Vous devez diriger un projet de façon autonome. Inutile de préciser qu’il s’agit-là d’un grand défi. Les projets sont désormais considérés comme un moteur essentiel pour concevoir les processus de changement dans les entreprises. Les expériences de projets qui ont échoué ou qui ont connu des retards importants et d’immenses dépassements des budgets alloués sont là pour nous rappeler que la gestion de projet ne s’improvise pas.
Vous devez vous concentrer sur les facteurs fondamentaux tout en choisissant une approche la plus pragmatique possible. Comment puis-je relever les nombreux défis auxquels je serai confronté, notamment ceux de l’incertitude, le manque de prévisibilité et de visibilité ? Quelles sont les aptitudes, méthodes et outils qui me permettront d’affronter avec succès les défis de demain ?
Nous vous disons tout dans ce qui suit
Ce qui vous attend dans cet article :
1. Qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet (ou Management de projet) est un système qui donne au travail d’équipe la structure nécessaire pour atteindre tous les objectifs du projet. Lorsque les organisations accordent la priorité à l’utilisation de méthodologies et de cadres de gestion de projet efficaces, elles peuvent améliorer de manière constante les flux de travail, en évitant les dépassements de budget et les erreurs
C’est la discipline de la planification, de l’exécution et de l’achèvement des projets. Elle représente une approche structurée et est un facteur décisif pour la réussite d’un projet. Elle permet le leadership et la motivation des employés ainsi que l’élimination précoce des obstacles. Les chefs de projet y parviennent en utilisant un ensemble de méthodologies, de processus et d’outils pour guider leurs équipes et gérer les ressources.
La gestion de projet est aussi l’art d’élaborer un plan puis de le mettre en œuvre. Vous devez constituer une équipe de projet et suivre progressivement son avancement. Il faudra gérer les attentes, anticiper les problèmes évitables, gérer les aléas éventuels et résoudre les problèmes inattendus.
Le chef de projet est, avec l’équipe de projet, responsable de la planification et de l’exécution d’un projet pour produire les livrables souhaités et répondre aux attentes des parties prenantes.
Parmi les principales tâches qui attendent le chef de projet nous pouvons citer :
- Planification et ordonnancement
- Gestion des ressources
- Gestion des risques
- Gestion et suivi des tâches
- Rapports
Pour mieux comprendre ce qu’est la gestion de projet, la discipline peut être décomposée en 10 domaines clés, appelés domaines de connaissances en gestion de projet.
2. Les 10 domaines clés de la gestion de projet
Le terme domaines de connaissances en gestion de projet est utilisé pour décrire tous les différents facteurs gravitant autour du projet et qui nécessitent une attention particulière du chef de projet qui doit les superviser en se faisant assister par tous les outils, méthodes et ressources mis à leur disposition.
L’institut « Project Management Institute » (PMI), est la principale association professionnelle de gestion de projet mondialement connue et est considérée comme la principale source officielle des normes de gestion de projet. Elle représente l’autorité d’une communauté mondiale croissante de millions de professionnels de projet et d’individus qui utilisent des compétences en gestion de projet.
Cet institut fait ressortir dans son Project Management Body of Knowledge (PMBOK) une liste des 10 domaines de connaissances en gestion de projet :
- Gestion de l’intégration : Ce domaine de responsabilité fait partie du domaine de compétence du chef de projet. Elle se décompose en trois processus principaux : Élaboration du plan de projet, Exécution du plan de projet et Conduite du changement. Ce travail s’inspirer des divers processus et méthodologies de gestion de projet de manière à créer une stratégie qui aide les équipes à mieux travailler ensemble. Cela favorise le travail d’équipe et synchronise les informations pour plus de clarté.
L’implication dès le début de tous les groupes d’intérêt importants, en tenant compte de leurs intérêts respectifs, est également cruciale pour ne pas compromettre le succès du projet
- Gestion de la portée : La gestion de la portée du projet et son contenu permet de définir l’objectif du projet de manière axée sur les résultats et de le planifier de manière réalisable dans des conditions réalistes. Les tâches, les livrables et les jalons du projet sont identifiés, définis et contrôlés. L’accent est mis précisément sur les activités nécessaires à la bonne réalisation d’un projet. Les composants de la gestion du contenu et de la portée sont la planification, la définition et la vérification finale de la portée et du contenu d’un projet.
