien nos voyages : Quand partir ? Où partir ? Par quels moyens de transport ? Avec combien d’argent ? Etc.
La planification est donc le processus qui consiste à réfléchir et organiser les activités nécessaires pour atteindre un objectif donné.
Dans une acception de gestion, la planification peut être définie comme un processus prospectif adopté par une organisation en vue d’apporter une certitude dans les événements ou activités actuels afin que l’organisation puisse avoir plus de confiance en ce qui concerne des événements futurs. C’est un outil que les entreprises qui réussissent utilisent pour exploiter leurs ressources plus judicieusement que leurs concurrents.
Des quatre fonctions de gestion – planification, organisation, direction et contrôle, la planification est la plus fondamentale car conditionnant toutes les autres. Toutes les autres fonctions découlent de la planification. La planification est la plus fondamentale et la plus répandue de toutes les fonctions de gestion.
La planification consiste à sélectionner les missions et les objectifs ainsi que les actions pour les atteindre; elle nécessite une prise de décision, qui consiste à choisir parmi d’autres modes d’action futurs.
Ces objectifs organisationnels sont fixés par la direction générale dans le contexte des facteurs environnementaux, des prévisions commerciales et des ressources disponibles ou potentielles. Ces objectifs sont à la fois à long terme et à court terme.
Si les personnes travaillant en groupe doivent fonctionnent efficacement, ils doivent savoir à l’avance ce qui doit être fait, quelles activités ils doivent effectuer pour faire ce qui doit être fait, et quand cela doit être fait.
La planification concerne les « quoi », « comment » et « quand » de la performance. C’est décider dans le présent des objectifs futurs et des pistes d’action pour leur réalisation.
Il s’agit donc d’un plan d’action prédéterminé pour atteindre un but ou un objectif spécifié. Répondre correctement à toutes ces questions dépend des capacités d’intelligence de l’organisation. La planification est un travail entièrement mental.
Cependant, la planification n’obtient pas toujours l’attention qu’elle mérite. Quand c’est le cas, de nombreux gestionnaires découvrent que le processus de planification n’est pas aussi facile qu’ils le pensaient – ou que même les plans les mieux conçus peuvent mal tourner.
Ce n’est pas faux.
Et combien est juste ce que nous rappelle Malcolm Forbes, ancien président-directeur-général du magazine Forbes: « Celui qui prétend que dans la vie professionnelle, on s’occupe de faits et non de fiction n’a jamais vu de vielles projections à cinq ans »
Différents scientifiques de gestion ont défini la «planification» différemment.
Certaines définitions comme celle de Earl Strong peuvent sembler évasives «La planification anticipe ».
Koontz et O’Donnell, estiment que «la planification est essentiellement une prise de décision puisqu’elle consiste à choisir parmi des alternatives».
George Terry, considère la planification «comme une sélection et la mise en relation des faits et la formulation et l’utilisation d’hypothèses concernant l’avenir dans la visualisation et la formulation des activités proposées jugées nécessaires pour atteindre les résultats souhaités».
D’autres, comme Alfred et Beaty considèrent la planification comme un processus, «La planification est le processus de réflexion, la prévision organisée, la vision basée sur les faits et l’expérience et qui est nécessaire pour une action intelligente.»
D’autres encore, tel Louis A. Allen qui estime que «La planification de la gestion implique l’élaboration de prévisions, d’objectifs, de politiques, de programmes, de procédures, de calendriers et de budgets»
Nous ne savons pas dans quelle mesure ces définitions un peu trop théoriques à notre gout peuvent faire avancer le Schmilblick comme aurait dit Pierre Dac ?
«La prédiction est très difficile. Surtout pour l’avenir. »
Niels Bohr
Si l’on tentait de tirer la quintessence de ces définitions formulées par d’innombrables spécialistes, il ressort que la planification :
– est préoccupée par l’avenir et est tournée vers l’avenir;
– elle implique la réflexion et l’analyse de l’information;
– elle suppose un plan d’action prédéterminé;
– elle établit des objectifs à atteindre dans le futur;
– c’est un choix après une étude attentive des actions alternatives;
– elle implique une prise de décision;
– ses objectifs sont d’obtenir de meilleurs résultats;
– c’est un processus continu et intégré.
Est-ce qu’on y voit plus clair ? Un petit peu quand même.
4.2.2. La planification est-elle importante ?
Dans toute activité humaine, il y a un élément de planification. On constate par exemple, que le chef de famille planifie ses dépenses, la femme au foyer planifie ses tâches quotidiennes, l’enseignant planifie ses cours, l’étudiant planifie ses études et le fermier planifie ses activités agricoles.
