4.3. Les caractéristiques de la planification
La planification présente plusieurs caractéristiques et plusieurs facettes. Elle est la fonction principale ou première à être effectuée par chaque gestionnaire. Aucune autre fonction ne peut être exécutée par le gestionnaire sans effectuer de fonction de planification car les objectifs qui sont définis au cours du processus de planification et les autres fonctions vont dépendre essentiellement des objectifs assignés.
4.3.1. Pourquoi planifier ?
Selon une recherche menée à l’Université de l’Oregon à Eugene sur des centaines d’étudiants, la planification est la clé pour atteindre ses objectifs.
L’équipe de psychologues chargée de l’étude et menée par la chercheuse Rita Ludwig avait déclaré : «Il semble logique que les personnes qui réussissent dans leurs objectifs soient en mesure de décrire en détail leur processus de planification. Nous avons été surpris, alors, de ne trouver aucune relation entre le comportement de poursuite d’objectifs des gens et la façon dont ils ont écrit leurs objectifs »,
Les chercheurs avaient donné au groupe d’étudiants quelques (près de 300) objectifs de conditionnement physique pour lesquels ils devaient se rendre régulièrement au gymnase.
Près d’un an plus tard, les chercheurs avaient remarqué que les étudiants qui n’avaient pas bien planifié, ont abandonné à mi-chemin, citant l’approche des examens comme raison pour laquelle ils ne pouvaient pas atteindre leurs objectifs de fitness. Cependant, les étudiants qui avaient correctement planifié leurs objectifs scolaires et de conditionnement physique étaient ceux qui ont accompli les deux tâches (pédagogiques et sportives) sans aucun problème.
Que vous soyez une toute nouvelle entreprise cherchant à recruter son premier client ou un chef de file du secteur cherchant à cibler un nouveau public, la planification d’entreprise est essentielle pour atteindre vos objectifs.
Pourquoi doit-on planifier?
Plusieurs forces contribuent à la nécessité d’une planification organisationnelle.
Premièrement, dans l’environnement interne, à mesure que les organisations deviennent plus grandes et plus complexes, la tâche de gestion devient de plus en plus complexe. La planification trace les activités futures par rapport aux autres activités de l’organisation.
Deuxièmement, à mesure que l’environnement externe devient de plus en plus complexe et turbulent, le degré d’incertitude auquel un gestionnaire est confronté augmente. La planification permet aux organisations d’aborder leur environnement de manière plus apaisée.
Les gestionnaires ont plusieurs raisons de formuler des plans pour eux-mêmes, leurs employés et diverses unités organisationnelles. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est essentiel d’avoir un plan.
Un plan est non seulement bénéfique pour garder votre entreprise organisée, mais il peut aussi aider à :
- Améliorer et clarifier la direction
- concentrer l’activité sur un ensemble d’objectifs
- Compenser l’incertitude et le changement
- Assurer une utilisation efficace des ressources
- fournir une feuille de route coordonnée et systématique
- Fournir un moyen de mesurer les progrès
- Soutenir une prise de décision efficace
- Coordonner les activités
- accroître l’efficacité économique
- Attribuer les responsabilités
- Motiver et guider le personnel
- faciliter le contrôle en établissant des normes
La planification est un élément essentiel du succès de toute organisation ou entreprise. La plupart des entreprises renommées qui ont réussi à réussir dans leurs secteurs respectifs ont toujours veillé à définir toutes les caractéristiques de planification fondamentales et à les mettre en œuvre.
« Il n’est pas de vent favorable pour celui qui ne sait où il va ».
SÉNEQUE
Il est également essentiel de comprendre les principales caractéristiques de la planification qui permettraient à l’organisation de prospérer et de se développer tout en atteignant ses buts et objectifs.
La planification implique donc non seulement la détermination d’objectifs mais aussi la formulation de politiques, programmes, procédures et stratégies solides pour la réalisation de ces objectifs.
La planification présente un certain nombre de caractéristiques. Parmi les principales on peut citer :
- Il s’agit d’une fonction principale
- Elle est omniprésente
- Elle est orientée vers l’avenir
- Elle est orientée vers les objectifs
- Il s’agit d’un processus continu
- Elle est flexible
- Elle implique la décision
4.3.2. La planification est une fonction principale
Sans fixer les objectifs à atteindre et la ligne d’action à suivre, il n’y a pas de sens d’organiser, de diriger ou de contrôler les activités d’une organisation. La planification est la base de toute autre fonction de gestion. Elle est l’essence même de la gestion. En fait, toutes les autres fonctions de gestion dépendent largement de la planification. Il met toutes les autres fonctions en action. C’est donc la fonction de base de la gestion. La planification est suivie par l’organisation, la dotation en personnel, la direction et le contrôle.