De cette manière, on peut également s’assurer, par exemple, qu’aucune activité importante n’est occultée et que la portée d’un projet peut être évaluée concrètement ce qui est un gage pour un succès positif du projet, car c’est la seule façon de fixer des délais et des spécifications de temps corrects et réalistes
- Gestion du calendrier : La gestion des délais garantit le respect des délais spécifiés et garantit que le projet peut être achevé dans les délais impartis. détaille comment le calendrier du projet sera créé, géré et surveillé. Cela fait partie de l’étape de planification de la gestion de projet et crée un calendrier réaliste pour atteindre les objectifs du projet.
L’achèvement du projet dans les délais est l’un des objectifs les plus déterminants du projet. La gestion du calendrier comprend les tâches ci-après :
Définition des différentes tâches et opérations :
– Détermination des étapes de processus,
– Estimation de la durée nécessaire,
– Conception d’un calendrier réaliste
– Gestion et contrôle du planning.
- Gestion des coûts : Les coûts du projet sont d’abord estimés et définis sous forme de budgets. Le respect du budget est vérifié lors de la phase d’exécution au moyen d’une comparaison objectif/réel.
Pour la gestion de projet, trois processus principaux sont définis dans la gestion des coûts : Estimation des coûts (Elles doivent inclure une base de calcul) Planification des coûts (l’idéal serait que les coûts soient divisés en coûts fixes et variables et Contrôle des coûts (l’évolution des coûts d’un projet est observée et des correctifs et ajustements du plan de coûts sont effectués au besoin)
- Gestion de la qualité : La gestion de la qualité vise à améliorer la qualité du projet, mais aussi le résultat. Superviser toutes les activités liées à la création des livrables du projet pour s’assurer qu’il répond aux attentes de qualité.
Cela se fait en continuant à mesurer la qualité tout au long de l’exécution du projet et en corrigeant éventuellement tout écart par rapport aux attentes de qualité. Tant la qualité des processus que la qualité du produit final peuvent être améliorées durablement à l’aide d’outils de gestion de la qualité.
- Gestion des ressources : Tirez le meilleur parti des personnes, des matériaux et de l’équipement nécessaires à l’exécution de votre projet en allouant et en réaffectant les ressources selon les besoins.
- Gestion des risques : La gestion des risques comprend toutes les activités d’identification, d’évaluation et de prévention des dangers dans un projet, qu’il s’agisse de risques négatifs à éviter ou de risques positifs à exploiter.
C’est une discipline à laquelle il est fortement souhaitable d’accorder tous les efforts nécessaires. L’idée centrale est de déterminer quels facteurs peuvent mettre en péril un projet et quel type de mesures peuvent être prises pour surmonter ce ou ces risques.
- Gestion de la Communication : La réussite de tout projet dépend essentiellement de la communication. La communication a une fonction clé dans un projet. Divers processus utilisés pour délivrer des messages clairs dans un projet. Cela implique la création de canaux, la fréquence et la messagerie correcte pour s’assurer qu’ils sont reçus en temps opportun et compris.
- Gestion des achats : La gestion des achats a trait à la coopération avec des partenaires ou des fournisseurs externes qui disposent de certaines ressources ou offrent des services utiles ou nécessaires au projet et qui ne sont pas récupérables ou disponibles au sein d’une organisation elle-même.
- Gestion des parties prenantes : identifier les parties prenantes du projet, déterminer leurs attentes et leur influence, puis développer des stratégies pour les gérer et les tenir informées de l’avancement.
Ces domaines de connaissances en gestion de projet doivent être gérés du début à la fin des projets. Du point de vue du PMI, il faut avoir des connaissances dans ces domaines pour pouvoir mener à bien la gestion de projet. En général, tous les domaines de connaissances doivent être pris en compte dans un projet. La gestion des risques ou → la gestion des parties prenantes notamment sont souvent « oubliées » dans la pratique — mais aucun projet ne devrait être mené sans ces deux disciplines.
Tous les projets passent par les mêmes phases, appelées cycle de vie de la gestion de projet ou étapes de la gestion de projet.
3. Les 5 étapes de la gestion de projet
De nombreux ouvrages traitent des différentes étapes (ou processus) de la gestion de projet. Nous traiterons ici de l’essentiel de ce que renferment ces étapes.