Dans le domaine des affaires, il s’agit de la fonction principale et importante de la direction. Elle met toutes les autres fonctions en action. C’est le début du processus de gestion. Un gestionnaire doit planifier avant de passer à l’action. Il s’agit de décider à l’avance quoi faire? Comment le faire? Quand le faire? Pourquoi le faire? Où le faire? Et qui doit le faire?
Le besoin de planification est d’autant plus nécessaire à cause de divers facteurs tels que les fluctuations de la demande, la concurrence croissante, l’introduction de nouveaux produits, la rareté des ressources, l’évolution de la technologie, l’évolution des prix, la politique gouvernementale, etc. Une activité sans un plan risque d’être inefficace et dérivera vers l’échec.
Lorsqu’on gère une entreprise, il est courant de se laisser submerger par les problèmes du quotidien et de perdre la vision globale des choses.
BLAGUES A PART
UN BON PLAN OU RIEN DU TOUT.
Quatre étudiants d’une université avaient fait la fête jusqu’à tard dans la nuit, négligeant l’examen qui les attendait le lendemain. Apres la fête ils ont réfléchi pour élaborer un plan pour ne pas faire l’examen. Le matin, ils se présentèrent avec des habits très sales et demandèrent à voir le doyen pour lui signifier leur impossibilité de faire l’examen pour force majeure.
Le doyen les a reçus et demanda ce qui n’allait pas. Les quatre étudiants ont raconté qu’ils avaient la veille assisté à un mariage et que sur le chemin du retour, un pneu de leur voiture avait éclaté.
Ils expliquèrent au doyen, que, ne disposant pas d’une roue de secours et, tombés en panne en rase campagne, ne disposant d’aucune assistance possible, ils ont dû passer une bonne partie de la nuit à pousser la voiture jusqu’à un garage. Et de ce fait, ils n’ont pas pu préparer l’examen du fait de ce malencontreux incident.
Le doyen, compréhensif leur avait dit qu’il n’y avait pas de gros problèmes, et qu’ils pouvaient passer l’examen dans 3 jours. Ils l’ont remercié et lui ont dit qu’ils seraient prêts à ce moment-là.
Le troisième jour, ils se sont présentés au doyen, qui avait insisté pour diriger ce test. Et, s’agissant de conditions spéciales, les quatre étudiants devaient s’asseoir dans des salles de classe séparées pour le test. Ils étaient tous d’accord car ils s’étaient bien préparés ces 3 derniers jours.
Le test consistait en 2 questions avec un total de 100 points.
Question 1. Quel est le nom de la voiture qu’ils ont utilisé ?? ……… ……… (2 Points)
Question 2. quel pneu a crevé ? (98 Points)
- Avant gauche
- Avant droit
- Arrière gauche
- Arrière droit
Quelle que soit la taille de l’entreprise, la planification apparaît comme une activité de gestion critique. Les gestionnaires modernes sont confrontés au défi de concevoir un plan d’action solide pour que leurs organisations atteignent leurs objectifs organisationnels.
Les entreprises prospères sont celles qui savent consacrer du temps à préparer l’avenir. Elles établissent des plans qu’elles actualisent périodiquement et surveillent régulièrement leur performance. Pour décider quoi faire, comment le faire et quand le faire, elles planifient.
Pour votre entreprise, planifier veut dire réfléchir et déterminer ce qu’il faut faire à l’avenir pour améliorer ses performances et éviter des scénarios très contraignants voire dangereux pour votre organisation.
La planification va donc donner une direction scientifique aux gestionnaires quant à l’endroit où l’entreprise doit se déplacer pour atteindre ses objectifs.
Un bon plan organisationnel minimise les risques, réduit les incertitudes entourant les conditions commerciales et classe les conséquences des actions associées.
La planification augmente le degré de réussite et établit des efforts coordonnés dans l’organisation. Il oriente les managers vers l’avenir et coordonne leurs décisions. Une bonne planification permet aux organisations d’atteindre leurs objectifs.
Ainsi et par exemple avant de procéder à l’achat des matières premières dont vous avez besoin, il va falloir s’interroger:
- Quels sont les produits, matériaux ou intrants qui me sont nécessaires
- Quelles sont les quantités dont j’ai besoin?
- Combien cela va-t-il me coûter ?
- Auprès de quels fournisseurs vais-je m’approvisionner ?
- Quels prix pratiquent-ils ?