Un manager doit planifier avant de pouvoir éventuellement organiser, doter, diriger ou contrôler. S’il ne le fait pas, les choses deviendraient hors de contrôle. La planification donne des orientations pour les actions et définit le cadre de la façon dont le travail doit être fait.
En l’absence de planification, aucune autre fonction de gestion ne peut être exercée. Toutes les fonctions managériales sont exercées dans le cadre de plans. La planification constitue le fondement de l’action managériale en précisant les objectifs ainsi que les moyens de les atteindre. C’est elle qui met la gestion en action. Sans planification, les autres fonctions deviennent une activité vide de sens, ne produisant rien d’autre que du chaos.
Une entreprise ne peut pas installer une filiale à l’étranger sans avoir fait une étude de faisabilité, testé le marché visé, avoir connaissance de la réglementation (notamment fiscale) du pays ciblé, de sa culture, s’assurer d’un circuit de distribution fiable, être informé des coûts de production locaux, s’informer auprès d’éventuels expatriés…etc. Bref, il faut se préparer pour.
4.3.3. La planification est omniprésente
La planification est une activité omniprésente. La planification est exercée dans toutes sortes d’organisations (économiques, lucratives ou pas, petites ou grandes entreprises, publiques ou privées) sociales, politiques, religieuses, etc.), et à tous les niveaux de gestion. Bien entendu, la nature et la portée de la planification diffèrent selon ces organisations et ces niveaux de gestion.
Tous les individus, tous les types d’organisations et chaque niveau de gestion participent à la planification. Elle est donc requise à tous les niveaux de gestion (supérieur, intermédiaire et inférieur) et dans tous les départements (achat, production, personnel, finances, etc.) d’une organisation. Ce n’est ni une fonction exclusive de la haute direction ni d’un service particulier. Mais la portée de la planification diffère à différents niveaux et entre les différents départements.
PAROLES D’EXPERT
« Au travail d’analyse et de planification, les acteurs de l’entreprise ont cherché parallèlement à mieux prendre en compte la réalité du contexte, en combinant efficacement les changements souhaités (objectifs) avec des phénomènes émergents produits par l’évolution des contextes.
En particulier, l’importance accordée aux changements extérieurs et à la difficulté d’appliquer en l’état les objectifs définis (manque de réalisme, mise en œuvre délicate, résistance aux changements) a conduit les responsables à porter une attention plus grande à l’apprentissage et à l’expérimentation, en favorisant des interactions constructives avec les acteurs de l’environnement (concept d’entreprise élargie, partenariats avec clients et fournisseurs, alliances avec concurrents). »
Olivier Meier. « Diagnostic stratégique » (2015, Dunod)
Si les cadres de la haute direction planifient des plans à long terme qui s’étalent sur une période de 5 à 10 ans, les cadres intermédiaires préparent des plans à court terme dont la période peut aller de 6 à 12 mois alors que les responsables des niveaux opérationnels préparent des plans quotidiens ou hebdomadaires. Ainsi, l’étendue et la nature de la planification ont tendance à diminuer à mesure que nous descendons vers les niveaux inférieurs de gestion.
Ainsi, plus on monte dans la structure de gestion, plus le temps sera consacré à la planification. Le temps passé par les gestionnaires de niveau supérieur dans le processus de planification est comparativement plus long que le temps passé par les gestionnaires de niveau intermédiaire et inférieur.
La direction générale s’occupe de la planification stratégique alors que les directions intermédiaires sont chargées de la planification administrative. Les cadres inférieurs devant eux se concentrer sur la planification opérationnelle.
4.3.4. La planification est orientée vers l’avenir
Il est tout à fait évident que les plans sont élaborés dans une perspective d’avenir. Planifier, c’est regarder vers l’avenir et préparer cet avenir. «Regardez avant de sauter» nous dira le proverbe.
La planification est toujours orientée vers l’avenir car elle est faite pour l’avenir. Elle décide dans le présent de ce qui doit être fait dans le futur. La planification prépare les organisations à relever les défis et les opportunités futurs de même qu’elle les prépare à identifier et surmonter les menaces internes ou liées à l’environnement.