3.1. Conception/Lancement
La phase de conception correspond au moment où la portée (ou périmètre) du projet est déterminé et où les bases du projet sont posées. Comme pour tout projet, une bonne préparation est essentielle pour s’assurer que tout est fait dans les délais et dans les limites du budget.
C’est la phase de démarrage où le chef de projet doit prouver que le projet a de la valeur et est réalisable à travers une série de documents de gestion de projet.
Voici les plus importants :
- Etude de faisabilité: Une étude de faisabilité prouve que le projet peut être exécuté dans un délai et un coût raisonnables.
- Analyse de rentabilité: Une analyse de rentabilité justifie la nécessité du projet, les objectifs du projet et le retour sur investissement.
- Charte de projet: Une charte de projet ou DIP (documentation d’initialisation de projet) est créée. Une charte de projet fera ressortir transmet ce que le projet va livrer.
- Création de l’équipe de projet: Des ressources sont nécessaires pour exécuter n’importe quel projet. Avant qu’un calendrier de projet ne puisse être établi, il va falloir créer l’équipe de projet. Cela comprendra les rôles, descriptions de poste, et responsabilités.
- Mise en place du bureau de gestion de projet: le bureau de gestion de projet est généralement un espace physique mis en place pour le chef de projet et le personnel de soutien. Ainsi, l’infrastructure du bureau de gestion de projet comprendra tout équipement nécessaire pour la réalisation du projet y compris un logiciel de gestion de projet.
3.2. Planification du projet
L’objectif de la phase de planification du projet est la création du plan de projet, qui couvre la manière dont chaque domaine de gestion de projet sera géré pendant la phase d’exécution du projet. À ce stade du projet, des jalons et des échéances sont fixés pour toutes les phases composant le projet, notamment les dates de début, d’achèvement du projet et des dates intermédiaires importantes (jalons). En créant un calendrier de projet clair, vous vous assurez que tous les membres de l’équipe travaillent vers le même objectif.
Voici un aperçu des composants les plus importants d’un plan de projet . Comme vous pouvez le voir, certains d’entre eux sont des plans d’action plus particuliers pour gérer des domaines spécifiques.
- Echéancier du projet: L’échéancier du projet définit un calendrier pour l’exécution des tâches et l’allocation des ressources. Le chef de projet doit surveiller en permanence ce calendrier avec des outils adaptés de gestion des tâches et de suivi des délais.
- Budget du projet: Un budget de projet est la somme de tous les coûts estimés du projet. Le chef de projet doit contrôler les coûts afin d’éviter des dépassements qui pourraient constituer des surcout et créer ainsi des contraintes pour la rentabilité du projet voir la compromettre
- Work Breakdown Structure (WBS): le WBS est une technique de productivité couramment utilisée qui consiste à découper un projet en tâches pour rendre le travail plus accessible et plus maîtrisable. Cet outil de planification de projet permet aux chefs de projet de visualiser toutes les activités, les jalons et les livrables dans leur périmètre de projet, et de les hiérarchiser. La structure WBS constitue l’un des documents les plus importants dans la gestion du projet.
- Plan de gestion de la portée: explique comment la portée de votre projet sera contrôlée tout au long du projet pour éviter toute dérive de cette portée (taille du projet, travaux et prestations prévues, etc.)
- Plan de gestion des risques: Contient un registre des risques où tous les risques potentiels sont répertoriés, ainsi que le propriétaire du risque et les stratégies d’atténuation des risques qui seraient mises en œuvre pour chacun d’eux.
- Plan de gestion des ressources: décrit comment les ressources seront obtenues, affectées à travers les différents centres de coûts et gérées tout au long du projet.
- Plan de gestion des parties prenantes: identifie toutes les parties prenantes du projet, les hiérarchise et explique les canaux de communication avec chacune des parties et les stratégies de résolution des conflits éventuels à utiliser.
- Base de mesure des performances : Il est important de créer une base de mesure des performances pour suivre la portée, le budget et le calendrier de votre projet.
3.3 Exécution du projet
La troisième phase de gestion de projet concerne l’exécution du projet, c’est-à-dire la mise en œuvre de la planification en mesures concrètes, le traitement des tâches et la coopération au sein de l’équipe de projet. C’est là que vous commencez à mettre le plan en pratique. Les tâches et les étapes décrites dans le plan de projet sont réalisées pour atteindre les buts et objectifs du projet.