- Quelles sont leurs délais de livraisons ?
- Quelles sont leurs conditions de paiement ?
- A quel moment dois-je m’approvisionner
De façon générale, et avant de commencer la préparation de vos plans d’entreprise, vous devez savoir quelles sont ses performances passées telles que, ses ventes, son marketing, ses coûts, sa capacité et ses profits. Vous devrez également analyser les changements qui sont pressentis dans l’environnement externe et qui peuvent influer sur votre entreprise. De même que vous devez identifier les risques auxquels votre entreprise est exposée.
Résumons-nous pour dire que la planification peut être définie comme «penser à l’avance à ce qui doit être fait, quand cela doit être fait, comment cela doit être fait et par qui cela doit être fait ». Nous pouvons dire sans risque de beaucoup nous tromper que la planification va combler le fossé entre notre position actuelle et celle que nous voulons atteindre.
«Un objectif correctement défini est à moitié atteint.»
Abraham Lincoln (1809-1865)
Un autre ingrédient important de la planification est le temps. Les plans sont toujours élaborés pour une période de temps fixe car aucune entreprise ne peut continuer à planifier sans fin.
Concernant les organisations, la planification reste donc la fonction de gestion fondamentale, qui consiste à décider à l’avance, ce qui doit être fait, quand doit-il être fait, comment cela doit être fait et qui va le faire.
C’est le fondement de tous les plans futurs de l’organisation. Il s’agit d’un processus intellectuel qui définit les objectifs d’une organisation et élabore divers plans d’action par lesquels l’organisation peut atteindre ces objectifs. La planification comble le fossé entre l’endroit où l’organisation se trouve actuellement et où elle souhaite être.
Elle n’est rien d’autre qu’une réflexion avant que l’action n’ait lieu. Cela nous aide à jeter un coup d’œil sur l’avenir et à décider à l’avance de la manière de faire face aux situations que nous allons rencontrer à l’avenir. Cela implique une réflexion logique et une prise de décision rationnelle.
« Une bonne solution appliquée avec vigueur vaut mieux qu’une solution parfaite appliquée dix minutes plus tard.»
George Patton, célèbre général américain (1885-1945)
4.2.3. Les planificateurs ont bon dos
Là où la planification ne répond pas aux attentes, ce qui est très fréquent, les planificateurs sont des cibles pratiques.
Combien de fois a-t-on entendu :
« Ils ont été ou trop ambitieux ou pas assez. Ils ont perverti leur vocation et leur objectivité en s’engageant en politique » ou alors ils ont été insensibles aux dimensions politiques de leur tâche. »
« Ils occultent les mœurs culturelles nationales à leurs risques et périls » ou encore, « ils capitulent devant les forces aveugles et pernicieuses de l’irrationalité. »
« Ils accordent trop d’attention à la relation entre un secteur de l’économie et un autre tout en ignorant l’analyse des projets individuels« , ou alors « ils passent tellement de temps sur des questions spécifiques qu’ils sont incapables de gérer les mouvements de l’économie dans son ensemble. »
Les planificateurs ne savent plus où donner de la tête. Ils ne peuvent plus se définir un rôle. Partout à travers le monde, des pays les plus riches aux plus pauvres, les planificateurs ont du mal à expliquer qui ils sont et ce qu’ils devraient faire.
S’ils sont censés soigner les sociétés malades, le patient ne semble jamais guérir. Pourquoi les planificateurs ne semblent-ils jamais faire la chose idoine ?
La planification fait partie de ces choses dont il est facile d’en parler mais difficile d’en faire.
Un mantra nous dit : » Ne dépensez pas plus que ce que vous gagnez « . Mon Dieu que c’est clair. Mais les choses deviennent autrement plus confuses lorsque vous devez savoir exactement combien vous gagnez et combien vous dépensez.
« Il y loin de la coupe aux lèvres nous avertit l’adage. »
« Dans le climat mondial changeant, les missions et les objectifs efficaces doivent être spécifiques sans être contraignants; flexibles, adaptables et inspirants mais mesurables; faciles à comprendre mais pas simplistes; accompagnant à la fois les clients et les autres parties prenantes; et être chronologiquement réalistes tout en respectant la qualité «
Hitt, Ricart & Nixon.