PAROLES D’EXPERT
« La planification s’inscrit dans le cadre de la gestion prospective. Celle-ci consiste а introduire l’avenir dans les décisions du présent Dans une firme, la gestion prévisionnelle est une nécessité absolue. Les entreprises, et c’est d’autant plus vrai qu’elles sont grandes, ressemblent aux grands bateaux qui ne peuvent brutalement virer а droite ou а gauche, s’arrêter ou reculer. Une bonne décision intègre donc les données du futur (la prévision) et, се faisant, prépare cet avenir en gérant mieux le présent Cela constitue un exercice périlleux; l’avenir est par définition incertain même si, parfois, des probabilités peuvent être attachées а tel ou tel évènement (univers aléatoire). »
La planification est l’action qui marque la volonté de l’entreprise d’agir sur le futur ; elle se traduit par des tableaux, des déclarations, des figures et schémas. « Planifier c’est concevoir un futur désiré et les moyens d’y parvenir. »
Jean-Pierre Helfer, Michel Kalika, Jacques Orsini.
« Management stratégique » édition Vuibert. 2013
La planification est de nature futuriste. Elle implique donc d’anticiper le cours futur des événements. Pour réduire l’incertitude de l’avenir, les gestionnaires adoptent les méthodes scientifiques de prévision. Ils anticipent l’avenir et intègrent des changements dans leurs actions pour atteindre efficacement les objectifs de l’organisation.
Pour ce faire, des plans sont préparés en vue de les mettre en œuvre à l’avenir Un plan est en réalité une synthèse de différentes prévisions. Aucun plan ne peut être préparé à l’insu d’événements futurs. Par conséquent, la prévision, essence même de la planification consiste à évaluer l’avenir incertain et à le prévoir.
Grâce à la prévision des événements futurs, les conditions sont anticipées et les plans sont établis en conséquence. Ainsi, la prévision des ventes est la base à partir de laquelle une entreprise commerciale va préparer son plan annuel d’approvisionnements, de production et de vente.
4.3.5. La planification est orientée vers les objectifs
La planification ne peut être imaginée sans objectifs. La gestion commence par la planification et la planification commence par la détermination des objectifs. La planification n’est pas une fin en soi. Elle représente un moyen, un outil pour l’atteinte des objectifs.
En l’absence d’objectifs, aucune organisation ne peut être pensée. Avec la détermination de l’objectif, la manière d’atteindre l’objectif est décidée dans la planification. La planification vise à atteindre les objectifs de l’organisation. Elle devient un exercice utile lorsqu’elle contribue de façon positive à la réalisation des objectifs souhaités. Elle s’efforcera de les atteindre en élaborant des politiques, des procédures, des stratégies, etc.
Pour comprendre à quel point les objectifs sont cruciaux, regardez autour de vous ceux dont la vie est dépourvue de buts.
Tim Ferris
Si l’objectif d’une entreprise est par exemple d’augmenter sa part de marché ou de viser l’exportation de ses produits, la planification va permettre l’atteinte de ces objectifs. Elle va indiquer les directives, instructions, itinéraires et les règles à suivre pour atteindre ces objectifs prédéterminés.
La planification va déterminer les ressources et moyens nécessaires, leur allocation vers les différentes structures de l’entreprise, la désignation des différents responsables, les moyens de contrôle etc.
Le processus de planification commence par la détermination des objectifs à long terme pour l’organisation dans son ensemble. C’est la prérogative des propriétaires et de la haute direction (voire conseil d’administration). L’étape suivante consiste à déterminer comment les objectifs doivent être atteints.
Cela implique l’allocation de ressources aux individus et aux départements. La dernière étape portera sur les détails opérationnels, à savoir l’attribution des tâches et des fonctions, la définition des relations autorité-responsabilité entre les postes et les ressources, la fixation des délais pour la réalisation des objectifs à chaque niveau les mécanismes de coordination et de contrôle.
Il va sans dire que les objectifs établis doivent être acceptés par tous, sinon les efforts et les énergies individuels seront mal orientés et mal optimisés.
L’implication des cadres moyens et inférieurs dans les activités de planification leur donnera un sentiment d’appartenance à l’organisation et le renforcement de l’ego nécessaire; ils travailleront avec enthousiasme en traitant les objectifs de l’organisation comme les leurs et comme des défis à relever.
4.3.6. La planification est un processus continu
Nous planifions lorsque nous démarrons une entreprise. Nous continuons à planifier pour gérer les activités de l’entreprise. Nous faisons des plans lorsque nous réorganisons les affaires. Les plans élaborés sont modifiés à la lumière des résultats atteints (bons ou mauvais).