Cette étape exigera de la discipline et de la concentration afin de respecter le calendrier, les coûts et parvenir au résultat souhaité. Des réunions régulières, (hebdomadaires ou mensuelles selon le projet), seront convoquées pour vous aider à suivre les progrès, apporter des correctifs éventuels, résoudre les problèmes et à éviter tout retard.
La phase d’exécution du projet correspond au moment où les chefs de projet doivent superviser tous les domaines de connaissances en gestion de projet au fur et à mesure que leur projet évolue vers la phase de suivi et de contrôle. Au cours de cette étape, assurez-vous que chaque participant, chaque équipe, sait parfaitement ce qu’il (ou elle) est censé faire, quand et comment.
3.4. Suivi et contrôle du projet
La quatrième phase de gestion de projet, le « suivi et le contrôle du projet », se déroule parallèlement à la phase d’exécution du projet. Cela implique de surveiller l’avancement et la performance du projet pour s’assurer qu’il respecte autant le calendrier que le budget. Des procédures de contrôle qualité sont appliquées pour garantir l’assurance qualité.
Quelle que soit la méthode utilisée, le fait de suivre les différents compartiments du projet et garder un œil sur leur progression et l’achèvement des étapes permet chef de projet (équipes projet) d’identifier assez rapidement les glissements et de remettre aussitôt le projet sur les rails de manière viable et efficace.
Le reporting projet appelé également rapport de projet est également un élément essentiel de cette phase de gestion de projet. Il permet aux chefs de projet de suivre les progrès (avancement du projet, plannings, budget), ainsi que l’identification des problèmes tout en lui procurant une vision d’ensemble de l’activité. Ensuite, il fournit des données aux parties prenantes lors des présentations pour les tenir au courant.
3.5. Clôture du projet
La cinquième et dernière phase de gestion de projet, la dernière étape, parfois appelée « livraison du projet ». C’est la clôture du projet, au cours de laquelle les livrables finaux du projet sont présentés au client ou aux parties prenantes concernées. Une fois approuvées par celles-ci, les ressources sont libérées, la documentation est complétée et tout est signé. Parfois une coupe de Champagne permet de fêter l’évènement !
C’est l’occasion aussi de faire le bilan. Cette étape qui inclut synthèse, une évaluation et un apprentissage nécessite un examen ou un audit complet de ce qui s’est bien passé, de ce qui n’a pas fonctionné comme prévu et les leçons que les équipes pourraient en tirer pour les projets suivants.
Comment s’est passé le projet ? Qu’est-ce qui s’est bien passé ? Qu’est-ce qui aurait pu être abordé autrement ? Aurions-nous pu faire mieux ? Que faut-il corriger pour la prochaine fois ? Si nécessaire, les résultats peuvent également être comparés à des projets similaires.
4. Les 10 méthodes de gestion de projet
Au fil des ans, de nombreuses méthodes de gestion de projet ont été développées et enrichies pour s’adapter aux besoins des différentes industries. Certaines de ces méthodes ou approches de gestion de projet fonctionnent également mieux pour des projets de certaines tailles ou certains niveaux de complexité.
Voici une liste des principales méthodologies de gestion de projet.
4.1. Gestion de projet en cascade
Une approche de gestion de projet linéaire, dans laquelle les exigences des parties prenantes sont recueillies au début du projet, puis un plan de projet séquentiel est créé.
Certains analystes prévoient 5 étapes, d’autres 6 ou 7.
La méthode Cascade, appelée également Waterfall, est l’une des méthodologies de gestion de projet les plus connues. Son concept séquentiel permet de mettre en place des jalons ou des composantes livrables bien définies. Elle constitue souvent un choix idéal pour des projets de taille importante.
4.2. Les méthodes agiles
Contrairement aux méthodes traditionnelles, les méthodes agiles sont essentiellement axées sur la collaboration, l’auto-organisation et l’adaptation. Elles se fondent sur une approche de gestion de projet itérative, qui ne suit pas un plan de projet rigide, mais de courts sprints de travail appelés sprints agiles. Initialement utilisées dans le développement de logiciels, elles sont aujourd’hui également appliquées à d’autres types de projets.