Dans une économie mondiale en mutation, les processus et principes de gestion stratégique doivent s’adapter au fur et à mesure à des forces jamais connues auparavant dans l’histoire. Il s’(agit d’une pratique évolutive et dépendante du contexte, la gestion stratégique doit intégrer de nombreux facteurs et considérations
Avec l’avènement de l’ère de l’information et de la mondialisation, les tactiques et les stratégies nécessaires pour réussir sont devenues plus compliquées et sophistiquées. Pour réussir à long terme, les entreprises doivent être compétitives et surpasser leurs rivales dans un environnement dynamique et souvent turbulent
Il est important que les organisations soient flexibles, en utilisant des stratégies qui aident la main-d’œuvre à s’adapter au changement et à modifier des stratégies qui ne fonctionnent pas
Ainsi, être un fournisseur flexible de biens et services est essentiel pour atteindre le leadership commercial. Avoir des processus adaptables qui offrent cette flexibilité au client est d’une importance déterminante.
Le processus de gestion stratégique se concentre sur la façon dont une organisation prend conscience et détermine son but d’être; ses objectifs et buts; ainsi que la planification, la mise en œuvre et l’évaluation réelles de la réussite des objectifs. La stratégie fournit un point de référence pour les membres d’une organisation: une structure et une carte pour la croissance et le développement (Craig et Grant, 1993).
Il va sans dire qu’il est extrêmement difficile de trouver le bon équilibre sur tous ces paramètres »
Reste que quand on planifie, il faut des objectifs réalistes mais ambitieux. Écoutons Saint-Exupéry «Quant à l’avenir, votre tâche n’est pas de le prévoir, mais de le permettre.» mais aussi Anatole France : « Pour accomplir de grandes choses, nous devons non seulement agir, mais aussi rêver ; non seulement planifier, mais aussi y croire.».
HISTOIRES A MÉDITER
LA NECESITE D’AVOIR UN PLAN B
Un homme, la quarantaine, a subi une intervention chirurgicale à la jambe qui a nécessité une greffe de la peau. De retour à la maison en convalescence, sa greffe de peau s’est soudainement ouverte, faisant couler du sang partout.
Son épouse, infirmière expérimentée est sa soignante. En raison de son éventail de connaissances sur la santé, elle connaît les premiers soins à donner à son mari. Elle a rapidement rassemblé des pansements et des compresses de glace et a comprimé la plaie, mais rien n’a arrêté le saignement.
Elle a appuyé sur le bouton d’assistance d’urgence qu’ils avaient installé dans leur maison, qui passe automatiquement un appel aux services d’urgence de santé. Des perturbations dans le circuit faisaient que les services en question tardaient à venir.
L’épouse a continué à faire tout ce qu’elle pouvait. Quand les services d’urgence sont arrivés, ils ont dit qu’ils ne pouvaient pas mobiliser une ambulance avant une ou deux heures. Toutes les ambulances disponibles étaient sollicitées ailleurs.
L’épouse regarda son mari qui continuait à saigner. Il devenait gris et transpirait, elle pensait qu’elle allait le perdre. Elle lui a prodigué tous les soins que lui permettait sa formation d’infirmière. Elle ne savait pas quoi faire d’autre.
Soudain, elle a réalisé qu’elle pouvait utiliser son téléphone pour poster quelque chose sur Facebook et obtenir de l’aide. Elle a pris quelques photos de son mari, de sa plaie et les a postées avec le mot « Aide ».
Instantanément, elle a reçu des réponses de ses amis et de sa famille. Sa fille à l’autre bout du pays, lui a envoyé des numéros et adresses d’autres services d’urgence.
Elle a appelé tous les services que lui communiquaient ses contacts. 15 minutes, plus tard, ils étaient chez elle. Voyant que l’homme avait perdu beaucoup de sang, le premier groupe arrivé commença à faire le nécessaire tout en appelant des renforts.
Le blessé a été transporté à l’hôpital, a reçu quatre transfusions sanguines, entre autres, et s’est assez rapidement rétabli.
Pour une vision plus complète, consultez ces ressources complémentaires
Les défis de la planification
On nous apprend depuis l’enfance à tout planifier. Mais dans un monde de plus en plus complexe et incertain, la planification parfaite est-elle encore possible ?
Les techniques de planification
Il y a plus de 2000 ans, Sénèque soulignait déjà la nécessité d’une planification ciblée, constatation mille fois confirmée. « La planification est la tentative de remplacer le hasard par l’erreur. » avait dit un historien.
Objectifs et limites de la planification
L’objectif le plus fondamental de la planification est de modifier le mode d’utilisation des ressources. Elle fournit le chemin pour atteindre les objectifs organisationnels avec un minimum de perte de temps, d’argent et d’énergie.