La planification est un processus continu et permanent. Elle implique la collecte, l’évaluation et la sélection continues de données, ainsi que la recherche scientifique et l’analyse des plans d’action alternatifs possibles et la sélection de la meilleure alternative.
Le gestionnaire planifie sur la base de certaines hypothèses, qui pourraient ne pas se réaliser à l’avenir. La Direction ne se repose pas après avoir fait des plans, mais continue de planifier, de faire de nouveaux plans, de corriger les anciens plans de façon continue et permanente. Dans un environnement commercial dynamique, tout changement dans celui-ci nécessite des ajustements dans le plan par le biais d’une nouvelle planification.
BLAGUES A PART
S’ENTENDRE SUR LES OBJECTIFS
Sur le chemin du travail, un homme d’affaires aux allures soignées s’arrête un instant pour regarder un déménageur professionnel musclé se débattre avec un très lourd carton. Le déménageur essayait de faire passer l’énorme boîte coincée à mi-chemin dans la porte d’entrée d’une maison. La boîte était presque aussi large que la porte.
« Voulez-vous que je vous aide ? » demande le passant.
« Bien sûr », sourit le déménageur. « Attrapez l’autre côté de cette boîte ».
Pendant cinq bonnes minutes, les deux hommes, situés de part et d’autre de la boîte, ont soulevé et poussé jusqu’à transpiration. La boite ne bougeait pas d’un iota.
Finalement, le jeune homme d’affaires s’est redressé et a secoué la tête : « Je crois qu’on n’arrivera jamais à la faire entrer ! »
« Eh bien, pas étonnant ! » rugit le déménageur en colère, « J’essaie de le faire sortir ! »
Le cycle de planification continue de fonctionner tant que l’organisation existe. Il s’agit d’une fonction dynamique qui nécessite un examen continu. Les plans sont préparés pour une période de temps donnée (Il peut s’agir d’un plan quinquennal, d’un plan annuel, trimestriel, hebdomadaire ou même quotidien). À la fin de cette période, de nouveaux plans doivent être préparés. De la même manière, les plans existants doivent être révisés, lorsque des changements se produisent dans les conditions, les exigences ou l’environnement par exemple.
Chaque entreprise prépare des prévisions pour un exercice. À la fin de l’exercice, les résultats réels sont comparés aux prévisions pour évaluer la performance de l’entreprise et une nouvelle prévision pour le nouvel exercice est préparée et qui tiendra compte des enseignements tirés de l’exercice précèdent.
Une planification efficace nécessite une surveillance continue des événements pour atteindre les objectifs souhaités. La planification est un processus continu sans fin définissable.
Koontz et O’Donnell le font remarquer : de la même manière qu’un navigateur scrute l’horizon et vérifie constamment où va son navire dans le vaste océan, un gestionnaire doit constamment surveiller la progression de ses plans, surveiller l’environnement, ses menaces et opportunités. Il doit constamment surveiller les conditions, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’organisation, pour déterminer si des changements sont nécessaires dans ses plans.
4.3.7. La planification est flexible
La planification est liée à l’avenir et l’avenir est incertain. Le bon fonctionnement d’une organisation implique d’ajuster et d’adapter les ressources internes pour résoudre les problèmes et exploiter les opportunités offertes par l’environnement externe.
L’activité planifiée ne suit pas toujours nos souhaits en raison de nombreux facteurs environnementaux qui affectent le plan et qui ne sont pas sous notre contrôle. Nous modifions constamment nos plans pour nous adapter aux changements de l’environnement.
Les plans n’atteindront pas les objectifs si des changements défavorables se produisent à l’avenir.
Les gestionnaires doivent être prêts à modifier leurs plans afin que les changements n’échouent pas les plans. Cela nécessite un alignement minutieux des connaissances, des compétences et du niveau de motivation des employés d’une part, et du matériel, des machines et des finances d’autre part. La planification est donc une activité flexible.
PAROLES DE FEMMES
« Si le plan A ne fonctionne pas, l’alphabet a 25 lettres supplémentaires – 204 si vous êtes au Japon. »
Claire Cook, écrivain et conférencière
La planification doit être flexible et capable de l’ajuster pour répondre aux changements et défis futurs. La planification aide l’organisation à ajuster ses activités en réponse à l’évolution de l’environnement. La planification doit faire face aux changements des conditions futures. Les plans existants devraient être révisés de temps à autre pour intégrer les changements en cours dans l’environnement interne ou externe.