Outre le fait que les méthodes agiles peuvent contribuer à améliorer la communication entre les membres de l’équipe, on leur reconnaît aussi l’avantage de contribuer à améliorer la qualité du produit final. Enfin, les méthodes agiles peuvent également contribuer à réduire certains coûts du projet et permettre ainsi des économies sur le coût global. Il existe plusieurs méthodes agiles différentes, mais certaines des plus populaires restent la méthode Scrum et Extreme Programming (Programmation extrême).
4.3. La méthode scrum
Il s’agit d’un cadre agile très populaire pour le développement de produits et de logiciels. Très utilisée pour dynamiser les petites équipes, la méthode s’organise généralement en “sprints” pendant lequel un objectif précis doit être atteint. Malgré ses origines dans le développement de logiciels, Scrum devient également de plus en plus populaire dans les projets non logiciels.
C’est une méthode de gestion de projet pour les équipes qui ont besoin de développer rapidement des produits et de les améliorer en permanence. Elle représente un cadre de collaboration basé sur une définition des rôles, des réunions et des outils qui donnent une structure d’équipe et un processus de travail clairement défini basé sur des principes agiles. Il existe une ligne directrice distincte qui contient les valeurs, les rôles et les principes les plus importants.
4.4. Programmation extrême (XP)
Les principes de la méthode eXtreme Programming ne sont pas nouveaux puisqu’il s’agit de ceux des méthodes Agiles. La différence et l’originalité résident dans la volonté de pousser à l’extrême les principes du développement agile.
La méthode eXtreme Programming ou XP est un type de développement agile avec des cycles de développement itératifs courts et de multiples versions pour améliorer la productivité. Le cadre clairement défini contient des valeurs, des principes et des techniques. Les structures sont régies par une répartition claire des rôles et des tâches entre les membres de l’équipe.
Cette méthode de gestion de projet tente d’appliquer à l’extrême les principes du développement agile, en se concentrant essentiellement sur les besoins du client et en mettant en place un développement itératif et d’intégration continue. Les exigences des clients sont intensément recherchées et peuvent conduire à adapter voire changer le déroulement du projet.
4.5. Les méthodes Lean
Cette technique issue du Japon et plus particulièrement de chez Toyota a été inventée pour améliorer les processus de fabrication et est devenue une méthodologie de gestion de projet très importante au fil des années. Elle a pour ambition de maximiser la valeur créée et de minimiser les pertes. Le Lean se concentre sur l’élimination des déchets des processus clés pour avoir un impact positif continu sur le flux de valeur. Pour ce faire, il optimise des technologies, des actifs et des secteurs verticaux distincts.
4.6. La méthode Kanban
Kanban est une approche de gestion de projet largement utilisée qui consiste à gérer le travail à travers des tableaux visuels et des cartes. Les tableaux Kanban sont utilisés par les équipes agiles et scrum.
Kanban est une méthode populaire dans la gestion des flux de travail Lean pour définir, gérer et améliorer les livrables. C’est une technique de gestion de projet largement utilisée qui peut être appliquée à presque tous les processus de production. Elle permet de visualiser le travail, d’optimiser l’efficacité et de permettre des améliorations continues.
Sa principale caractéristique est l’utilisation d’un système dit « tiré », dans lequel le travail ne commence que lorsqu’il y a une demande effective de la part du client. La visualisation est au cœur de la méthode Kanban. Les flux de travail sont visualisés dès le début. Le travail est représenté à l’aide de tableaux Kanban. Cela permet de rationaliser la livraison du travail entre plusieurs équipes et de gérer même les projets les plus complexes en un coup d’œil.
4.7. La méthode Six Sigma
Introduite par des ingénieurs travaillant chez Motorola au milieu des années 1980, la méthode Six Sigma vise à améliorer la qualité en identifiant ce qui ne fonctionne pas dans le projet. C’est une approche systématique d’amélioration des processus utilisant des méthodes analytiques et statistiques. Elle applique la gestion de la qualité, y compris les statistiques empiriques, et emploie du personnel expert dans ces disciplines. Il existe également un Lean Six Sigma qui ajoute une méthodologie Lean pour éliminer le gaspillage.
La particularité de Six Sigma par rapport aux autres méthodes d’amélioration des processus est l’approche mathématique. On suppose que chaque processus métier peut être décrit comme une fonction mathématique.
Les processus sont analysés, planifiés et améliorés pour ensuite faire un saut vers leur optimisation. Les chiffres, les données et les faits constituent également la base de cette méthode dont l’objectif poursuivi peut aller de la réduction des coûts et de l’amélioration de la qualité à une plus grande satisfaction des clients.
4.8. La méthode du chemin critique
Comme la méthode Lean, la méthode du chemin critique a pour ambition de limiter les coûts et les délais. Il s’agit d’une technique de planification de projet qui permet aux chefs de projet de construire un modèle du projet, y compris toutes les activités répertoriées dans une structure de répartition du travail, la durée de ces tâches, les éventuelles dépendances des tâches et le marquage des jalons principaux.
Grâce à ces informations, vous pourrez identifier la séquence de tâches la plus longue pour terminer le projet, appelée « chemin critique ». Vous devrez garder un œil permanent sur les tâches constituant ce chemin critique car si l’une d’entre elles est retardée, l’ensemble du projet le sera aussi. Elle met l’accent sur l’aspect planning du projet et vient souvent en complément d’un diagramme de GANTT ou de PERT.
4.9. Gestion de projet. Chaîne critique (CCPM)
Il s’agit d’une approche de gestion de projet basée sur la théorie des contraintes et utilisant la gestion des ressources comme principal moyen d’exécuter efficacement les projets.
Cette méthode se concentre sur les ressources que vous utiliserez pour mener à bien le projet, telles que les équipes, l’équipement, l’espace de bureau, etc. C’est une méthode de gestion de projet moins technique qui ne met pas autant l’accent sur l’ordre ou le calendrier des tâches, mais plutôt sur l’équilibre des ressources et leur maintien flexible.
4.10. La méthode PRINCE2
PRINCE2 (signifiant Projects IN Controlled Environments) est la méthodologie de gestion de projet la plus populaire au Royaume-Uni, en Australie et dans plusieurs pays européens. PRINCE2 est très similaire au Project Management Body of Knowledge du PMI car elle fournit des définitions et des meilleures pratiques pour les chefs de projet. C’est une approche orientée processus qui met l’accent sur l’organisation et le contrôle tout au long du projet, du début à la fin.
Elle a été initialement créée par le gouvernement britannique pour des projets informatiques. PRINCE2 n’est pas comme les autres méthodes traditionnelles comme la cascade, dans la mesure où il ne s’agit pas d’une solution unique, mais qu’elle suit sept principes, thèmes et procédures :
- Justification commerciale continue,
- Apprendre de l’expérience,
- Rôles & responsabilités définis,
- Contrôle via les phases de gestion,
- Contrôle selon le principe d’exception,
- Orientation produit
- Adaptation à l’environnement du projet.
5. Outils de visualisation des projets
Dans la gestion de projet, les graphiques peuvent visualiser le travail en cours. Alors que les équipes de projet deviennent plus globalisées et interfonctionnelles, les chefs de projet réévaluent continuellement les processus. Et c’est une tâche délicate ! C’est là qu’on voit l’utilité de diagrammes visuels qui permettent d’un seul coup d’œil d’apprécier la situation.
Il existe de nombreuses façons de le faire. Découvrez comment les équipes Agile utilisent Gantt, PERT, WBS ou encore KANBAN pour ne citer que les plus usités.
5.1. Le diagramme GANTT
Un diagramme de Gantt est une représentation visuelle d’un calendrier de projet qui montre toutes les tâches du projet dans un seul graphique. Les chefs de projet utilisent couramment des diagrammes de Gantt pour suivre les calendriers de projet et montrer les dépendances (ou liaisons) entre les tâches.
Ce sont des diagrammes représentés à l’aide de barres horizontales utilisés pour visualiser les tâches d’un projet sous forme de chronologie et qui correspondent au planning du projet.
Les diagrammes de Gantt sont utilisés pour la planification de projet, la gestion des tâches et la gestion des ressources. Ils fonctionnent mieux sur les projets en cascade.
La figure ci-dessous reprend un diagramme Gantt pour une petite construction
Chaque barre du graphique représente une tâche à effectuer, et sa longueur indique la durée prévue pour la réalisation de cette tâche.