Le processus de planification doit être adaptable aux conditions environnementales changeantes. Un mauvais plan qui n’admet aucune modification est un mauvais plan. Il doit être ajustable, toujours prêt à intégrer des changements internes et externes.
La planification est flexible car ce processus fonctionne dans un environnement commercial dynamique. La fonction de flexibilité de la planification suppose que les résultats réels peuvent ne pas correspondre aux résultats attendus si les conditions environnementales changent pendant la période d’exécution du plan. Pour assurer cette correspondance, il est nécessaire de réajuster le plan avec un environnement modifié.
4.3.8. La planification implique la prise de décision
Afin d’atteindre un ensemble d’objectifs, il existe un certain nombre d’alternatives, qui sont disponibles pour une organisation. La planification est essentiellement un processus de choix parmi des alternatives. La prise de décision fait partie intégrante de la planification. Elle est définie comme le processus de choix parmi les possibilités offertes.
S’il y a un objectif possible ou un seul plan d’action possible, il n’y a pas besoin de planification car il n’y a pas de choix à faire. Ainsi, la planification suppose l’existence d’alternatives. Elle implique donc un examen et une évaluation approfondis de chaque alternative et le choix de la plus appropriée. Le besoin de planification ne se pose que lorsque des alternatives sont disponibles. Par ailleurs, la prise de décision se fera à de nombreux moments du processus de planification.
Une entreprise a divers objectifs à atteindre et il existe de nombreuses ressources alternatives qui peuvent être utilisées pour atteindre les objectifs prédéterminés. La planification implique l’analyse et l’évaluation des alternatives disponibles pour sélectionner la ligne de conduite la plus efficace et la plus efficiente.
Une entreprise manquant de ressources financières pour concrétiser un investissement devra peut-être arbitrer entre les différents financements possibles : marché financier, emprunt obligataire, crédit bancaire etc. Il s’agit d’un processus décisionnel.
HISTOIRES A MÉDITER
FIXER DES OBJECTIFS ET S’EN TENIR
Un jour, les grenouilles décidèrent de faire une course. Pour rendre les choses encore plus difficiles, ils se sont fixé comme objectif d’atteindre le sommet d’une grande colline. Le jour de la course, de nombreuses autres grenouilles se sont rassemblées pour regarder. Puis enfin la course commença.
Aucune des grenouilles présentes pour observer la course étaient convaincues qu’aucune des grenouilles participant à la compétions ne pouvait atteindre le sommet de la colline tellement l’objectif était leur semblait-il irréalisable. Alors au lieu d’encourager les coureurs, elles ont commencé à crier : « Oh là là, les pauvres ! Vous n’y arriverez jamais ! ». Ou encore « C’est juste impossible ! »
Il semblait vraiment que le public allait avoir raison, car petit à petit de plus en plus de grenouilles abandonnaient. Le public a continué à crier : « Laissez tomber, vous vous épuisez pour rien »
Et très vite toutes les grenouilles ont abandonné. Toutes, sauf une seule qui a réussi à gravir la très haute colline, sans se laisser décourager et a été la seule à atteindre le but.
Les grenouilles spectatrices ont été complètement abasourdies et décontenancées par ce qu’elles venaient de voir et tout le monde voulait savoir comment cela a été possible.
L’une des autres grenouilles concurrentes s’est approchée de la grenouille performante pour lui demander comment elle avait réussi à gagner la course. Et c’est là qu’ils ont réalisé que cette grenouille était sourde !
Cette histoire nous rappelle la fameuse citation de Mark Twain « Ils ne savaient pas que c’était impossible, alors ils l’ont fait. »
Pour une vision plus complète, consultez ces ressources complémentaires
Les défis de la planification
On nous apprend depuis l’enfance à tout planifier. Mais dans un monde de plus en plus complexe et incertain, la planification parfaite est-elle encore possible ?
Les techniques de planification
Il y a plus de 2000 ans, Sénèque soulignait déjà la nécessité d’une planification ciblée, constatation mille fois confirmée. « La planification est la tentative de remplacer le hasard par l’erreur. » avait dit un historien.
Les objectifs de la planification
L’objectif le plus fondamental de la planification est de modifier le mode d’utilisation des ressources. Elle fournit le chemin pour atteindre les objectifs organisationnels avec un minimum de perte de temps, d’argent et d’énergie.