5.2. Diagramme PERT
Les diagrammes en réseau de projet sont utilisés pour définir la portée d’un projet et déterminer le chemin critique de votre projet. Parmi ces diagrammes en réseau, le diagramme PERT est le plus utilisé. PERT est l’acronyme de Program Evaluation and Review Technique (technique d’évaluation et d’examen de programme).
Il fait ressortir « le chemin critique » c’est à dire le chemin le plus long pour la réalisation de votre projet et utilisé pour vous aider à déterminer la durée du projet. Avec les diagrammes de réseau de projet, vous pouvez suivre les dépendances (les tâches qui sont dépendantes ou liées).
Le diagramme PERT n’est pas linéaire comme un diagramme de Gantt. Les nœuds (cercles dans la figure) représentent des étapes ou jalons dans le projet. Habituellement on fait apparaître sur ces nœuds, le numéro de l’étape, la date d’achèvement au plus tôt, et la date d’achèvement au plus tard. Les vecteurs, qui sont des lignes de connexion, représentent les tâches à réaliser.
Comme un diagramme de Gantt, un diagramme PERT peut inclure le chemin critique du projet et d’autres fonctionnalités. Bien que les diagrammes PERT montrent les séquences de tâches en un coup d’œil,
5.3. Tableau Kanban
Un tableau kanban est un outil de gestion des tâches qui permet aux chefs de projet et aux membres de l’équipe de visualiser les tâches. C’est un outil de visualisation de flux de travail idéal pour les projets sans avoir besoin de stratégies de priorisation ou de dépendance. Il s’agit d’une solution optimale pour les équipes avec un flux de travail flexible.
Les tableaux Kanban sont utilisés par les équipes agiles et Scrum qui travaillent dans des « sprints itératifs ». Ils sont faciles à utiliser et favorisent la collaboration en équipe.
Comme les diagrammes de Gantt, les tableaux Kanban vous permettent de suivre visuellement la progression des tâches du début à la fin, mais la simplicité visuelle des cartes mobiles rend les tableaux kanban encore plus faciles à comprendre et efficaces pour communiquer entre collègues.
Une carte (représentant la tâche) se déplace dans chaque colonne (représentant l’état du flux de travail) de gauche à droite jusqu’à ce qu’elle atteigne l’état TERMINÉ.
5.4. Structure de répartition du travail (WBS)
Une structure de répartition du travail (WBS) est un outil visuel permettant de définir et de suivre un livrable du projet et tous les petits éléments nécessaires à sa création. Il fait apparaitre une liste hiérarchique des tâches nécessaires à la réalisation d’un projet, des composants les plus généraux aux sous-composants détaillés.
L’organigramme des tâches est un outil utile pour scinder puis visualiser les tâches de projets en plusieurs petites étapes. Grâce à une structure de répartition du travail, vous pouvez rester concentré sur ce que vous devez accomplir à mesure que vous avancez vers la date limite du projet. Le WBS est aussi un moyen utile de déterminer les affectations pour les équipes,
Le WBS permet à une équipe d’estimer le temps et/ou le coût de chaque tâche, puis d’additionner les chiffres pour avoir une estimation globale du projet. Le graphique ressemble à la disposition d’un arbre généalogique, avec le projet à la racine et en divisant les branches en composants de plus en plus petits.
Toutefois, ainsi configuré, ce diagramme n’est ni utile comme chronologie pour voir les interdépendances des tâches, ni pour planifier des tâches qui se chevauchent. Un WBS peut constituer la base d’autres diagrammes de planification de projet, comme un diagramme de Gantt.
6. Les différents acteurs de la gestion de projet
Un projet ne se fait pas isolément. Vous avez besoin de personnes pour exécuter un projet. Et ces personnes doivent jouer un rôle bien défini. Un projet fonctionne mieux lorsque les rôles des différents acteurs qui gravitent autour de la gestion de projet sont bien définis.
Examinons les rôles et responsabilités communs dans la gestion de projet.
Le maitre d’ouvrage ou client du projet. Comme son nom l’indique, le maître d’ouvrage est la personne qui a commandé le projet et qui le soutient financièrement. C’est l’Initiateur et l’autorité suprême de décision pour le projet. Il est responsable de la fourniture des ressources du projet.
Le Chef de projet : Le chef de projet est responsable de la gestion des domaines de connaissances en gestion de projet tout au long du projet. Il est responsable de la planification, du suivi et du contrôle du projet. Il a pour mission de mettre en œuvre le projet dans le cadre prédéfini. Son objectif est bien sûr de mener à bien le projet. Sa responsabilité comprend également la gestion des fournisseurs, la motivation des membres de l’équipe pour augmenter la productivité
Les membres de l’équipe de projet : Sous la coupe du chef de projet, les membres de l’équipe sont des professionnels qualifiés qui contribuent au processus de production des livrables, de gestion des risques et d’atteinte des objectifs du projet.
Chef de sous-projet & responsable de module : Dans le cas de projets plus importants qui nécessitent plusieurs niveaux de gestion, ces acteurs sont aussi associés à la réalisation du projet (du moins sur la partie dont ils ont la responsabilité
Le comité de pilotage : Il s’agit d’un groupe de managers chargés de veiller au bon déroulement d’un projet au sein d’une entreprise. Par exemple, le responsable des ressources humaines, le responsable financier, le chef de projet, etc. Ils arbitrent les stratégies et prennent les décisions pour mener à bien le projet.
Les Experts : à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation du projet, il peut y avoir des experts, des hommes de l’art, qui aident à faire avancer le projet et sont impliqués de manière sélective à cette fin.
Parties prenantes du projet : Les parties prenantes sont les personnes ou des groupes directement ou indirectement impactés par le projet. Leurs apports et commentaires sont sollicités pour définir les livrables du projet. Le chef de projet doit leur communiquer l’avancement du projet tout au long du cycle de vie du projet.
7. Les logiciels de gestion de projet
Le logiciel de gestion de projet est une plate-forme permettant aux gestionnaires de planifier, de surveiller et de rendre compte des projets. Il permet aux équipes de gérer leur travail et de collaborer également. Il aborde les nombreux éléments différents de la réalisation d’un projet et les coordonne afin qu’ils fonctionnent mieux ensemble.
Un bon logiciel de gestion de projet doit vous accompagner de manière efficace et rentable dans vos activités quotidiennes.
Ce qui est attendu d’un bon logiciel de gestion de projet :
- Planification de projet :plusieurs perspectives visuelles du projet pour la planification.
- Gestion des tâches :diagrammes de Gantt, tableaux Kanban ou listes de tâches pour planifier et gérer les tâches
- Gestion du temps :outils de suivi de projet pour surveiller le calendrier de votre projet et l’ajuster au besoin
- Gestion des coûts :Modèles de gestion et tableaux de bord de projet pour suivre les coûts
- Gestion des ressources :outils de gestion du travail pour affecter des équipes, afficher la disponibilité et équilibrer la charge de travail
- Collaboration d’équipe :données en temps réel, partage de fichiers, gestion de documents et messagerie d’équipe
Le logiciel doit en outre se distinguer principalement par les caractéristiques suivantes :
- Sécurité des données et protection des données: La protection des données personnelles et des connaissances de l’entreprise est une exigence essentielle avec laquelle il faut être intransigeant
- Guidage simple et intuitif de l’utilisateur: La simplicité d’utilisation permet un démarrage rapide du projet et évite la lecture fréquente et fastidieuse des manuels de logiciels.
- Service client performant: Un service client personnalisé, disponible et précis doit soutenir l’équipe de projet pour les questions d’application et soulage le propre support utilisateur de l’entreprise.
- Orientation pratique: Un outil à forte orientation pratique soutient de manière optimale les activités quotidiennes et offre exactement les fonctions qui sont vraiment nécessaires pour les équipes agiles – de la pratique à la pratique.
- Intégration des parties concernées par le projet: Tels les clients, fournisseurs et autres partenaires impliqués dans le projet
Choisir le meilleur logiciel de gestion de projet pour votre organisation est loin d’être une tâche facile. C’est principalement parce qu’il existe de nombreuses possibilités et alternatives et il n’est pas toujours aisé d’arbitrer. Par ailleurs, tous les logiciels de gestion de projet n’ont pas les mêmes fonctionnalités et, en tant que chef de projet, il vous incombe de décider quel outil convient le mieux et est le plus adapté à votre organisation.